Ist Ihre Organisation auf ein FMLA-Audit vorbereitet? 

Seit 30 Jahren ist der Family and Medical Leave Act (FMLA) - ein Bundesgesetz, das berechtigten Arbeitnehmern einen geschützten Urlaub aus familiären und medizinischen Gründen gewährt - von grundlegender Bedeutung für den Schutz der Rechte amerikanischer Arbeitnehmer und stellt sicher, dass kein Arbeitnehmer gezwungen sein sollte, sich zwischen seinem Beruf und seiner Familie zu entscheiden, die er liebt. FMLA wurde mehr als 100 Millionen Mal in Anspruch genommen, um Arbeitnehmern zu helfen, die Anforderungen der Arbeit mit gesundheitlichen und familiären Bedürfnissen in Einklang zu bringen. Auf diese Weise hat das Gesetz 18.000 Arbeitnehmer geschützt, die zu Unrecht gekündigt wurden, und hat dazu geführt, dass 63 Millionen Dollar an rückständigen Löhnen für betroffene Arbeitnehmer zurückgefordert wurden. 

Die Einhaltung von FMLA ist wichtig, da Prüfungen immer häufiger werden. Im Jahr 2022 kündigte das US-Arbeitsministerium (DOL) aufgrund der gestiegenen Nachfrage nach globalen Lieferketten und der daraus resultierenden Belastung der Lager- und Logistikbranche eine Initiative an, um durch Aufklärung und konsequente Durchsetzung die Einhaltung von FMLA zu verbessern und Verstöße gegen FMLA zu reduzieren. Manche Arbeitgeber gehen davon aus, dass sie aufgrund ihrer Größe, ihres Standorts oder ihres Marktsegments vor Prüfungen gefeit sind. Nachlässigkeit kann jedoch zu Haftungsansprüchen und finanziellen Nachteilen führen, zumal die Häufigkeit der DOL-Prüfungen weiter zunimmt. Arbeitgeber können mehrere Schritte unternehmen, um für den Fall einer FMLA-Prüfung gewappnet zu sein.

Überprüfen und aufpassen

Erstens: Prüfen Sie die Aushangpflicht und halten Sie diese ein. Arbeitgeber, die unter FMLA fallen , müssen an allen Standorten deutlich sichtbar spezifische FMLA-Informationen aushängen - eine Zusammenfassung der wichtigsten Bestimmungen (was FMLA-Urlaub ist, Rechte des Arbeitnehmers, Regeln für die Anspruchsberechtigung und Anforderungen des Arbeitgebers) sowie Informationen darüber, wie Arbeitnehmer eine Beschwerde einreichen können, auch wenn keine Arbeitnehmer derzeit Anspruch auf FMLA-Urlaub haben. Für Mitarbeiter, die an anderen Orten arbeiten, müssen diese Informationen auf der Intranetseite des Unternehmens leicht zugänglich sein.

Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Arbeitgeber auch die FMLA-Richtlinien ihres Unternehmens gründlich überprüfen, um festzustellen, ob die Richtlinien noch mit den jüngsten FMLA-Gerichtsurteilen übereinstimmen. Wie sieht zum Beispiel die Politik des Arbeitgebers in Bezug auf intermittierenden Urlaub aus, und wie sieht die Abrufpolitik dafür aus? Muss sich der Arbeitnehmer mit einem Drittverwalter abstimmen? Müssen Arbeitnehmer ein Formular ihres Arztes zur Wiederaufnahme der Arbeit vorlegen? Wie wird benefits gehandhabt, wenn ein Arbeitnehmer FMLA in Anspruch nimmt, und ist in der Richtlinie festgelegt, ob beurlaubte Arbeitnehmer anderweitig Einkommen erzielen können?

Alle FMLA-bezogenen Formulare und Korrespondenz müssen ebenfalls überprüft werden, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten. Die Korrespondenz ist ein entscheidender Aspekt von FMLA, da sie das Mittel ist, mit dem Arbeitgeber den Prozess dokumentieren und häufig relevante Entscheidungen erläutern. Es ist wichtig, den Mitarbeitern die entsprechenden Formulare zur Verfügung zu stellen und sicherzustellen, dass die Formulare ausgefüllt und rechtzeitig zurückgeschickt werden. Alle benutzerdefinierten Formulare, die nicht vom DOL herausgegeben werden, sollten sorgfältig von Anwälten geprüft werden; Arbeitgeber können mit Konsequenzen rechnen, wenn sie Fragen stellen, die sie nicht stellen sollen.

Trainieren, trainieren, trainieren - und testen

Obwohl die meisten Arbeitnehmer das DOL wahrscheinlich nicht benachrichtigen werden, wenn ihnen der Urlaub verweigert wird, können Arbeitnehmer, die die Regeln nicht verstehen, das Gefühl haben, dass sie ungerecht behandelt wurden. Die Aufklärung über die FMLA-Politik des Unternehmens und das Verfahren, das hinter den Urlaubsentscheidungen steht, ist nicht nur für die Mitarbeiter, sondern auch für die Manager und die Unternehmensführung unerlässlich. Audits sind oft auf eine Fehlkommunikation auf der Führungsebene zurückzuführen. Formelle Schulungen sind ideal und effektiver als ein einfaches jährliches Memo.

Eine Richtlinie oder ein Verfahren ist nur dann von Nutzen, wenn es befolgt wird. Arbeitgeber sollten eine umfassende Prüfung ihrer FMLA-Richtlinien, -Korrespondenz und -Formulare durchführen - und sicherstellen, dass die Aufzeichnungen sauber geführt werden -, um sich proaktiv auf eine mögliche Prüfung durch das DOL vorzubereiten. Ein Testaudit könnte die Prüfung aller FMLA-Anträge der letzten 12 bis 24 Monate beinhalten, um sicherzustellen, dass die Richtlinien übereinstimmen, die Formulare und die Korrespondenz konform sind und die Prozesse klar angegeben und unterstützt werden. Am besten ist es, etwaige Mängel aufzudecken, bevor das DOL die Gelegenheit dazu hat.

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Dieser Inhalt wurde ursprünglich von der Disability Management Employer Coalition (DMEC) als Teil der Kolumne "Absence Matters.