Bereiten Sie Ihre öffentliche Einrichtung auf eine Katastrophe vor? Hier erfahren Sie, wo Sie anfangen sollten.

Von Meredith Campbell, leitende Schadensreguliererin

Imersten Teildieser Blogserie haben wir darüber gesprochen, wie wichtig es ist, sich auf eine Katastrophe vorzubereiten, bevor sie eintritt – was eine gründliche Überprüfung, Neubewertung und Neuplanung erfordert. Bei einigen öffentlichen Einrichtungen (PEs) löste das Thema zwar Diskussionen aus, geriet aber unbeabsichtigt in Vergessenheit.

Die Folgen einer unterlassenen Vorbereitung

„Solange es eine Richtlinie gibt, wird alles gut, oder?“ Dann schalten Sie die Nachrichten ein: Der Meteorologe spricht von einem möglichen Sturm mit einer Wahrscheinlichkeit von 20 %. Die Chancen sind zwar gering, aber einige Tage später ist es ein Hurrikan der Kategorie 2, der beim Überqueren des Ozeans an Stärke gewinnt. Prognosen zeigen, dass er entlang der gesamten Atlantik- und Golfküste auf Land treffen wird. Auch hier machen Sie sich keine Sorgen, da es sich um ein Ereignis an der Küste handelt. Kein Problem für eine öffentliche Einrichtung mehrere hundert Meilen landeinwärts. Oder doch?

Als sich der Hurrikan zu einem Sturm der Kategorie 4 verstärkte, begannen sich die Modelle zu verdichten – mit einer anhaltend starken Kraft, bis er Kanada erreicht. Eine Welle der Panik und des Bedauerns macht sich breit, als Sie sich an die Besprechung erinnern, die schon vor Wochen hätte stattfinden sollen. Zu diesem Zeitpunkt ist es für eine angemessene Strategieplanung bereits zu spät. Erhöhungen oder Ergänzungen der Deckungssumme oder der Wertangaben (SOVs) werden möglicherweise nicht mehr akzeptiert, wenn eine Gefahr bereits droht. Der Gouverneur hat vor dem Sturm den Notstand ausgerufen, und die Geschäfte beginnen zu schließen und sich zu verbarrikadieren, darunter auch das Büro des örtlichen Versicherungsagenten.

Ein Last-Minute-Plan ist besser als gar kein Plan.

Nehmen Sie sich zwischen Ihren Besuchen im Supermarkt und im Baumarkt Zeit, um sich mit allen verfügbaren internen Stakeholdern zu treffen. Eine kurzfristige Planung ist besser als gar keine. Wenn schon nichts anderes:

• Treffen Sie alle notwendigen Vorbereitungen für Gebäude, wie z. B. das Verbarrikadieren mit Brettern oder das Aufstellen von Sandsäcken.
• Schalten Sie elektronische Geräte und große elektrische Komponenten aus und ziehen Sie den Stecker, um Schäden durch Überspannung zu vermeiden.
• Entfernen Sie wertvolle Gegenstände von Fenstern.
• Bestimmen Sie einen Ansprechpartner für Versicherungsangelegenheiten. Diese Person wird den Schaden melden und direkt mit dem Sachverständigen und dem Team kommunizieren. Alle Informationen werden an diese Person weitergeleitet und über sie abgewickelt, sodass ein Telefon-Pingpong vermieden wird.
• Wenn möglich, teilen Sie größere Objekte in kleinere Triage-Teams auf. Sobald der Sturm vorbei ist, führen Sie Vor-Ort-Inspektionen der wichtigsten Objekte durch, um den Sachverständigen unverzüglich über schwerwiegende Probleme zu informieren.
• Richten Sie einen gemeinsamen Speicherort für Mitarbeiterfotos ein. Planen Sie, mehr Fotos zu machen, als Sie vermutlich benötigen werden.

Wäre im Vorfeld ein Planungsausschuss eingerichtet worden, um die aktuellen Richtlinien zu überprüfen, würde der Plan etwas anders aussehen. Sicher, die oben genannten physischen Vorbereitungen würden unverändert bleiben, aber anstatt sich mit der Ausarbeitung einer Strategie zu beeilen, könnten Organisationen Folgendes tun:

• Veranstalten Sie ein Treffen mit dem nominierten Sachverständigen, dem Projektleiter für die Sanierung und dem benannten Ansprechpartner.
• Erstellen Sie Kopien der Vereinbarung über die Wiederherstellungsdienstleistungen für das Anpassungsteam und klären Sie alle Preisfragen vor der Veranstaltung. Auf diese Weise sind die Wiederherstellungsteams bereits mit dem potenziellen Gesamtrisiko vertraut und können die Ausrüstung zuweisen und bereitstellen.
• Alternative Kontaktmöglichkeiten (über das Bürotelefon oder E-Mail hinaus) können mit dem Sachverständigen vereinbart werden, beispielsweise durch eine offene Kommunikation per SMS während des gesamten Ereignisses.

Die Zeit, sich auf eine mögliche Katastrophe vorzubereiten, ist jetzt; es ist nicht eine Frage des Ob, sondern des Wann eine Katastrophe eintreten wird. Die Vorbereitung klingt nach einer gewaltigen Aufgabe, und natürlich wird es einige Zeit (und vielleicht auch Geld) kosten, um den Erfolg sicherzustellen. Aber auch wenn immer die Hoffnung besteht, dass es Zeitverschwendung sein könnte, ist es doch viel wahrscheinlicher, dass es gut investierte Zeit ist.

Dieser Blog ist der zweite Teil einer Reihe, in der unsere Experten umsetzbare Anpassungen und Umstrukturierungen für öffentliche Einrichtungen vor, während und nach Veranstaltungen vorstellen. Seien Sie gespannt auf den dritten Blog, der in Kürze erscheint.