10 septembre 2024
Depuis 30 ans, la Loi sur le congé familial et médical (FMLA) — une loi fédérale qui accorde aux employés admissibles un congé protégé pour des raisons familiales et médicales admissibles — est fondamentale pour protéger les droits des travailleurs américains et garantir qu’aucun travailleur ne soit forcé de choisir entre l’emploi dont il a besoin et la famille qu’il aime. La FMLA a été utilisée plus de 100 millions de fois pour aider les travailleurs à équilibrer les exigences du travail avec les besoins liés à la santé et à la famille. Ce faisant, la loi a protégé 18 000 travailleurs licenciés injustement et a permis le recouvrement de 63 millions de dollars de salaires arriérés pour les travailleurs touchés.
La conformité à la FMLA est importante, car les audits sont devenus plus fréquents. En 2022, déclenché par la demande croissante sur le système mondial de la chaîne d’approvisionnement et la pression qui en a résulté sur les industries de l’entrepôt et de la logistique, le département du Travail des États-Unis (DOL) a annoncé une initiative visant à utiliser l’éducation et une application rigoureuse afin d’accroître la conformité et de réduire les violations de la FMLA. Certains employeurs supposent qu’en raison de leur taille, de leur emplacement ou de leur segment de marché, ils sont à l’abri des audits. La complaisance, cependant, peut entraîner des dommages financiers et de la responsabilité, surtout à mesure que les audits du DOL continuent de s’intensifier. Les employeurs peuvent prendre plusieurs mesures pour assurer leur préparation au cas où un audit FMLA surviendrait.
Examinez et portez attention
Premièrement, révisez et respectez les exigences de publication. Les employeurs couverts doivent afficher de façon bien visible des informations spécifiques sur la FMLA — un résumé de ses principales dispositions (ce qu’est le congé FMLA, les droits des employés, les règles d’admissibilité et les exigences de l’employeur) et la façon dont les employés peuvent déposer une plainte — à chaque endroit, même si aucun employé n’est actuellement admissible au congé FMLA. Pour les populations travaillant à distance, les employés doivent pouvoir accéder facilement à ces informations sur le site intranet de l’entreprise.
Il est essentiel que les employeurs procèdent également à un examen approfondi des politiques FMLA de leur entreprise, afin d’évaluer si celles-ci sont toujours conformes aux récentes décisions judiciaires basées sur la FMLA. Par exemple, quelle est la politique de congé intermittent d’un employeur, et quelle est la politique d’annulation à ce sujet? L’employé doit-il coordonner avec un administrateur tiers? Les employés sont-ils tenus de fournir un formulaire de retour au travail de leur médecin? Comment les avantages sociaux sont-ils gérés lorsqu’un employé est sur la FMLA et la politique stipule-t-elle si les employés en congé peuvent gagner un revenu ailleurs?
Tous les formulaires et correspondances liés à la FMLA doivent également être examinés et maintenir la conformité. La correspondance est un aspect crucial de la FMLA, car c’est le mécanisme que les employeurs utilisent pour documenter le processus et souvent expliquer les décisions pertinentes. Il est important de fournir les formulaires appropriés aux employés et de s’assurer qu’ils sont remplis et retournés à temps. Tout formulaire personnalisé non émis par le DOL doit être examiné attentivement par des avocats; Les employeurs peuvent faire face à des conséquences s’ils posent des questions qu’ils ne devraient pas poser.
Entraînez, entraînez, entraînez — et testez
Bien que la plupart des travailleurs n’informeront probablement pas le DOL s’ils sont refusés de congé, les employés qui ne comprennent pas les règles peuvent avoir l’impression d’avoir été traités injustement. L’éducation sur la politique FMLA de l’organisation et le processus derrière les décisions de congé est impérative non seulement pour les employés, mais aussi pour les gestionnaires et la direction de l’entreprise. Les audits découlent souvent d’un malentendu au niveau de la direction. Les formations formelles sont idéales et plus efficaces qu’un simple mémo annuel.
Une politique ou un processus n’est bénéfique que s’il est respecté. Les employeurs devraient procéder à leur propre audit complet de leurs politiques, correspondance et formulaires FMLA — et s’assurer que la tenue des dossiers est bien conservée — afin de se préparer de manière proactive à une éventuelle vérification du DOL. Un audit test pourrait inclure l’audit de toutes les demandes FMLA au cours des 12 à 24 derniers mois afin de s’assurer que les politiques sont alignées, que les formulaires et la correspondance sont conformes, et que les processus sont clairement énoncés et soutenus. Il est préférable de découvrir les lacunes avant que le DOL ait la chance de le faire.
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Ce contenu a été initialement publié par la Disability Management Employer Coalition (DMEC) dans le cadre de la chronique Absence Matters.
