Votre organisation est-elle préparée à un audit FMLA ? 

10 septembre 2024

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Par David Setzkorn, SVP, responsable de la pratique en matière d'absence et d'invalidité des travailleurs

Depuis 30 ans, le Family and Medical Leave Act (FMLA) - une loi fédérale qui offre aux salariés éligibles un congé protégé pour des raisons familiales et médicales - joue un rôle fondamental dans la protection des droits des travailleurs américains et veille à ce qu'aucun travailleur ne soit contraint de choisir entre le travail dont il a besoin et la famille qu'il aime. Le FMLA a été utilisé plus de 100 millions de fois pour aider les travailleurs à concilier les exigences professionnelles et les besoins liés à la santé et à la famille. Ce faisant, la loi a protégé 18 000 travailleurs qui avaient été injustement licenciés et a permis de récupérer 63 millions de dollars d'arriérés de salaires pour les travailleurs concernés. 

La conformité à la loi FMLA est importante, car les audits sont devenus plus fréquents. En 2022, en raison de l'augmentation de la demande dans la chaîne d'approvisionnement mondiale et de la pression qui en résulte sur les secteurs de l'entreposage et de la logistique, le ministère américain du travail (DOL) a annoncé une initiative visant à utiliser l'éducation et l'application rigoureuse de la loi pour améliorer le respect de la loi et réduire les violations de la loi sur la liberté de mouvement. Certains employeurs pensent qu'en raison de leur taille, de leur situation géographique ou de leur segment de marché, ils sont à l'abri des contrôles. Or, la complaisance peut se traduire par une responsabilité et un préjudice financier, d'autant plus que les contrôles du DOL sont de plus en plus fréquents. Les employeurs peuvent prendre plusieurs mesures pour se préparer à un éventuel contrôle de la FMLA.

Examiner et prêter attention

Tout d'abord, vérifiez les exigences en matière d'affichage et respectez-les. Les employeurs concernés doivent afficher de manière visible des informations spécifiques sur la FMLA - un résumé de ses principales dispositions (ce qu'est le congé FMLA, les droits des salariés, les règles d'éligibilité et les exigences de l'employeur) et la manière dont les salariés peuvent déposer une plainte - sur tous les sites, même si aucun salarié n'est actuellement éligible au congé FMLA. Pour les travailleurs à distance, les employés doivent pouvoir accéder facilement à ces informations sur le site intranet de l'entreprise.

Il est essentiel que les employeurs procèdent également à un examen approfondi des politiques de leur entreprise en matière de FMLA, afin d'évaluer si ces politiques sont toujours conformes aux récentes décisions de justice fondées sur la FMLA. Par exemple, quelle est la politique de l'employeur en matière de congés intermittents et quelle est la politique d'interruption de ces congés ? L'employé doit-il se coordonner avec un administrateur tiers ? Les employés doivent-ils fournir un formulaire de retour au travail établi par leur médecin ? Comment les avantages sociaux sont-ils gérés lorsqu'un employé est en congé de maternité et de paternité ? La politique stipule-t-elle que les employés en congé peuvent gagner de l'argent ailleurs ?

Tous les formulaires et la correspondance liés à la FMLA doivent également être examinés et maintenus en conformité. La correspondance est un aspect essentiel de la FMLA, car c'est le mécanisme utilisé par les employeurs pour documenter le processus et souvent expliquer les décisions pertinentes. Il est important de fournir les formulaires appropriés aux employés et de s'assurer qu'ils sont remplis et renvoyés à temps. Tout formulaire personnalisé qui n'est pas émis par le DOL doit être soigneusement examiné par des avocats ; les employeurs peuvent encourir des conséquences s'ils posent des questions qu'ils ne sont pas censés poser.

S'entraîner, s'entraîner, s'entraîner - et tester

Même si la plupart des travailleurs n'informeront probablement pas le DOL en cas de refus de congé, les employés qui ne comprennent pas les règles peuvent avoir l'impression d'avoir été traités injustement. Il est impératif d'informer les employés, mais aussi les cadres et la direction de l'entreprise, sur la politique FMLA de l'entreprise et sur le processus qui sous-tend les décisions relatives aux congés. Les audits résultent souvent d'une mauvaise communication au niveau de la direction. Des formations formelles sont idéales et plus efficaces qu'une simple note de service annuelle.

Une politique ou un processus n'est bénéfique que s'il est suivi. Les employeurs devraient procéder à un audit complet de leurs politiques, de leur correspondance et de leurs formulaires relatifs à la FMLA - et s'assurer que les dossiers sont bien conservés - afin de se préparer de manière proactive à un éventuel audit du ministère du travail. Un audit test pourrait consister à vérifier toutes les demandes de FMLA au cours des 12 à 24 derniers mois afin de s'assurer que les politiques sont alignées, que les formulaires et la correspondance sont conformes et que les processus sont clairement énoncés et étayés. Il est préférable de détecter les lacunes avant que le DOL n'ait l'occasion de le faire.

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Ce contenu a été initialement publié par la Disability Management Employer Coalition (DMEC) dans le cadre de la rubrique La rubrique Absence Matters.

Tags : Absence, régime d'avantages sociaux, avantages sociaux, incapacités, invalidité, congé familial et médical, congé familial, FMLA, aide aux personnes