Ist Ihr Unternehmen auf eine FMLA-Prüfung vorbereitet? 

Seit 30 Jahren ist das„Family and Medical Leave Act“(FMLA) – ein Bundesgesetz, das berechtigten Arbeitnehmern aus berechtigten familiären und gesundheitlichen Gründen einen arbeitsplatzgeschützten Urlaub gewährt – von grundlegender Bedeutung für den Schutz der Rechte amerikanischer Arbeitnehmer und gewährleistet, dass kein Arbeitnehmer gezwungen ist, sich zwischen dem Arbeitsplatz, den er braucht, und der Familie, die er liebt, entscheiden zu müssen. Das FMLA wurde bereits mehr als 100 Millionen Mal in Anspruch genommen, um Arbeitnehmern dabei zu helfen, berufliche Anforderungen mit gesundheitlichen und familiären Bedürfnissen in Einklang zu bringen. Auf diese Weise hat das Gesetz 18.000 Arbeitnehmergeschützt, die ungerechtfertigt entlassen wurden, und dazu geführt, dass 63 Millionen Dollar an ausstehenden Löhnen für die betroffenen Arbeitnehmer zurückgezahlt wurden. 

Die Einhaltung der FMLA-Vorschriften ist wichtig, da Kontrollen immer häufiger stattfinden. Im Jahr 2022kündigtedas US-Arbeitsministerium (DOL) – ausgelöst durch die gestiegene Nachfrage im globalen Lieferkettensystem und die daraus resultierende Belastung der Lager- und Logistikbranche – eine Initiativean, die durch Aufklärung und konsequente Durchsetzung die Einhaltung der Vorschriften verbessern und Verstöße gegen das FMLA reduzieren soll. Manche Arbeitgeber gehen davon aus, dass sie aufgrund ihrer Größe, ihres Standorts oder ihres Marktsegments vor einer Prüfung gefeit sind. Diese Selbstzufriedenheit kann jedoch zu Haftungsrisiken und finanziellen Einbußen führen, insbesondere da die Häufigkeit der DOL-Prüfungen weiter zunimmt. Arbeitgeber können verschiedene Maßnahmen ergreifen, um für den Fall einer FMLA-Prüfung gewappnet zu sein.

Durchsehen und darauf achten

Zunächst sollten Sie die Bekanntmachungsvorschriften prüfen und einhalten. Betroffene Arbeitgebermüssenan jedem Standort gut sichtbar spezifischeInformationen zur FMLAaushängen – eine Zusammenfassung der wichtigsten Bestimmungen (was FMLA-Freistellung ist, Rechte der Arbeitnehmer, Regeln zur Anspruchsberechtigung und Anforderungen an den Arbeitgeber) sowie Hinweise darauf, wie Arbeitnehmer eine Beschwerde einreichen können –, auch wenn derzeit keine Arbeitnehmer Anspruch auf FMLA-Freistellung haben. Für Mitarbeiter im Homeoffice muss der Zugriff auf diese Informationen über das Intranet des Unternehmens problemlos möglich sein.

Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Arbeitgeber zudem die FMLA-Richtlinien ihres Unternehmens gründlich überprüfen, um zu beurteilen, ob diese noch mit den jüngsten FMLA-bezogenen Gerichtsurteilen im Einklang stehen. Wie sieht beispielsweise die Richtlinie des Arbeitgebers zu zeitweiligen Freistellungen aus, und wie lauten die Absagebedingungen dafür? Muss sich der Arbeitnehmer mit einem externen Verwaltungsdienst abstimmen? Müssen Arbeitnehmer ein ärztliches Attest zur Wiederaufnahme der Arbeit vorlegen? Wie wird mit „ benefits “ umgegangen, wenn sich ein Mitarbeiter im FMLA-Urlaub befindet, und legt die Richtlinie fest, ob Mitarbeiter im Urlaub anderweitig Einkommen erzielen dürfen?

AlleFormulareund Schriftstücke im Zusammenhang mit dem FMLA müssen ebenfalls überprüft werden, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten. Die Schriftverkehr ist ein entscheidender Aspekt des FMLA, da er den Arbeitgebern als Mittel dient, den Prozess zu dokumentieren und häufig relevante Entscheidungen zu erläutern. Es ist wichtig, den Mitarbeitern die entsprechenden Formulare zur Verfügung zu stellen und sicherzustellen, dass diese fristgerecht ausgefüllt und zurückgesandt werden. Alle nicht vom DOL herausgegebenen, individuell angepassten Formulare sollten sorgfältig von Rechtsanwälten geprüft werden; Arbeitgebern drohen Konsequenzen, wenn sie Fragen stellen, die sie nicht stellen dürfen.

Üben, üben, üben – und testen

Auch wenn die meisten Arbeitnehmer das Arbeitsministerium (DOL) wahrscheinlich nicht benachrichtigen werden, wenn ihnen ein Urlaubsantrag abgelehnt wird, könnten Mitarbeiter, die die Regeln nicht verstehen, das Gefühl haben, ungerecht behandelt worden zu sein. Die Aufklärung über die FMLA-Richtlinien des Unternehmens und den Ablauf von Urlaubsentscheidungen ist nicht nur für die Mitarbeiter, sondern auch für Führungskräfte und die Unternehmensleitung unerlässlich. Prüfungen sind oft auf Missverständnisse auf Führungsebene zurückzuführen. Formelle Schulungen sind ideal und wirksamer als ein einfaches jährliches Memo.

Eine Richtlinie oder ein Verfahren ist nur dann von Nutzen, wenn es befolgt wird. Arbeitgeber sollten ihre eigenen umfassenden Prüfungen ihrer FMLA-Richtlinien, ihrer Korrespondenz und ihrer Formulare durchführen – und sicherstellen, dass die Unterlagen lückenlos und ordentlich geführt werden –, um sich proaktiv auf eine mögliche Prüfung durch das DOL vorzubereiten. Eine Testprüfung könnte die Überprüfung aller FMLA-Anträge der letzten 12 bis 24 Monate umfassen, um sicherzustellen, dass die Richtlinien aufeinander abgestimmt sind, Formulare und Korrespondenz den Vorschriften entsprechen und die Abläufe klar festgelegt und dokumentiert sind. Es ist am besten, etwaige Mängel aufzudecken, bevor das DOL die Gelegenheit dazu hat.

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Dieser Beitrag wurde ursprünglich von der Disability Management Employer Coalition (DMEC) im Rahmen der Rubrik „Absence Matters“.