¿Está su organización preparada para una auditoría de la FMLA? 

Durante 30 años, laLey de Licencia Familiar y Médica(FMLA), una ley federal que proporciona a los empleados elegibles una licencia con protección laboral por motivos familiares y médicos que cumplan los requisitos, ha sido fundamental para proteger los derechos de los trabajadores estadounidenses y garantizar que ningún trabajador se vea obligado a elegir entre el trabajo que necesita y la familia que ama. La FMLA se ha utilizado más de 100 millones de veces para ayudar a los trabajadores a conciliar las exigencias laborales con las necesidades relacionadas con la salud y la familia. De este modo, la ley haprotegido a18 000 trabajadores que fueron despedidos injustamente y ha permitido recuperar 63 millones de dólares en salarios atrasados para los trabajadores afectados. 

El cumplimiento de la FMLA es importante, ya que las auditorías se han vuelto más frecuentes. En 2022, impulsado por el aumento de la demanda en el sistema de la cadena de suministro global y la consiguiente presión sobre los sectores de los almacenes y la logística, el Departamento de Trabajo de los Estados Unidos (DOL)anuncióuna iniciativa para utilizar la educación y la aplicación rigurosa de la ley con el fin de aumentar el cumplimiento y reducir las infracciones de la FMLA. Algunos empleadores dan por sentado que, debido a su tamaño, ubicación o segmento de mercado, son inmunes a las auditorías. Sin embargo, la complacencia puede acabar en responsabilidad civil y perjuicios económicos, sobre todo teniendo en cuenta que las auditorías del DOL siguen aumentando en frecuencia. Los empleadores pueden tomar varias medidas para asegurarse de estar preparados en caso de que se produzca una auditoría de la FMLA.

Revisar y prestar atención

En primer lugar, revise y cumpla con los requisitos de publicación. Los empleadores cubiertosdebenmostrar de forma destacadainformaciónespecíficasobre la FMLA—un resumen de sus principales disposiciones (qué es la licencia FMLA, los derechos de los empleados, las normas relativas a la elegibilidad y los requisitos del empleador) y cómo pueden los empleados presentar una queja— en todos los lugares, incluso si actualmente ningún empleado tiene derecho a la licencia FMLA. En el caso de los trabajadores a distancia, los empleados deben poder acceder fácilmente a esta información en la intranet de la empresa.

Es fundamental que los empleadores también realicen una revisión exhaustiva de las políticas de FMLA de su empresa, para evaluar si dichas políticas siguen cumpliendo con las recientes sentencias judiciales basadas en la FMLA. Por ejemplo, ¿cuál es la política de permisos intermitentes del empleador y cuál es la política de cancelación de los mismos? ¿El empleado debe coordinarse con un administrador externo? ¿Los empleados deben presentar un formulario de reincorporación al trabajo expedido por su médico? ¿Cómo se gestionan las prestaciones cuando un empleado está acogido a la FMLA y estipula la política si los empleados en baja pueden obtener ingresos en otro lugar?

Todoslos formulariosy la correspondencia relacionados con la FMLA también deben revisarse y cumplir con la normativa. La correspondencia es un aspecto fundamental de la FMLA, ya que es el mecanismo que utilizan los empleadores para documentar el proceso y, a menudo, explicar las decisiones pertinentes. Es importante proporcionar los formularios adecuados a los empleados y asegurarse de que se rellenen y devuelvan a tiempo. Cualquier formulario personalizado que no haya sido emitido por el Departamento de Trabajo debe ser revisado cuidadosamente por abogados; los empleadores pueden enfrentarse a consecuencias si hacen preguntas que no deben hacer.

Entrena, entrena, entrena... y haz pruebas.

Aunque es probable que la mayoría de los trabajadores no notifiquen al Departamento de Trabajo si se les deniega la licencia, los empleados que no comprenden las normas pueden sentir que se les ha tratado de forma injusta. La formación sobre la política de la FMLA de la organización y el proceso que hay detrás de las decisiones sobre las licencias es imprescindible no solo para los empleados, sino también para los directivos y los responsables de la empresa. Las auditorías suelen derivarse de una falta de comunicación a nivel directivo. Las formaciones formales son ideales y más eficaces que un simple memorándum anual.

Una política o un proceso solo es beneficioso si se sigue. Los empleadores deben realizar su propia auditoría exhaustiva de sus políticas, correspondencia y formularios relacionados con la FMLA, y asegurarse de que el mantenimiento de registros esté intacto, a fin de prepararse de manera proactiva para una posible auditoría del Departamento de Trabajo. Una auditoría de prueba podría incluir la auditoría de todas las reclamaciones relacionadas con la FMLA durante los últimos 12 a 24 meses para garantizar que las políticas estén alineadas, que los formularios y la correspondencia cumplan con las normas y que los procesos estén claramente establecidos y respaldados. Es mejor descubrir cualquier deficiencia antes de que el Departamento de Trabajo tenga la oportunidad de hacerlo.

Más información > Los expertos de Sedgwick realizan un seguimiento de las novedades en materia de gestión de ausencias, la evolución legislativa y las tendencias del sector. Consulte las últimas novedades en nuestrositio web. 

Este contenido fue publicado originalmente por la Coalición de Empleadores para la Gestión de Discapacidades (DMEC) como parte de la columna «Absence Matters».