¿Está su organización preparada para una auditoría de la FMLA? 

Durante 30 años, laLey de Licencia Familiar y Médica(FMLA) —una ley federal que ofrece a los empleados que cumplen los requisitos una licencia con protección del puesto de trabajo por motivos familiares y médicos que cumplan los criterios establecidos— ha sido fundamental para proteger los derechos de los trabajadores estadounidenses y garantizar que ningún trabajador se vea obligado a elegir entre el empleo que necesita y la familia que ama. La FMLA se ha utilizado más de 100 millones de veces para ayudar a los trabajadores a conciliar las exigencias laborales con las necesidades relacionadas con la salud y la familia. Al hacerlo, la ley haprotegido a18 000 trabajadores que fueron despedidos injustamente y ha propiciado la recuperación de 63 millones de dólares en salarios atrasados para los trabajadores afectados. 

El cumplimiento de la FMLA es importante, ya que las inspecciones se han vuelto más frecuentes. En 2022, a raíz del aumento de la demanda en la cadena de suministro global y la consiguiente presión sobre los sectores de los almacenes y la logística, el Departamento de Trabajo de los Estados Unidos (DOL)anuncióuna iniciativa para utilizar la formación y una aplicación rigurosa de la ley con el fin de mejorar el cumplimiento y reducir las infracciones de la FMLA. Algunos empleadores dan por sentado que, debido a su tamaño, ubicación o segmento de mercado, son inmunes a las auditorías. Sin embargo, la complacencia puede acarrear responsabilidades y pérdidas económicas, especialmente ahora que las auditorías del DOL siguen aumentando en frecuencia. Los empleadores pueden tomar varias medidas para garantizar su preparación en caso de que se produzca una auditoría de la FMLA.

Revisa y presta atención

En primer lugar, revise y cumpla los requisitos de publicación. Las empresas afectadasdebenexhibir de forma visibleinformaciónespecíficasobre la FMLA—un resumen de sus disposiciones principales (qué es la baja por la FMLA, los derechos de los empleados, las normas relativas a la elegibilidad y los requisitos para las empresas) y cómo pueden los empleados presentar una reclamación— en todos sus centros, incluso si actualmente ningún empleado cumple los requisitos para acogerse a la baja por la FMLA. En el caso de los empleados que teletrabajan, estos deben poder acceder fácilmente a esta información a través de la intranet de la empresa.

Es fundamental que los empleadores también lleven a cabo una revisión exhaustiva de las políticas de la FMLA de su empresa, con el fin de evaluar si dichas políticas siguen cumpliendo con las recientes sentencias judiciales basadas en la FMLA. Por ejemplo, ¿cuál es la política de la empresa respecto a los permisos intermitentes y cuál es la política de cancelación de los mismos? ¿Debe el empleado coordinarse con un administrador externo? ¿Se exige a los empleados que presenten un formulario de reincorporación al trabajo expedido por su médico? ¿Cómo se gestionan las prestaciones cuando un empleado está de baja por la FMLA? ¿Estipula la política si los empleados de baja pueden obtener ingresos en otro lugar?

Todoslos formulariosy la correspondencia relacionados con la FMLA también deben revisarse y cumplir con la normativa. La correspondencia es un aspecto fundamental de la FMLA, ya que constituye el mecanismo que utilizan los empleadores para documentar el proceso y, a menudo, explicar las decisiones pertinentes. Es importante facilitar los formularios adecuados a los empleados y asegurarse de que se rellenen y devuelvan a tiempo. Cualquier formulario personalizado que no haya sido emitido por el Departamento de Trabajo (DOL) debe ser revisado cuidadosamente por abogados; los empleadores pueden enfrentarse a consecuencias si hacen preguntas que no deben hacer.

Practica, practica, practica... y haz exámenes

Aunque es probable que la mayoría de los trabajadores no notifiquen al Departamento de Trabajo (DOL) si se les deniega una baja, los empleados que no comprendan las normas pueden sentir que se les ha tratado de forma injusta. Es imprescindible informar sobre la política de la FMLA de la organización y el proceso que subyace a las decisiones sobre bajas, no solo a los empleados, sino también a los responsables y a la dirección de la empresa. Las inspecciones suelen deberse a una falta de comunicación a nivel directivo. Las formaciones formales son la opción ideal y resultan más eficaces que un simple comunicado anual.

Una política o un procedimiento solo resulta beneficioso si se cumple. Los empleadores deben llevar a cabo su propia auditoría exhaustiva de sus políticas, correspondencia y formularios de la FMLA —y asegurarse de que el mantenimiento de registros esté perfectamente intacto— para prepararse de forma proactiva ante una posible auditoría del Departamento de Trabajo (DOL). Una auditoría de prueba podría incluir la revisión de todas las solicitudes de la FMLA de los últimos 12 a 24 meses para garantizar que las políticas estén alineadas, que los formularios y la correspondencia cumplan con la normativa, y que los procesos estén claramente establecidos y respaldados. Es mejor detectar cualquier deficiencia antes de que el DOL tenga la oportunidad de hacerlo.

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Este contenido fue publicado originalmente por la Coalición de Empresarios para la Gestión de la Discapacidad (DMEC) como parte de la sección «Absence Matters».