Er organisasjonen din forberedt på en FMLA-revisjon? 

I 30 år har Family and Medical Leave Act (FMLA) – en føderal lov som gir kvalifiserte ansatte jobbbeskyttet permisjon av kvalifiserte familie- og medisinske årsaker – vært grunnleggende for å beskytte rettighetene til amerikanske arbeidere, og for å sikre at ingen arbeidere skal bli tvunget til å velge mellom jobben de trenger og familien de elsker. FMLA har blitt brukt mer enn 100 millioner ganger for å hjelpe arbeidere med å balansere arbeidskrav med helse- og familierelaterte behov. Ved å gjøre dette har loven beskyttet 18 000 arbeidere som ble urettmessig oppsagt, og har ført til inndriving av 63 millioner dollar i etterlønn for berørte arbeidere. 

Samsvar med FMLA er viktig, ettersom revisjoner har blitt hyppigere. I 2022, utløst av økt etterspørsel fra det globale forsyningskjedesystemet og den resulterende belastningen på lager- og logistikkindustrien, annonserte det amerikanske arbeidsdepartementet (DOL) et initiativ for å bruke opplæring og kraftig håndheving for å øke samsvar og redusere brudd på FMLA. Noen arbeidsgivere antar at de på grunn av størrelse, beliggenhet eller markedssegment er immune mot revisjon. Selvtilfredshet kan imidlertid ende med ansvar og økonomisk skade, spesielt ettersom DOL-revisjoner fortsetter å øke i hyppighet. Arbeidsgivere kan ta flere skritt for å sikre beredskap i tilfelle en FMLA-revisjon skulle oppstå.

Se gjennom og vær oppmerksom

Først må du gjennomgå og overholde kravene til oppslag. Dekkede arbeidsgivere må tydelig vise spesifikk FMLA-informasjon – et sammendrag av de viktigste bestemmelsene (hva FMLA-permisjon er, ansattes rettigheter, regler rundt kvalifisering og arbeidsgiverkrav) og hvordan ansatte kan sende inn en klage – på alle steder, selv om ingen ansatte for øyeblikket er kvalifisert for FMLA-permisjon. For fjernarbeidende grupper må ansatte enkelt kunne få tilgang til denne informasjonen på selskapets intranettsted.

Det er viktig at arbeidsgivere også foretar en grundig gjennomgang av bedriftens FMLA-regler for å vurdere om regelverket fortsatt er i samsvar med nylige FMLA-baserte rettsavgjørelser. Hva er for eksempel en arbeidsgivers regelverk for periodisk permisjon, og hva er avbestillingsreglene for den? Må den ansatte koordinere med en tredjepartsadministrator? Er ansatte pålagt å fremlegge et skjema for tilbakeføring til arbeid fra legen sin? Hvordan håndteres ytelser når en ansatt er på FMLA, og fastsetter regelverket om ansatte i permisjon kan tjene inntekt andre steder?

Alle FMLA-relaterte skjemaer og korrespondanse må også gjennomgås og opprettholdes i samsvar med regelverket. Korrespondanse er et kritisk aspekt ved FMLA, da det er mekanismen som arbeidsgivere bruker for å dokumentere prosessen og ofte forklare relevante beslutninger. Det er viktig å gi de ansatte de riktige skjemaene, og å sørge for at skjemaene fylles ut og returneres i tide. Eventuelle tilpassede skjemaer som ikke er utstedt av DOL, bør gjennomgås nøye av advokater; arbeidsgivere kan møte konsekvenser hvis de stiller spørsmål de ikke skal stille.

Trene, trene, trene – og teste

Selv om de fleste arbeidstakere sannsynligvis ikke vil varsle Arbeidsdepartementet hvis de får avslag på permisjon, kan ansatte som ikke forstår reglene føle at de har blitt behandlet urettferdig. Opplæring rundt organisasjonens FMLA-policy og prosessen bak permisjonsbeslutninger er avgjørende ikke bare for ansatte, men også for ledere og bedriftsledelse. Revisjoner stammer ofte fra miskommunikasjon på ledernivå. Formell opplæring er ideell og mer effektiv enn et enkelt årlig notat.

En policy eller prosess er bare nyttig hvis den følges. Arbeidsgivere bør gjennomføre sin egen omfattende revisjon av sine FMLA-policyer, korrespondanse og skjemaer – og sørge for at journalføringen er pent intakt – for proaktivt å forberede seg på en potensiell DOL-revisjon. En testrevisjon kan omfatte revisjon av alle FMLA-krav de siste 12 til 24 månedene for å sikre at policyene er samordnet, skjemaer og korrespondanse er i samsvar, og at prosessene er tydelig angitt og støttet. Det er best å avdekke eventuelle mangler før DOL får muligheten til det.

Lær mer > Sedgwicks eksperter følger med på oppdateringer om fraværshåndtering, lovgivningsmessig utvikling og bransjetrender. Få de siste nyhetene på nettstedet vårt. 

Dette innholdet ble opprinnelig publisert av Disability Management Employer Coalition (DMEC) som en del av spalten «Fravær teller» .