Sua organização está preparada para uma auditoria FMLA? 

Há 30 anos, aLei de Licença Familiar e Médica(FMLA) — uma lei federal que concede aos funcionários elegíveis licença com garantia de emprego por motivos familiares e médicos qualificados — tem sido fundamental para proteger os direitos dos trabalhadores americanos e garantir que nenhum trabalhador seja forçado a escolher entre o emprego de que precisa e a família que ama. A FMLA foi utilizada mais de 100 milhões de vezes para ajudar os trabalhadores a equilibrar as exigências do trabalho com as necessidades relacionadas à saúde e à família. Com isso, a leiprotegeu18.000 trabalhadores que foram demitidos injustamente e levou à recuperação de US$ 63 milhões em salários atrasados para os trabalhadores afetados. 

A conformidade com a FMLA é importante, uma vez que as auditorias se tornaram mais frequentes. Em 2022, motivado pelo aumento da demanda no sistema global de cadeia de suprimentos e pela consequente pressão sobre os setores de armazenagem e logística, o Departamento do Trabalho dos Estados Unidos (DOL)anunciouuma iniciativa para usar a educação e a aplicação rigorosa da lei para aumentar a conformidade e reduzir as violações da FMLA. Alguns empregadores presumem que, devido ao seu tamanho, localização ou segmento de mercado, estão imunes a auditorias. A complacência, porém, pode resultar em responsabilidade civil e prejuízos financeiros, especialmente porque as auditorias do DOL continuam a aumentar em frequência. Os empregadores podem tomar várias medidas para garantir que estejam preparados caso ocorra uma auditoria da FMLA.

Revise e preste atenção

Primeiro, analise e cumpra os requisitos de publicação. Os empregadores abrangidosdevemexibir de forma destacadainformaçõesespecíficassobre a FMLA— um resumo das suas principais disposições (o que é a licença FMLA, os direitos dos funcionários, as regras relativas à elegibilidade e os requisitos do empregador) e como os funcionários podem apresentar uma reclamação — em todos os locais, mesmo que nenhum funcionário seja atualmente elegível para a licença FMLA. No caso das populações que trabalham remotamente, os funcionários devem poder aceder facilmente a estas informações no site da intranet da empresa.

É fundamental que os empregadores também realizem uma revisão completa das políticas da FMLA da sua empresa, para avaliar se as políticas ainda estão em conformidade com as recentes decisões judiciais baseadas na FMLA. Por exemplo, qual é a política de licença intermitente do empregador e qual é a política de cancelamento para ela? O funcionário precisa coordenar com um administrador terceirizado? Os funcionários são obrigados a apresentar um formulário de retorno ao trabalho do seu médico? Como os benefícios são tratados quando um funcionário está na FMLA e a política estipula se os funcionários em licença podem obter renda em outro lugar?

Todosos formuláriose correspondências relacionados à FMLA também devem ser revisados e manter a conformidade. A correspondência é um aspecto crítico da FMLA, pois é o mecanismo que o empregador usa para documentar o processo e, muitas vezes, explicar decisões relevantes. É importante fornecer os formulários apropriados aos funcionários e garantir que eles sejam preenchidos e devolvidos dentro do prazo. Quaisquer formulários personalizados não emitidos pelo DOL devem ser cuidadosamente revisados por advogados; os empregadores podem enfrentar consequências se fizerem perguntas que não deveriam.

Treine, treine, treine — e teste

Embora a maioria dos trabalhadores provavelmente não notifique o DOL se tiverem seu pedido de licença recusado, os funcionários que não compreendem as regras podem sentir que foram tratados injustamente. A educação sobre a política da FMLA da organização e o processo por trás das decisões de licença é imperativa não apenas para os funcionários, mas também para os gerentes e a liderança da empresa. As auditorias geralmente decorrem de uma falha de comunicação no nível gerencial. Treinamentos formais são ideais e mais eficazes do que um simples memorando anual.

Uma política ou processo só é benéfico se for seguido. Os empregadores devem realizar sua própria auditoria abrangente das políticas, correspondências e formulários da FMLA — e garantir que os registros estejam intactos — para se preparar proativamente para uma possível auditoria do DOL. Uma auditoria de teste pode incluir a auditoria de todas as reivindicações da FMLA nos últimos 12 a 24 meses para garantir que as políticas estejam alinhadas, os formulários e a correspondência estejam em conformidade e os processos estejam claramente definidos e apoiados. É melhor descobrir quaisquer deficiências antes que o DOL tenha a chance de fazê-lo.

Saiba mais > Os especialistas da Sedgwick acompanham as atualizações sobre gestão de ausências, desenvolvimentos legislativos e tendências do setor. Acesse nossosite para obter as últimas notícias. 

Este conteúdo foi originalmente publicado pela Disability Management Employer Coalition (DMEC) como parte da coluna coluna Absence Matters.