WC et ADA : défis et meilleures pratiques en matière d’accommodements pour les employés

Dans un contexte d’attentes et d’exigences légales en constante évolution, les employeurs font face à une grande complexité pour accommoder les employés au travail. En vertu de l’Americans with Disabilities Act (ADA) et d’autres règlements et jurisprudence, les employeurs sont tenus, par un processus interactif et sans contrainte excessive, d’offrir des mesures d’adaptation raisonnables aux employés — qui peuvent revenir au travail après une blessure au travail, chercher du soutien pour des limitations cognitives, demander un ajustement en fonction de leurs croyances religieuses, ou avoir divers autres besoins. Que l’aménagement soit lié à une réclamation d’indemnisation des travailleurs (WC), à une invalidité ou à un autre facteur, les employeurs ont besoin d’une bonne orientation pour naviguer dans ce paysage complexe. 

Nous avons récemment réuni nos idées pour explorer certains des enjeux actuels liés à l’aménagement de la main-d’œuvre, tant du point de vue de l’employeur que du fournisseur de services, et nous sommes heureux de partager quelques points saillants de notre conversation.

Qu’est-ce qui rend l’accommodement des employés si difficile?

De nombreuses organisations américaines peinent à répondre aux demandes d’accommodements d’emploi et à assurer le respect de toutes les exigences pertinentes. Les défis majeurs auxquels font face les employeurs d’aujourd’hui incluent :

• Être proactif et constant : Ces dernières années, certaines entreprises ont cherché à assurer la cohérence et à réduire de manière proactive le fardeau administratif des accommodements en rendant les bureaux à hauteur ajustable, les chaises ergonomiques, les grands moniteurs d’ordinateur et d’autres équipements fréquemment demandés des normes pour tous les employés. Cependant, le passage du travail sur site aux arrangements à distance et hybrides a compliqué cette approche. Que se passe-t-il si l’équipement standard ne rentre pas dans un espace de travail à domicile? Qui est responsable de l’installation et de l’entretien? Comment l’équipement est-il récupéré si un employé à distance part? Les travailleurs hybrides devraient-ils recevoir deux ensembles d’équipement? Ce genre de questions pose de réels problèmes logistiques et rend la gestion des coûts très difficile.

• Évaluation et documentation : Chaque demande doit être examinée selon son propre mérite, basée sur la documentation de professionnels médicaux experts. Les grandes organisations disposant d’importants départements de ressources humaines (RH) ou de gestion des risques peuvent avoir des spécialistes internes responsables d’évaluer de manière critique les demandes d’accommodements; Les petites organisations qui ne reçoivent pas beaucoup de demandes auront probablement plus de difficulté à déterminer la meilleure façon de procéder.

Les employeurs ont besoin de processus définis pour déterminer quelles demandes d’accommodement accorder, ainsi que la meilleure façon d’accorder ces accommodements au bénéfice de l’employé et dans le respect des critères de dépenses raisonnables.

• Budget : Qu’il s’agisse d’un temps d’absence du travail ou de l’achat de nouveaux équipements, il y a un coût associé aux accommodements professionnels. (Certaines de ces dépenses sont obligatoires par la loi, tandis que d’autres sont la bonne chose à faire pour soutenir la productivité, la sécurité et l’inclusion.) Beaucoup d’organisations ont du mal à gérer ces dépenses. Les accommodements des employés devraient-ils être considérés comme une dépense opérationnelle, ou devraient-ils faire partie du budget RH ou de gestion des risques?

• Syndicat organisé : Il peut être très difficile de mettre en place des accommodements dans un environnement syndiqué. Par exemple, les changements d’horaire et les pauses de travail peuvent affecter le rang d’ancienneté de l’employé — et donc tout ce pour lequel il soumissionnerait en vertu d’une convention collective. De plus, modifier l’horaire ou les tâches d’un employé syndiqué dans le cadre d’un accommodement peut avoir un impact inapproprié sur ceux d’un autre employé. Cela s’avère particulièrement difficile à naviguer avec la nouvelle Loi sur l’équité des travailleuses enceintes. (Pour en savoir plus sur PWFA, consultez notre dossier sur les tendances législatives et les développements affectant la main-d’œuvre américaine dans le dernier Edging up de notre magazine numérique, edge.)

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Stratégies efficaces

Reconnaissant que chaque programme d’organisation est unique, voici quelques approches de gestion des accommodements que nous recommandons :

• Centraliser les processus : Bien que certains préfèrent conserver les coûts d’exploitation (ce qui pourrait décourager les gestionnaires d’accorder des accommodements), nous suggérons de centraliser le budget des accommodements lorsque c’est possible. Le fait que toutes les demandes d’aménagement passent par une seule équipe et une seule source de financement peut aider à briser les silos internes entre les RH et la gestion des risques et faciliter une résolution de problèmes plus créative. Cela peut aussi faire en sorte que les demandes soient examinées avec un œil critique. Par exemple, si quelqu’un demande du nouvel équipement, une équipe dévouée et centralisée est plus susceptible de considérer qu’une évaluation ergonomique et une certaine formation sur la bonne utilisation de l’équipement existant peuvent suffire.

• Offrez une expérience positive aux employés : Un autre avantage de l’approche centralisée est qu’elle permet aux employeurs de garder l’accent sur l’accommodement efficace des employés, plutôt que sur la cause de la blessure ou du besoin. De plus, on observe une tendance chez les employeurs à mettre en place des options accélérées pour les accommodements en dessous d’un certain seuil (comme 500 $) afin que les employés puissent satisfaire leurs besoins plus efficacement et avec moins de tracas; limiter le besoin d’une enquête approfondie et d’un processus interactif complet pourrait aussi réduire les coûts globaux pour l’employeur. Certains ont exprimé des craintes que le fast tracking pourrait augmenter le volume, mais d’après des témoignages anecdotiques, nous n’avons pas constaté que ce soit le cas.

• Mettre en œuvre des processus fondés sur des données probantes : Pour aider à contrôler les budgets et la demande, nous déconseillons de fournir une liste d’options d’hébergement parmi lesquelles les employés peuvent choisir. Il est plutôt préférable de s’appuyer sur les recommandations professionnelles et le processus d’évaluation, comme mentionné plus haut, pour déterminer ce qui est approprié et raisonnable.

• Prenez soin de vous, pour pouvoir prendre soin des autres : Ceux qui travaillent dans ce domaine savent que gérer les accommodements peut être un travail difficile et épuisant émotionnellement. Cela peut nécessiter des conversations difficiles avec d’autres employés sur des questions profondément personnelles liées à leur subsistance, leur identité et leur fonctionnement quotidien. Bien que notre objectif principal soit de soutenir avec empathie les besoins des employés au travail, il nous arrive parfois de refuser des demandes — ce qui peut entraîner des réponses enflammées. Puisque mai est le Mois de la sensibilisation à la santé mentale, il est particulièrement opportun de souligner l’importance du soin de soi et du renforcement de la résilience face à ce genre d’interactions désagréables. Collaborer avec un fournisseur expert externalisé (comme Sedgwick) peut offrir aux responsables des hébergements à l’interne un soutien indispensable et des ressources supplémentaires.

Remerciements particuliers à Anne Hudson de la part de notre précieux client Southwest Airlines pour sa contribution au blogue Sedgwick.

En savoir plus — explorez les solutions d’aménagement d’emploi de Sedgwick qui aident les employeurs à soutenir les besoins des employés et à se conformer à l’ADA, à la PWFA ainsi qu’à d’autres exigences légales et réglementaires, et consultez notre dernier rapport sur l’état des accommodements

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