WC et ADA : défis et pratiques exemplaires en matière d’adaptation des employés

Dans un contexte d’attentes et d’exigences légales en constante évolution, les employeurs sont confrontés à une grande complexité dans l’adaptation des employés au travail. En vertu de l’Americans with Disabilities Act (ADA) et d’autres règlements et jurisprudence, les employeurs sont tenus, en utilisant un processus interactif et sans faire de contrainte excessive, de prendre des mesures d’adaptation raisonnables pour les employés - qui peuvent retourner au travail à la suite d’une blessure au travail, demander de l’aide pour des limitations cognitives, demander un ajustement en fonction de leurs croyances religieuses, ou ont divers autres besoins. Peu importe si les mesures d’adaptation se rapportent à une demande d’indemnisation des accidentés du travail (WC), à une invalidité ou à un autre facteur, les employeurs ont besoin de conseils judicieux pour naviguer dans ce paysage déroutant. 

Nous avons récemment réuni nos têtes pour explorer certains des problèmes actuels en matière d’adaptation de la main-d’œuvre du point de vue de l’employeur et du fournisseur de services, et nous sommes heureux de partager certains points saillants de notre conversation.

Qu’est-ce qui rend l’adaptation des employés si difficile ?

De nombreuses organisations américaines ont du mal à répondre aux demandes d’aménagement du travail et à assurer le respect de toutes les exigences pertinentes. Les défis importants auxquels sont devant les employeurs d’aujourd’hui sont les suivants :

• Être proactif et cohérent : Au cours des dernières années, certaines entreprises ont cherché à uniformiser et à réduire de manière proactive le fardeau administratif des mesures d’adaptation en faisant des bureaux réglables en hauteur, des chaises ergonomiques, des grands écrans d’ordinateur et d’autres équipements fréquemment demandés pour tous les employés. Cependant, le passage du travail sur place aux arrangements à distance et hybrides a compliqué cette approche. Que se passe-t-il si l’équipement standard ne rentre pas dans un espace de travail à domicile? Qui est responsable de la configuration et de l’entretien? Comment récupére-t-on l’équipement en cas de départ d’un employé à distance? Les travailleurs hybrides devraient-ils recevoir deux ensembles d’équipement? Ce genre de questions pose de réels problèmes logistiques et rend la maîtrise des coûts assez difficile.

• Évaluation et documentation : Chaque demande doit être examinée en fonction de son mérite, en fonction de la documentation de professionnels de la santé experts. Les grandes organisations dotées d’importants services de ressources humaines (RH) ou de gestion des risques peuvent avoir des spécialistes internes chargés d’évaluer de manière critique les demandes d’adaptation; Les petites organisations qui ne reçoivent pas beaucoup de demandes auront probablement plus de difficulté à déterminer la meilleure façon de procéder.

Les employeurs ont besoin de processus définis pour déterminer les demandes d’adaptation à accorder, ainsi que la meilleure façon de les faire dans l’intérêt de l’employé et dans le respect des lignes directrices en matière de dépenses raisonnables.

• Budget : Qu’il s’agisse d’un temps d’absence du travail ou de l’achat d’un nouvel équipement, il y a un coût associé aux mesures d’adaptation. (Certaines de ces dépenses sont requises par la loi, tandis que d’autres sont la bonne chose à faire pour soutenir la productivité, la sécurité et l’inclusion.) De nombreuses organisations ont de la difficulté à établir un budget pour ces dépenses. Les mesures d’adaptation des employés devraient-elles être considérées comme une dépense opérationnelle ou ont-elles leur place dans le budget des RH ou de la gestion des risques?

• Syndicats : Il peut être très difficile de mettre en œuvre des mesures d’adaptation dans un environnement syndical. Par exemple, les changements d’horaire et les pauses de travail peuvent avoir une incidence sur le rang d’ancienneté de l’employé et, par conséquent, sur tout ce pour lequel il soumissionnerait en vertu d’une convention collective. De plus, la modification de l’horaire ou des tâches d’un employé syndiqué dans le cadre d’une mesure d’adaptation peut avoir une incidence inappropriée sur celles d’un autre employé. Cela s’avère particulièrement difficile à naviguer dans le cadre de la nouvelle loi sur l’équité des travailleuses enceintes (pour en savoir plus sur la PWFA, consultez notre article sur les tendances législatives et les développements ayant un impact sur la main-d’œuvre américaine dans le dernier Edging up de notre magazine numérique, edge).

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Stratégies efficaces

Reconnaissant que le programme de chaque organisation est unique, voici quelques approches de gestion des mesures d’adaptation que nous recommandons :

• Centraliser les processus : Bien que certains choisissent de conserver les coûts de fonctionnement (ce qui peut décourager les gestionnaires d’accorder des mesures d’adaptation), nous suggérons de centraliser le budget pour les mesures d’adaptation dans la mesure du possible. Le fait que toutes les demandes d’adaptation transitent par une seule équipe et une seule source de financement peut aider à briser les silos internes entre les RH et la gestion des risques et à faciliter la résolution de problèmes de manière plus créative. Cela peut également faire en sorte que les demandes soient examinées d’un œil critique. Par exemple, si quelqu’un demande un nouvel équipement, une équipe dévouée et centralisée est plus susceptible de considérer qu’une évaluation ergonomique et une certaine formation sur la façon d’utiliser correctement l’équipement existant peuvent suffire.

• Offrir une expérience positive aux employés : Un autre avantage de l’approche centralisée est qu’elle permet aux employeurs de se concentrer sur l’adaptation efficace des employés, plutôt que sur la cause de la blessure ou du besoin. De plus, nous constatons une tendance des employeurs à mettre en œuvre des options accélérées pour les mesures d’adaptation inférieures à un certain seuil (comme 500 $) afin que les employés puissent répondre à leurs besoins plus efficacement et avec moins de tracas. Certains ont exprimé leur inquiétude quant à l’augmentation du volume, mais d’après des preuves anecdotiques, nous n’avons pas constaté que ce soit le cas.

• Mettre en œuvre des processus fondés sur des données probantes : Pour aider à contrôler les budgets et la demande, nous vous déconseillons de fournir une liste d’options d’adaptation parmi lesquelles les employés peuvent choisir. Il est plutôt préférable de se fier aux recommandations professionnelles et au processus d’évaluation, comme il a été mentionné ci-dessus, pour déterminer ce qui est approprié et raisonnable.

• Prenez soin de vous pour prendre soin des autres : Ceux qui travaillent dans ce domaine savent que la gestion des mesures d’adaptation peut être un travail difficile et épuisant sur le plan émotionnel. Cela peut nécessiter des conversations difficiles avec d’autres employés sur des questions profondément personnelles liées à leur gagne-pain, à leur identité et à leur fonctionnement quotidien. Bien que notre objectif principal soit de répondre avec empathie aux besoins des employés en milieu de travail, nous devons parfois refuser les demandes, ce qui peut entraîner des réponses enflammées. Le mois de mai étant le Mois de la sensibilisation à la santé mentale, il est particulièrement opportun de souligner l’importance de prendre soin de soi et de renforcer la résilience dans le traitement de ces interactions désagréables. S’associer à un fournisseur expert externalisé (comme Sedgwick) peut offrir aux responsables de l’hébergement à l’interne un soutien et des ressources supplémentaires.

Un merci spécial à Anne Hudson de notre précieux client Southwest Airlines pour sa contribution au blog de Sedgwick.

En savoir plus - explorez les solutions d’adaptation au travail de Sedgwick qui aident les employeurs à répondre aux besoins des employés et à se conformer à l’ADA, à la PWFA et à d’autres exigences légales et réglementaires, et consultez notre dernier rapport sur l’état de la ligne sur les mesures d’adaptation

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