Les bases de l'interruption d'activité : ce que les entreprises de services professionnels doivent savoir

L'interruption d'activité est une préoccupation majeure pour les entreprises de services professionnels, qu'il s'agisse d'avocats, de comptables, de professionnels de la santé ou d'agences de conseil. Toute interruption, qu'elle soit due à des dommages physiques ou à des pannes technologiques, peut avoir un impact profond sur leurs activités, leur productivité et leur stabilité financière.

Facteurs contribuant à l'interruption des activités

Il est important pour les sociétés de services professionnels de comprendre comment leurs activités peuvent être affectées par un sinistre et comment leurs polices d'assurance peuvent y répondre. Voici quelques-unes des conséquences les plus courantes des sinistres subis par les sociétés de services professionnels :

1. Perte d'usage: Les sociétés de services professionnels dépendent fortement de leurs locaux et de leur infrastructure technologique. Les dommages causés aux locaux physiques, tels que les incendies, les inondations ou les dégâts structurels, peuvent les rendre inaccessibles, ce qui entraîne d'importants problèmes opérationnels et de productivité. De même, les interruptions technologiques, en particulier dans le cas de cyberincidents tels que les attaques par ransomware, peuvent paralyser les opérations en limitant l'accès aux systèmes et aux données critiques.
2. Le moment et la durée: Les interruptions de courte durée peuvent causer un désagrément temporaire mais peuvent être rapidement rattrapées, tandis que les interruptions plus longues peuvent entraîner des pertes financières substantielles et un mécontentement potentiel de la part des clients.
3. Perte de nouveaux clients et/ou de clients existants: Pendant une interruption, les entreprises de services professionnels peuvent avoir du mal à respecter les délais des clients ou à fournir le niveau de service attendu. Cela peut conduire à des clients insatisfaits, à des relations détériorées et à la perte potentielle d'opportunités commerciales futures.
4. La facturation : Les sociétés de services professionnels facturent généralement leurs clients à l'heure, en fonction du temps passé sur une mission particulière, plutôt qu'à un taux fixe. En cas d'interruption des activités, il est essentiel de comprendre la structure de facturation de l'entreprise, ainsi que l'utilisation du personnel et la possibilité de récupérer les heures facturables, afin d'évaluer l'impact financier d'une interruption sur le chiffre d'affaires.
5. Le personnel: Les interruptions d'activité peuvent avoir un impact sur la productivité et l'efficacité du personnel. Si l'interruption entraîne un arriéré de travail, le personnel peut avoir du mal à le rattraper pendant les heures de travail normales. En outre, il est important de comprendre la structure du personnel, et notamment de savoir si les employés sont salariés ou occasionnels, afin de déterminer si l'interruption peut entraîner des économies sur les coûts salariaux et/ou une augmentation des coûts des heures supplémentaires.

Le rôle de la police d'assurance

Il est essentiel de bien comprendre les termes de la police pour évaluer correctement les pertes d'exploitation pour les sociétés de services professionnels. Les questions clés à prendre en compte sont les suivantes

• Perte de productivité ou perte de revenus: La perte de productivité, telle que la réduction de l'efficacité ou l'augmentation des défis opérationnels, peut ne pas déclencher automatiquement une perte d'exploitation. Il est essentiel d'évaluer l'impact sur les revenus pendant la période d'indemnisation afin de déterminer s'il y a une perte de revenus cristallisée comme l'exige une police d'assurance.
• Augmentation des coûts: Les interruptions d'activité peuvent entraîner des dépenses supplémentaires, telles que l'externalisation du travail ou la mise en œuvre de mesures temporaires pour maintenir les opérations. Le fait de savoir si ces coûts supplémentaires sont couverts par la police d'assurance permet d'évaluer correctement les demandes d'indemnisation.
• Période d'indemnisation: La période d'indemnisation définit la durée pendant laquelle la police d'assurance fournit une couverture. Les sociétés de services professionnels doivent s'assurer que la période d'indemnisation correspond à leur temps de récupération potentiel et permet une évaluation raisonnable de l'impact financier.

L'interruption d'activité en action

Sedgwick a récemment évalué une demande d'indemnisation pour interruption d'activité dans laquelle le fournisseur de services en nuage d'un cabinet de soins de santé a subi une attaque de ransomware, entraînant des pannes de serveur. En conséquence, le cabinet n'a pas pu accéder à son logiciel de gestion des patients et les rendez-vous cliniques (facturés à l'heure) n'ont pas été réalisés.

La question clé de cette réclamation était de savoir si les rendez-vous manqués pendant la période d'interruption pouvaient être reportés et rattrapés plus tard. En analysant les comptes de résultat et les rapports d'utilisation du personnel, nous avons établi que l'entreprise avait une capacité limitée à rattraper les rendez-vous manqués, car son personnel était pleinement utilisé. Notre examen a finalement abouti à une réduction de 450 000 $ du temps facturable en raison des pannes qui ne pouvaient pas être reportées et rattrapées plus tard.

Cette réclamation souligne l'importance d'évaluer l'impact sur les revenus pendant toute la période d'indemnisation. Alors qu'au départ, il pouvait sembler que les rendez-vous manqués seraient simplement retardés plutôt que totalement perdus, le cabinet a été en mesure d'apporter son soutien pour une véritable perte de revenus pendant la période d'interruption en raison d'un manque de capacité à rattraper les heures perdues.

Cette demande illustre l'importance d'une évaluation approfondie de l'impact financier d'une interruption d'activité pour les sociétés de services professionnels. Elle met en évidence la nécessité d'évaluer les performances de l'entreprise avant, pendant et après l'interruption afin de déterminer s'il y a une perte réelle de revenus.

Considérations relatives aux assurances et engagement précoce avec les assureurs

Pour que la procédure de règlement des sinistres se déroule sans heurts et que la couverture soit évaluée avec précision, il est essentiel que les entreprises de services professionnels s'engagent rapidement auprès de leurs assureurs. En établissant un partenariat à un stade précoce, les entreprises peuvent parvenir à un accord mutuel sur les termes et conditions, garantissant ainsi une procédure d'indemnisation transparente. Cette approche proactive minimise la probabilité de litiges et facilite une résolution plus efficace en cas d'interruption d'activité.

Les experts de Sedgwick jouent un rôle essentiel dans l'assistance aux sociétés de services professionnels et aux assureurs en cas de sinistres liés à des pertes d'exploitation. Pour en savoir plus, contactez [email protected] ou [email protected].