Ketidakhadiran karyawan terus meningkat: Apa yang dapat dilakukan perusahaan untuk mengelolanya?

Ketika seorang karyawan mengambil PTO atau cuti yang direncanakan, hal ini dapat berdampak pada operasional dan produktivitas untuk sementara - namun hal ini dapat direncanakan oleh atasan mereka. Ketidakhadiran mulai menjadi masalah ketika seorang karyawan memiliki pola mengambil cuti yang tidak terduga, yang disebut dengan absensi. 

Ketidakhadiran bukan hanya pelanggaran terhadap kebijakan kehadiran, namun juga merupakan masalah yang signifikan bagi pemberi kerja dan karyawan. Ketika seseorang tidak masuk kerja, manajer mungkin harus buru-buru menggantikannya, atau karyawan lain mungkin harus menggantikannya. Seiring waktu, ketidakhadiran menciptakan lingkungan kerja yang tidak memuaskan atau bahkan tidak bersahabat, di mana produktivitas yang lebih rendah, penurunan semangat kerja dan biaya yang lebih tinggi menjadi hal yang biasa. 

Sederhananya, ketidakhadiran berdampak pada semua orang di tempat kerja, dan data menunjukkan bahwa hal ini tidak menjadi lebih baik. Jadi, apa yang mendorong tren ini, dan apa yang dapat dilakukan perusahaan untuk mengatasinya?

Kondisi ketidakhadiran saat ini

Pakar sumber daya manusia menganggap tingkat ketidakhadiran yang dapat diterimaatau persentase waktu seorang karyawan absen dari pekerjaan, adalah sekitar 1,5%. Pada tahun 2024, tingkat ketidakhadiran nasional adalah 3,2%atau naik 0,10% dari tahun 2023. Peningkatan ketidakhadiran ini menandakan tantangan yang semakin besar bagi para pemberi kerja di seluruh industri.

Ketika karyawan sering absen, hal ini akan berdampak serius pada keuangan perusahaan. CDC melaporkan bahwa ketidakhadiran karyawan merugikan perusahaan di Amerika Serikat 225,8 miliar dolar per tahundengan data Sedgwick yang menunjukkan bahwa produktivitas yang hilang saja bisa mencapai $11.000 per karyawan setiap tahunnya. Selain kehilangan produktivitas, ketidakhadiran juga menyebabkan waktu henti operasional dan memaksa perusahaan mengeluarkan biaya lebih banyak untuk perekrutan, orientasi, dan upah lembur.

Ketidakhadiran hari ini juga mengikuti sebuah pola. Menurut data Sedgwick, hari Senin adalah hari yang paling sering terjadi untuk ketidakhadiran yang terputus-putus, dengan volume yang menurun seiring berjalannya minggu. Lonjakan ketidakhadiran juga sering terjadi di sekitar acara-acara besar dan hari libur. Faktanya, kira-kira 1 dari 5 orang Amerika yang disurvei melaporkan berencana untuk tidak masuk kerja pada hari Senin setelah Super Bowl 2025. Pada hari itu, data Sedgwick menunjukkan bahwa 9,5% karyawan dengan kasus ketidakhadiran yang terputus-putus tidak masuk kerja.    

Apa yang mendorong ketidakhadiran hari ini?

Ada banyak alasan mengapa karyawan tiba-tiba tidak masuk kerja. Penyakit dan cedera tetap menjadi penyebab utama ketidakhadiran, terutama dalam industri dengan peran yang menuntut fisik. Namun, bahkan di lingkungan kantor, penyakit musiman dan kondisi kronis memaksa karyawan untuk mengambil cuti tanpa pemberitahuan sebelumnya. 

Kurangnya pilihan kerja yang fleksibel dan sistem pendukung juga berkontribusi terhadap ketidakhadiran. Ketika seorang karyawan berjuang untuk menemukan penitipan anak, perlu merawat orang yang dicintai, atau memiliki masalah transportasi, mereka mungkin harus absen bekerja pada hari itu jika mereka tidak memiliki opsi pekerjaan yang fleksibel. Pada tahun 2024, lebih dari 3,6 juta ketidakhadiran di AS dikaitkan dengan kewajiban keluarga atau pribadi. Buku bisnis Sedgwick pada tahun 2025 menunjukkan bahwa 33,9% cuti adalah karena alasan keluarga dan 12,8% karena alasan pribadi, yang memproyeksikan 875.000 cuti keluarga atau pribadi baru pada akhir tahun. Hal ini menunjukkan bahwa banyak karyawan saat ini tidak diberi dukungan atau fleksibilitas yang mereka butuhkan untuk mengelola kehidupan mereka di luar pekerjaan - dan hal ini berdampak pada kemampuan mereka untuk hadir.

Kesehatan mental yang buruk adalah pendorong utama ketidakhadiran. Stres, kecemasan, dan depresi dapat secara signifikan memengaruhi kemampuan karyawan untuk bekerja secara konsisten. Data menunjukkan bahwa karyawan dengan kesehatan mental yang buruk memiliki hampir empat kali lebih banyak absen yang tidak direncanakan dalam setahun dibandingkan yang lain. Dan menurut studi Sedgwick, 30% hingga 55% karyawan yang mengajukan klaim disabilitas kesehatan mental mengajukan lebih dari satu klaim dalam periode 36 bulan. Sedgwick juga menemukan bahwa klaim untuk kesehatan mental berlangsung 24% lebih lama daripada klaim rata-rata. Bersama-sama, tren ini menunjukkan bahwa banyak karyawan tidak mendapatkan bantuan yang mereka butuhkan selama masa cuti mereka - yang mengakibatkan pemulihan yang lebih lama, tingkat kekambuhan yang lebih tinggi, dan lebih banyak waktu yang dihabiskan untuk tidak bekerja.  

Bagaimana perusahaan dapat mengelola ketidakhadiran

Meskipun pemberi kerja tidak dapat mengendalikan apa yang terjadi dalam kehidupan pribadi karyawan mereka, namun mereka dapat menerapkan strategi untuk mendukung mereka dan membantu mereka mengelola masalah yang mungkin mereka hadapi dengan lebih baik. Berikut ini beberapa cara yang dapat dilakukan perusahaan untuk membantu mengendalikan tingkat ketidakhadiran karyawan:

• Lakukan pemeriksaan rutin dengan karyawan: Sering kali ada tanda-tanda ketidakhadiran sebelum pola tersebut dimulai. Melakukan check-in informal yang konsisten dengan karyawan dapat membantu perusahaan membangun kepercayaan, mengidentifikasi tanda-tanda kelelahan atau stres, dan menawarkan dukungan sebelum ketidakhadiran terjadi.
• Lengkapi manajer garis depan dengan pelatihan dan sumber daya: Manajer sering kali menjadi orang pertama yang menyadari pola kehadiran karyawan mereka. Memberi mereka alat bantu dan panduan yang tepat dapat membantu mereka mengenali tanda-tanda ketidakhadiran dan mengetahui cara merespons ketidakhadiran yang tidak direncanakan sambil menjaga moral tim.  
• Menumbuhkan budaya kepercayaan dan fleksibilitas: Karyawan dengan kehidupan pribadi yang sibuk dapat mengambil manfaat dari opsi kerja yang fleksibel seperti kerja jarak jauh atau shift alternatif. Selain itu, menawarkan sumber daya kesehatan mental seperti konseling, kelompok dukungan sebaya, atau program bantuan rekan kerja dapat menciptakan lingkungan yang lebih mendukung dan membantu mengurangi ketidakhadiran.  
• Bermitra dengan administrator pihak ketiga (TPA): Mungkin sulit untuk mengelola ketidakhadiran tanpa alat, dukungan, dan keahlian yang tepat. Menemukan TPA tepercaya untuk membantu melacak waktu cuti, mengidentifikasi pola ketidakhadiran dan merencanakan gangguan dapat membantu perusahaan untuk tetap berada di depan dalam hal ketidakhadiran.

Menyederhanakan kerumitan absensi

Ketidakhadiran bukan hanya gangguan bagi perusahaan - ini bisa menjadi sinyal bahwa ada sesuatu yang lebih besar yang sedang terjadi. Dengan ketidakhadiran yang terkait dengan begitu banyak faktor, mungkin sulit untuk mengidentifikasi penyebabnya dan mengetahui cara menanggapinya. Itulah mengapa perusahaan bermitra dengan tim kami di Sedgwick untuk menyederhanakan ketidakhadiran karyawan mereka. 

Kami bekerja sama dengan pemberi kerja untuk menciptakan program manajemen cuti dan disabilitas yang komprehensif yang membantu mereka tetap patuh, mengurangi dampak ketidakhadiran, dan menjaga produktivitas tenaga kerja mereka. Dengan program kesehatan mental dan kesejahteraan, perencanaan kembali bekerja dan dukungan akomodasi, kami memastikan karyawan mendapatkan bantuan yang mereka butuhkan untuk kembali bekerja atau tetap berkembang di tempat kerja. 

Teknologi kami memainkan peran penting dalam mewujudkan hal ini. Dengan alat bantu yang didukung AIpemeriksa kami dapat dengan cepat mengidentifikasi peluang untuk intervensi dini, seperti mencocokkan karyawan dengan opsi pekerjaan yang dimodifikasi atau menghubungkan mereka dengan sumber daya klinis. Namun yang lebih penting lagi, alat bantu ini membantu para pemeriksa kami menjadi advokat yang tangguh, memandu karyawan melalui proses pemulihan yang kompleks dengan empati dan perhatian. Teknologi kami menyederhanakan alur kerja sehingga para pemeriksa dapat menghabiskan lebih sedikit waktu untuk tugas-tugas administratif dan lebih banyak waktu untuk mendukung mereka yang membutuhkan. Hal ini tidak hanya meningkatkan hasil kembali bekerja bagi karyawan, tetapi juga hasil program yang lebih baik bagi klien kami. 

Pikiran terakhir

Ketidakhadiran mungkin sedang meningkat, namun hal ini tidak harus selalu menjadi tantangan. Dengan strategi yang tepat, sumber daya dan mitra tepercaya, perusahaan dapat melakukan lebih dari sekadar merespons ketidakhadiran - mereka dapat menguranginya. Dengan mengembangkan budaya yang mendukung kesejahteraan dan fleksibilitas, perusahaan dapat memberdayakan tenaga kerja mereka untuk tetap hadir, tetap terlibat dan terus melakukan yang terbaik. 

Untuk mengetahui bagaimana Sedgwick dapat membantu mengelola cuti dan mengelola ketidakhadiran untuk organisasi Anda, klik di sini.