Öffentliche Einrichtungen aus der Perspektive einer großen Wetterkatastrophe

von Meredith Campbell, leitende Schadensreguliererin

Öffentliche Einrichtungen (PEs) befinden sich als Versicherungsnehmer in einer einzigartigen Position, da sie in relativ engen geografischen Märkten stark vertreten sind. Angesichts der größeren gesellschaftspolitischen und finanziellen Auswirkungen von Verlusten für PEs können selbst begrenzte Ereignisse verheerende Folgen haben, die sich auf den gesamten Wahlkreis auswirken.

Angesichts einer potenziellen Katastrophe stellt sich vor allem eine Frage: Da sich nicht alle Gefahren für Eigentum ausschließen lassen, wie kann verhindert werden, dass eine Katastrophe zum Albtraum wird? Auch auf die Gefahr hin, banal zu klingen: Keine Planung ist gleichbedeutend mit einem Plan zum Scheitern.

Vorbereitung auf Katastrophen, bevor sie eintreten

Selten ist dieses Versagen beabsichtigt, aber die Auswirkungen können verheerend sein. Glücklicherweise trägt die Überprüfung bestehender Protokolle und Deckungen in Verbindung mit dem Bestreben, diese neu zu bewerten, zu aktualisieren und gegebenenfalls zu korrigieren, dazu bei, eine reibungslose Wiederherstellung nach einem Schadenfall zu gewährleisten. Mit einer Ausdehnung von fast 2.800 Meilen von Küste zu Küste variieren das Wetter (und die damit verbundenen Katastrophenereignisse) in den Vereinigten Staaten stark. In Anbetracht der Grenzen gemeinsamer Nenner betrachten wir einen potenziellen Hurrikan der Kategorie 3 – eine Kombination aus Wind und Wasser –, die einzigen beiden Naturgefahren ohne geografische Einschränkungen. Dieser gut ausgebildete Sturm mit einer Geschwindigkeit von 120 mph wird weitreichende, verheerende Schäden verursachen, die sich über das gesamte von PE versorgte Gebiet erstrecken. DasNational Hurricane Center schreibt:„Gut gebaute Holzhäuser können erhebliche Schäden davontragen oder ihre Dacheindeckung und Giebelenden verlieren. Viele Bäume werden entwurzelt oder geknickt und blockieren zahlreiche Straßen. Nach dem Sturm werden Strom und Wasser für mehrere Tage bis Wochen nicht verfügbar sein.“ Auch wenn dieser Sturm noch Wochen, Monate oder sogar Jahre von seiner Entstehung und seinen Auswirkungen entfernt ist, ist es jetzt an der Zeit, sich vorzubereiten.

Nahezu jede öffentliche Einrichtung verfügt über Pläne für den Fall einer Naturkatastrophe. In der Regel umfassen diese Pläne Evakuierungswege, Notunterkünfte oder andere Mechanismen, um ein gewisses Maß an Dienstleistungen für die Öffentlichkeit aufrechtzuerhalten. Die Aufgabe öffentlicher Einrichtungen besteht zwar darin, der Bevölkerung zu dienen, aber wann wurde diese Aufgabe zuletzt intern in den Fokus gerückt? Wie kann eine öffentliche Einrichtung weiterhin der Öffentlichkeit dienen, ohne ihre eigene Stabilität nach einer Katastrophe sicherzustellen?

Je nach Größe, Umfang und finanzieller Machbarkeit ist es verständlich, dass die meisten privaten Unternehmen in den USA keinen qualifizierten, spezialisierten Risikomanagement-Experten beschäftigen. Allzu oft wird diese Aufgabe von Verwaltungsmitarbeitern übernommen, die damit eine Doppelbelastung haben, wobei sie sich wahrscheinlich freiwillig für diese Position gemeldet haben. Da dies nicht die Hauptaufgabe dieser Mitarbeiter ist, ist es sehr wahrscheinlich, dass die folgenden Diskussionspunkte seit einiger Zeit unberücksichtigt geblieben sind.

• Versicherungsschutz: Sind alle regelmäßig auftretenden Naturgefahren durch eine Police abgedeckt? Müssen Erdbeben- oder Überschwemmungszusätze geprüft werden?
• Wertangabe: Wann wurde diese Liste der versicherten Gegenstände zuletzt abgeglichen?
  • Versichertes Eigentum
    • Bezahlen Sie immer noch Versicherungsbeiträge für ein Gebäude, das vor drei Jahren verkauft oder abgerissen wurde?
    • Wurde dieser Anbau für den Südflügel jemals in das Hauptgebäude integriert?
    • Sind diese gemieteten tragbaren Geräte in der Police enthalten? Ist in dem Mietvertrag festgelegt, dass eine Versicherung abgeschlossen werden muss?
    • Gibt es eine genaue Bestandsaufnahme der Inhalte innerhalb eines bestimmten Gebäudes oder Raums?
  • Bewertung: Ist angesichts der Pandemie, der internationalen Versand- und Lieferkrise und der aktuellen Inflation die Versicherungssumme angemessen, um beschädigte Gegenstände wiederherzustellen oder zu ersetzen?

Der Makler oder Vermittler kann Ihnen zumindest mit einer Kopie des aktuellen Zeitplans behilflich sein. Querverweise zu historischen Verkäufen usw. müssen intern überprüft werden, da jeder PE weiß, was er besitzt oder mietet.

Die Preisgestaltung ist eine komplizierte Angelegenheit. Seit Beginn der Pandemie im Jahr 2020 sind die Baupreise landesweit in die Höhe geschossen, sodass viele Versicherungsnehmer (PE oder andere) in einer Situation sind, in der ihre Wertangaben (SOV) vor diesen Marktschwankungen liegen. Schadensfälle werden auf der Grundlage des Datums des Schadens oder der Preise nach dem Schaden angepasst, was die Echtzeit widerspiegelt. Anders als jemals zuvor in der jüngeren Geschichte führt dies zu einem Konflikt zwischen dem Zeitpunkt vor und nach dem Schaden, meist zum Nachteil des Versicherungsnehmers. Während eine 80-prozentige Mitversicherungsklausel im Jahr 2017 noch gut erfüllt war, kann derselbe Dollar heute eine Versicherungsdeckung von 55 % des Wertes (ITV) ergeben. Die Abweichungen sind zwar in der Regel unbeabsichtigt, können jedoch erheblich sein und zu erheblichen Dollar-Anpassungen führen. Wenn diese Zahlen unverändert bleiben oder regelmäßig auf rein prozentualer Basis angepasst werden, kann die Beauftragung eines Gebäudebewertungsexperten wie Sedgwick notwendige SOV-Erhöhungen begründen.

Blick nach vorn

Die Zeit, sich auf eine mögliche Katastrophe vorzubereiten, ist jetzt gekommen. Es ist keine Frage des Ob, sondern des Wann eine Katastrophe eintreten wird. Auch wenn öffentliche Einrichtungen immer wieder mit neuen Herausforderungen konfrontiert werden, sind die unten aufgeführten Schritte immer gute Anhaltspunkte, die regelmäßig überprüft werden sollten.

Ein Team zusammenstellen

Wer übernimmt nach einem Schadensfall die Leitung? Nach einer Katastrophe sind wahrscheinlich sowohl Mitarbeiter als auch Führungskräfte der Gemeinde betroffen. Identifizieren Sie Talente innerhalb des Unternehmens, um ein internes Triage-Team für Versicherungsangelegenheiten zu bilden.

• Wer wird der Hauptansprechpartner sein? Wer springt ein, wenn ein Baum ihr Haus zerstört?
• Wer steht zur Verfügung, um das Anpassungsteam durch alle betroffenen Immobilien zu führen? Diese langen Tage können Überstunden erfordern.
• Wer hat Schlüssel für jede einzelne Tür in der öffentlichen Einrichtung? Funktionieren sie alle? Gibt es Ersatzschlüssel?

Identifizieren und nominieren Sie einen Kontenprüfer

Der öffentliche Sektor erfordert wie jedes andere Fachgebiet ein tiefgreifendes Verständnis für die Verwaltung großer Konten sowie für die Feinheiten des öffentlichen Dienstes in einem oft politisierten Umfeld.

• Nach einer Katastrophe werden Sanierungsunternehmen in Scharen in das Gebiet strömen. Hat die PE erwogen, vor einer Katastrophe einen Dienstleistungsvertrag mit einem solchen Unternehmen abzuschließen? Dadurch werden vereinbarte Preise und garantierte Dienstleistungen durch einen bekannten und vertrauenswürdigen Partner sichergestellt.
• Arbeitet die Versicherungsgesellschaft regelmäßig mit Architekten, Bauunternehmern, Ingenieuren, Wirtschaftsprüfern usw. zusammen? Erwägen Sie, festzulegen, dass diese nach einem Schadenfall vor Ort sind und gemeinsam mit Ihnen in Echtzeit eine Lösung erarbeiten. Eine vorherige Vereinbarung kann spätere Unstimmigkeiten erheblich reduzieren.

Alle Parteien virtuell vorstellen

• Identifizieren und bewahren Sie die Dokumente auf: Sind diese leicht zugänglich? Es ist wahrscheinlich, dass jemand danach fragen wird.
  • Digitalisieren Sie Baupläne für alle betroffenen oder im Besitz befindlichen Gebäude.
  • Werden ACM-Bücher aktualisiert?
  • Scannen Sie wichtige Dokumente in ein Dateifreigabesystem ein. Selbst ohne Stromversorgung kann heutzutage jeder einen Link von seinem Smartphone aus versenden oder die Dokumente einfach mit dem Sachbearbeiter teilen, lange bevor sie überhaupt benötigt werden.

Die Vorbereitung klingt nach einer gewaltigen Aufgabe, und natürlich wird es einige Zeit (und vielleicht auch Geld) kosten, um den Erfolg sicherzustellen. Es besteht zwar immer die Hoffnung, dass es Zeitverschwendung sein wird, aber viel wahrscheinlicher ist es, dass es gut investierte Zeit ist.

Dieser Blog ist der erste Teil einer Reihe, in der unsere Experten umsetzbare Anpassungen und Umstrukturierungen für öffentliche Einrichtungen vor, während und nach Veranstaltungen vorstellen. Seien Sie gespannt auf den zweiten Blog, der in Kürze erscheint.