En medio de expectativas y requisitos legales en constante cambio, los empresarios se enfrentan a una gran complejidad a la hora de acomodar a sus empleados en el trabajo. En virtud de la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA) y otras normativas y jurisprudencia, los empresarios están obligados, mediante un proceso interactivo y sin asumir dificultades excesivas, a realizar adaptaciones razonables para los empleados, que pueden estar reincorporándose al trabajo tras una lesión laboral, buscando apoyo para sus limitaciones cognitivas, solicitando un ajuste de acuerdo con sus creencias religiosas o tener otras necesidades diversas. Independientemente de si la adaptación está relacionada con una reclamación de indemnización por accidente laboral, una discapacidad u otro factor, los empresarios necesitan una orientación sólida para navegar por este confuso panorama.
Recientemente nos hemos puesto manos a la obra para analizar algunos de los problemas actuales del alojamiento de la mano de obra, tanto desde el punto de vista de los empresarios como de los proveedores de servicios, y nos complace compartir algunos de los puntos más destacados de nuestra conversación.
¿Por qué es tan difícil acomodar a los empleados?
Muchas organizaciones estadounidenses se esfuerzan por atender las solicitudes de adaptaciones laborales y garantizar el cumplimiento de todos los requisitos pertinentes. Entre los importantes retos a los que se enfrentan las empresas de hoy en día figuran:
- Ser proactivos y coherentes: En los últimos años, algunas empresas han buscado la coherencia y la reducción proactiva de la carga administrativa de las adaptaciones haciendo que los escritorios regulables en altura, las sillas ergonómicas, los monitores de ordenador grandes y otros equipos solicitados con frecuencia sean de uso estándar para todos los empleados. Sin embargo, el paso del trabajo presencial al trabajo a distancia y al trabajo híbrido ha complicado este planteamiento. ¿Qué ocurre si el equipo estándar no cabe en un espacio de trabajo doméstico? ¿Quién es responsable de la instalación y el mantenimiento? ¿Cómo se recupera el equipo si un empleado remoto se marcha? ¿Deberían los trabajadores híbridos recibir dos juegos de equipos? Este tipo de cuestiones plantean verdaderos problemas logísticos y dificultan bastante la contención de costes.
- Evaluación y documentación: Los empleadores necesitan procesos definidos para determinar qué solicitudes de adaptación deben concederse, así como la mejor manera de realizar esas adaptaciones en beneficio del empleado y dentro de unas pautas de gasto razonables. Cada solicitud debe considerarse por sí misma, basándose en la documentación aportada por profesionales médicos expertos. Las grandes empresas con importantes departamentos de recursos humanos (RRHH) o de gestión de riesgos pueden contar con especialistas internos encargados de evaluar críticamente las solicitudes de adaptaciones; las empresas más pequeñas que no reciben muchas solicitudes probablemente tendrán más dificultades para determinar la mejor manera de proceder.
- Presupuesto: Tanto si se trata de ausentarse del trabajo como de adquirir nuevos equipos, las adaptaciones laborales tienen un coste. (Algunos de estos gastos son obligatorios por ley, mientras que otros son lo correcto para apoyar la productividad, la seguridad y la inclusión). Muchas organizaciones tienen dificultades para presupuestar estos gastos. ¿Deben considerarse las adaptaciones de los empleados un gasto operativo, o deben incluirse en el presupuesto de RR.HH. o de gestión de riesgos?
- Sindicatos: Puede resultar muy complicado aplicar adaptaciones en un entorno sindical. Por ejemplo, los cambios de horario y las pausas en el trabajo pueden afectar a la clasificación por antigüedad del empleado y, por tanto, a todo aquello por lo que pujaría en virtud de un convenio colectivo. Además, cambiar el horario o las tareas de un empleado del sindicato como parte de una adaptación puede afectar indebidamente a los de otro empleado. Esto está resultando especialmente difícil de manejar en el marco de la nueva Ley de equidad para las trabajadoras embarazadas (Pregnant Workers Fairness Act, PWFA). (Para más información sobre la PWFA, consulte nuestro artículo sobre tendencias y novedades legislativas que afectan a la mano de obra estadounidense en el último número denuestra revista digital edge).
Estrategias eficaces
Reconociendo que el programa de cada organización es único, he aquí algunos enfoques de la gestión de alojamientos que recomendamos:
- Centralizar los procesos: Aunque algunos optan por mantener los costes en operaciones (lo que puede disuadir a los directivos de conceder adaptaciones), sugerimos centralizar el presupuesto para adaptaciones siempre que sea posible. El hecho de que todas las solicitudes de alojamiento pasen por un único equipo y fuente de financiación puede ayudar a romper los silos internos entre RR.HH. y la gestión de riesgos y facilitar una resolución de problemas más creativa. También puede hacer que las solicitudes se consideren con ojo crítico. Por ejemplo, si alguien solicita un nuevo equipo, es más probable que un equipo especializado y centralizado considere que puede bastar con una evaluación ergonómica y algo de formación sobre cómo utilizar correctamente el equipo existente.
- Proporcionar una experiencia positiva al empleado: Otra ventaja del enfoque centralizado es que permite a las empresas centrarse en la adaptación efectiva de los empleados, en lugar de en la causa de la lesión/necesidad. Además, estamos viendo una tendencia de los empleadores a aplicar opciones de vía rápida para adaptaciones por debajo de un determinado umbral (como 500 dólares) para que los empleados puedan satisfacer sus necesidades de manera más eficiente y con menos complicaciones; limitar la necesidad de una investigación exhaustiva y un proceso interactivo completo también puede reducir los costes generales para el empleador. Algunos han expresado su preocupación por la posibilidad de que la tramitación rápida aumente el volumen de solicitudes, pero, basándonos en pruebas anecdóticas, no hemos constatado que sea así.
- Aplique procesos basados en pruebas: Para ayudar a mantener bajo control los presupuestos y la demanda, desaconsejamos ofrecer una lista de opciones de adaptación entre las que los empleados puedan elegir. Lo mejor es confiar en las recomendaciones de los profesionales y en el proceso de evaluación, como ya se ha comentado, para determinar qué es adecuado y razonable.
- Cuida de ti mismo para poder cuidar de los demás: Quienes trabajan en este campo saben que gestionar las adaptaciones puede ser un trabajo difícil y emocionalmente agotador. Puede requerir conversaciones difíciles con compañeros de trabajo sobre cuestiones muy personales relacionadas con sus medios de vida, su identidad y su funcionamiento diario. Aunque nuestro objetivo general es apoyar con empatía las necesidades de los empleados en el lugar de trabajo, a veces debemos denegar solicitudes, y eso puede dar lugar a respuestas acaloradas. Dado que mayo es el Mes de la Concienciación sobre la Salud Mental, es especialmente oportuno recordar la importancia del autocuidado y de la resiliencia a la hora de procesar este tipo de interacciones desagradables. Asociarse con un proveedor experto subcontratado (como Sedgwick) puede ofrecer a los responsables internos de las adaptaciones el apoyo y los recursos adicionales que tanto necesitan.
Un agradecimiento especial a Anne Hudson, de nuestro valioso cliente Southwest Airlines, por contribuir al blog de Sedgwick.
Leer más - descubra las de Sedgwick que ayudan a las empresas a satisfacer las necesidades de sus empleados y a cumplir con la ADA, la PWFA y otros requisitos legales y normativos, y consulte nuestro último informe sobre adaptaciones laborales
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