WC en ADA: uitdagingen en best practices op het gebied van aanpassingen voor werknemers

Te midden van steeds veranderende verwachtingen en wettelijke vereisten worden werkgevers geconfronteerd met een grote complexiteit bij het aanpassen van werknemers op het werk. Op grond van de Amerikaanse Wet voor Gehandicapten (ADA) en andere regelgeving en jurisprudentie zijn werkgevers verplicht om, via een interactief proces en zonder onnodige lasten op zich te nemen, redelijke aanpassingen te maken voor werknemers - die mogelijk weer aan het werk gaan na een verwonding op de werkplek, ondersteuning zoeken voor cognitieve beperkingen, een aanpassing vragen in overeenstemming met hun religieuze overtuiging of verschillende andere behoeften hebben. Ongeacht of de aanpassing verband houdt met een arbeidsongeschiktheidsclaim, handicap of andere factor, werkgevers hebben goede begeleiding nodig bij het navigeren door dit verwarrende landschap. 

We hebben onlangs de koppen bij elkaar gestoken om een aantal van de huidige problemen op het gebied van personeelshuisvesting te onderzoeken, zowel vanuit het perspectief van de werkgever als van de dienstverlener.

Wat maakt het huisvesten van werknemers zo uitdagend?

Veel organisaties in de Verenigde Staten hebben moeite om de aanvragen voor werkaanpassingen bij te houden en om ervoor te zorgen dat aan alle relevante eisen wordt voldaan. De belangrijkste uitdagingen voor de werkgevers van vandaag zijn onder andere:

• Proactief en consistent zijn:De afgelopen jaren hebben sommige bedrijven gestreefd naar consistentie en proactief de administratieve lasten van aanpassingen willen verminderen door in hoogte verstelbare bureaus, ergonomische stoelen, grote computermonitors en andere veelgevraagde apparatuur standaard voor alle werknemers beschikbaar te stellen. De verschuiving van werken op locatie naar werken op afstand en hybride regelingen heeft die aanpak echter gecompliceerd gemaakt. Wat gebeurt er als de standaardapparatuur niet past in een thuiswerkplek? Wie is verantwoordelijk voor de installatie en het onderhoud? Hoe wordt de apparatuur teruggehaald als een telewerker vertrekt? Moeten hybride werknemers twee sets apparatuur krijgen? Dit soort vragen leveren echte logistieke problemen op en maken kostenbeheersing behoorlijk moeilijk.
  

Werkgevers hebben vastomlijnde processen nodig om te bepalen welke verzoeken om aanpassingen moeten worden ingewilligd en hoe deze aanpassingen het best kunnen worden uitgevoerd in het voordeel van de werknemer en binnen de richtlijnen voor redelijke uitgaven.

• Budget:Of het nu gaat om vrije tijd of de aanschaf van nieuwe apparatuur, aan aanpassingen op het werk zijn kosten verbonden. (Sommige van deze uitgaven zijn wettelijk verplicht, terwijl andere nodig zijn om de productiviteit, veiligheid en inclusie te bevorderen.) Veel organisaties worstelen met de vraag hoe ze deze uitgaven moeten begroten. Moeten aanpassingen voor werknemers worden beschouwd als operationele kosten, of horen ze thuis in het budget voor HR of risicobeheer?

• Georganiseerde arbeid:Het kan erg lastig zijn om aanpassingen door te voeren in een vakbondsomgeving. Zo kunnen wijzigingen in het rooster en werkpauzes van invloed zijn op de anciënniteitsrangorde van de werknemer – en dus op alles waarvoor zij zouden bieden in het kader van een collectieve arbeidsovereenkomst. Bovendien kan het wijzigen van het rooster of de taken van een vakbondsmedewerker als onderdeel van een aanpassing ongepaste gevolgen hebben voor die van een andere medewerker. Dit blijkt bijzonder moeilijk te zijn onder de nieuwe Pregnant Workers Fairness Act (PWFA). (Voor meer informatie over de PWFA, zie ons artikel over wetgevende trends en ontwikkelingen die van invloed zijn op de Amerikaanse beroepsbevolking in de nieuwste uitgave van ons digitale magazine, edge.)

Slimme accommodaties. Sterker personeelsbestand.

Onze bewezen oplossing voor accommodaties stroomlijnt de naleving van ADA met snelle, technische ondersteuning die leidt tot betere resultaten voor iedereen.

Meer informatie over onze accommodatieoplossing →

Effectieve strategieën

Omdat we beseffen dat het programma van elke organisatie uniek is, raden we hier een paar benaderingen van accommodatiebeheer aan:

• Centraliseer processen: Hoewel sommigen ervoor kiezen om de kosten binnen de bedrijfsvoering te houden (wat managers kan ontmoedigen om aanpassingen toe te staan), raden wij aan om het budget voor aanpassingen waar mogelijk te centraliseren. Door alle verzoeken om aanpassingen via één team en één financieringsbron te laten lopen, kunnen interne silo's tussen HR en risicobeheer worden doorbroken en kan creatievere probleemoplossing worden bevorderd. Het kan er ook toe leiden dat verzoeken met een kritische blik worden bekeken. Als iemand bijvoorbeeld nieuwe apparatuur aanvraagt, zal een speciaal, gecentraliseerd team eerder geneigd zijn om te overwegen dat een ergonomische evaluatie en enige voorlichting over het juiste gebruik van bestaande apparatuur voldoende zijn.
• Zorg voor een positieve werknemerservaring: Een ander voordeel van de gecentraliseerde aanpak is dat werkgevers zich kunnen blijven richten op het effectief tegemoetkomen aan de behoeften van werknemers, in plaats van op de oorzaak van het letsel/de behoefte. Daarnaast zien we een trend waarbij werkgevers fast track-opties implementeren voor voorzieningen onder een bepaalde drempel (zoals $ 500), zodat werknemers efficiënter en met minder gedoe in hun behoeften kunnen voorzien. Door de noodzaak van uitgebreid onderzoek en een volledig interactief proces te beperken, kunnen ook de totale kosten voor de werkgever worden verlaagd. Sommigen hebben hun bezorgdheid geuit dat fast tracking het volume kan doen toenemen, maar op basis van anekdotisch bewijs hebben we niet geconstateerd dat dit het geval is.
• Implementeer op bewijs gebaseerde processen: Om budgetten en vraag onder controle te houden, raden we af om een lijst met accommodatiemogelijkheden aan te bieden waaruit werknemers kunnen kiezen. In plaats daarvan kunt u het beste vertrouwen op professionele aanbevelingen en het hierboven beschreven evaluatieproces om te bepalen wat passend en redelijk is.
• Zorg goed voor jezelf, zodat je voor anderen kunt zorgen: Wie in deze sector werkt, weet dat het beheren van voorzieningen een moeilijke en emotioneel uitputtende taak kan zijn. Het kan uitdagende gesprekken met collega's vereisen over zeer persoonlijke zaken die verband houden met hun levensonderhoud, identiteit en dagelijks functioneren. Hoewel ons overkoepelende doel is om de behoeften van werknemers op de werkplek empathisch te ondersteunen, moeten we soms verzoeken afwijzen – en dat kan tot verhitte reacties leiden. Aangezien mei de maand van de geestelijke gezondheid is, is het bijzonder geschikt om het belang van zelfzorg en het opbouwen van veerkracht bij het verwerken van dergelijke onaangename interacties te benadrukken. Door samen te werken met een externe deskundige leverancier (zoals Sedgwick) kunnen degenen die verantwoordelijk zijn voor accommodaties binnen het bedrijf de broodnodige ondersteuning en extra middelen krijgen.

Speciale dank aan Anne Hudson van onze gewaardeerde klant Southwest Airlines voor haar bijdrage aan de Sedgwick blog.

Meer informatie - ontdek Sedgwick's job accommodatie oplossingen die werkgevers helpen de behoeften van werknemers te ondersteunen en te voldoen aan de ADA, PWFA en andere wettelijke en regelgevende vereisten, en bekijk ons meest recente rapport over de stand van zaken op het gebied van aanpassingen

Neem contact met ons op voor meer informatie over onze oplossingen