WC dan ADA: tantangan dan praktik terbaik dalam akomodasi karyawan

Di tengah ekspektasi dan persyaratan hukum yang terus berubah, pemberi kerja menghadapi kerumitan yang besar dalam mengakomodasi karyawan di tempat kerja. Berdasarkan Undang-Undang Penyandang Disabilitas Amerika (ADA) dan peraturan serta hukum kasus lainnya, pemberi kerja diwajibkan, dengan menggunakan proses interaktif dan tanpa menimbulkan kesulitan yang tidak semestinya, untuk memberikan akomodasi yang wajar bagi karyawan - yang mungkin sedang dalam masa transisi kembali bekerja setelah mengalami kecelakaan di tempat kerja, mencari bantuan untuk keterbatasan kognitif, meminta penyesuaian sesuai dengan keyakinan agamanya, atau memiliki berbagai kebutuhan lainnya. Terlepas dari apakah akomodasi tersebut berkaitan dengan klaim kompensasi pekerja (WC), disabilitas, atau faktor lainnya, pemberi kerja memerlukan panduan yang baik dalam menavigasi lanskap yang membingungkan ini. 

Baru-baru ini kami berkumpul untuk mengeksplorasi beberapa isu terkini dalam akomodasi tenaga kerja dari perspektif pemberi kerja dan penyedia layanan, dan kami dengan senang hati membagikan beberapa hal penting dari perbincangan kami.

Apa yang membuat mengakomodasi karyawan begitu menantang?

Banyak organisasi di AS yang berjuang untuk memenuhi permintaan akomodasi pekerjaan dan memastikan kepatuhan terhadap semua persyaratan yang relevan. Tantangan signifikan yang dihadapi pemberi kerja saat ini antara lain:

• Menjadi proaktif dan konsisten:Dalam beberapa tahun terakhir, beberapa perusahaan telah berusaha untuk konsisten dan secara proaktif mengurangi beban administratif akomodasi dengan menjadikan meja yang dapat disesuaikan ketinggiannya, kursi ergonomis, monitor komputer besar, dan peralatan lain yang sering diminta sebagai perlengkapan standar untuk semua karyawan. Namun, peralihan dari kerja di kantor ke kerja jarak jauh dan hybrid telah mempersulit pendekatan tersebut. Apa yang terjadi jika peralatan standar tidak cocok untuk ruang kerja di rumah? Siapa yang bertanggung jawab atas pemasangan dan pemeliharaan? Bagaimana peralatan diambil kembali jika karyawan remote berhenti bekerja? Apakah pekerja hybrid harus menerima dua set peralatan? Pertanyaan-pertanyaan semacam ini menimbulkan masalah logistik yang nyata dan membuat pengendalian biaya menjadi sangat sulit.
  

Pemberi kerja memerlukan proses yang jelas untuk menentukan permintaan akomodasi mana yang akan diberikan, serta cara terbaik untuk memberikan akomodasi tersebut demi keuntungan karyawan dan dalam pedoman pengeluaran yang wajar.

• Anggaran:Baik itu waktu luang dari pekerjaan atau pembelian peralatan baru, terdapat biaya yang terkait dengan akomodasi pekerjaan. (Beberapa pengeluaran ini diwajibkan secara hukum, sementara yang lain merupakan hal yang tepat untuk dilakukan guna mendukung produktivitas, keselamatan, dan inklusi.) Banyak organisasi kesulitan dalam menentukan anggaran untuk pengeluaran ini. Apakah akomodasi karyawan harus dianggap sebagai pengeluaran operasional, ataukah seharusnya dimasukkan ke dalam anggaran HR atau manajemen risiko?

• Serikat pekerja:Menerapkan akomodasi di lingkungan serikat pekerja bisa sangat rumit. Misalnya, perubahan jadwal dan istirahat kerja dapat memengaruhi peringkat senioritas karyawan — dan oleh karena itu, hal-hal yang akan mereka ajukan dalam perjanjian perundingan bersama. Selain itu, mengubah jadwal atau tugas seorang karyawan serikat pekerja sebagai bagian dari akomodasi dapat secara tidak pantas memengaruhi jadwal atau tugas karyawan lain. Hal ini terbukti sangat sulit untuk diatasi di bawah Undang-Undang Keadilan Pekerja Hamil yang baru. (Untuk informasi lebih lanjut tentang PWFA, lihat artikel kami tentang tren dan perkembangan legislatif yang memengaruhi tenaga kerja AS dalam edisi terbaru Edging up dari majalah digital kami, edge.)

Akomodasi yang cerdas. Tenaga kerja yang lebih kuat.

Solusi akomodasi kami yang telah terbukti menyederhanakan kepatuhan terhadap ADA dengan dukungan yang cepat dan didukung teknologi yang mendorong hasil yang lebih baik bagi semua orang.

Pelajari lebih lanjut tentang solusi akomodasi kami →

Strategi yang efektif

Menyadari bahwa program setiap organisasi itu unik, berikut ini adalah beberapa pendekatan manajemen akomodasi yang kami rekomendasikan:

• Sentralisasi proses: Meskipun beberapa pihak memilih untuk mempertahankan biaya operasional (yang mungkin menghambat manajer dalam memberikan akomodasi), kami menyarankan untuk menyentralisasi anggaran akomodasi sejauh mungkin. Dengan mengalirkan semua permintaan akomodasi melalui satu tim dan sumber pendanaan, hal ini dapat membantu menghilangkan sekat internal antara HR dan manajemen risiko, serta memfasilitasi pemecahan masalah yang lebih kreatif. Hal ini juga dapat menyebabkan permintaan tersebut dievaluasi dengan lebih kritis. Misalnya, jika seseorang meminta peralatan baru, tim yang terpusat dan khusus lebih mungkin mempertimbangkan bahwa evaluasi ergonomis dan pendidikan tentang cara menggunakan peralatan yang ada dengan benar mungkin sudah cukup.
• Memberikan pengalaman kerja yang positif bagi karyawan: Salah satu keuntungan dari pendekatan terpusat adalah memungkinkan pemberi kerja untuk tetap fokus pada akomodasi yang efektif bagi karyawan, daripada penyebab cedera/kebutuhan tersebut. Selain itu, kami melihat tren di mana pemberi kerja menerapkan opsi jalur cepat untuk akomodasi di bawah ambang batas tertentu (seperti $500) agar karyawan dapat memenuhi kebutuhannya dengan lebih efisien dan tanpa repot; membatasi kebutuhan akan penyelidikan mendalam dan proses interaktif penuh juga dapat mengurangi biaya keseluruhan bagi pemberi kerja. Beberapa pihak mengkhawatirkan bahwa jalur cepat dapat meningkatkan volume, tetapi berdasarkan bukti anekdotal, kami belum menemukan hal tersebut terjadi.
• Implementasikan proses berbasis bukti: Untuk membantu mengontrol anggaran dan permintaan, kami menyarankan agar tidak menyediakan daftar opsi akomodasi yang dapat dipilih oleh karyawan. Sebaliknya, lebih baik mengandalkan rekomendasi profesional dan proses evaluasi, seperti yang dibahas di atas, untuk menentukan apa yang sesuai dan wajar.
• Jaga diri Anda sendiri, agar Anda dapat merawat orang lain: Mereka yang bekerja di bidang ini tahu bahwa mengelola akomodasi dapat menjadi pekerjaan yang sulit dan melelahkan secara emosional. Hal ini mungkin memerlukan percakapan yang menantang dengan rekan kerja tentang masalah pribadi yang mendalam terkait dengan mata pencaharian, identitas, dan fungsi sehari-hari mereka. Meskipun tujuan utama kami adalah mendukung kebutuhan karyawan di tempat kerja dengan empati, terkadang kami harus menolak permintaan — dan hal itu dapat menimbulkan respons yang panas. Dengan Mei sebagai Bulan Kesadaran Kesehatan Mental, saat ini sangat tepat untuk menekankan pentingnya perawatan diri dan membangun ketahanan dalam menghadapi interaksi yang tidak menyenangkan. Berkolaborasi dengan penyedia layanan eksternal yang ahli (seperti Sedgwick) dapat memberikan dukungan dan sumber daya tambahan yang sangat dibutuhkan bagi mereka yang bertanggung jawab atas akomodasi di dalam perusahaan.

Terima kasih khusus kepada Anne Hudson dari klien kami, Southwest Airlines, yang telah berkontribusi pada blog Sedgwick.

Pelajari lebih lanjut - jelajahi Sedgwick solusi akomodasi pekerjaan yang membantu pemberi kerja mendukung kebutuhan karyawan dan mematuhi ADA, PWFA, serta persyaratan hukum dan peraturan lainnya, dan tinjau laporan terbaru kami laporan terkini kami tentang akomodasi

Hubungi kami untuk mempelajari lebih lanjut tentang solusi kami