Cuti berselang-seling dan deteksi penipuan

Pengusaha sering kalikesulitandalam mengidentifikasi dan menangani dugaan penipuan saat menangani permohonan cuti tidak tetap. Meskipun hal ini bisa terasa menakutkan, pengusaha dapat mengambil langkah-langkah proaktif untuk membantu menangani dugaan penipuan tersebut sebelum mengambil tindakan.

Jika Anda menduga ada karyawan yang menggunakan jasa penyedia layanan kesehatan yang mungkin mengisi formulir sertifikasi kesehatan atas permintaan, pertimbangkan langkah-langkah berikut ini.

Surat keterangan cuti

Pertama, teliti sertifikat tersebut dengan cermat untuk memastikan bahwa sertifikat tersebut “lengkap dan memadai,” sama seperti yang Anda lakukan pada sertifikat lainnya. Ikuti definisi mengenai “lengkap dan memadai” yang ditetapkan dalam peraturan Undang-Undang Cuti Keluarga dan Medis (FMLA) federal:¹

• Lengkap: Jika terdapat entri yang belum lengkap, mungkin diperlukan penyelidikan lebih lanjut. 
• Cukup: Jika informasi tersebut tersedia tetapi tanggapannya “tidak jelas, ambigu, atau tidak relevan,” itu merupakan tanda bahaya.¹

Minta karyawan untuk melengkapi informasi yang kurang atau tidak jelas. Kemudian berikan mereka waktu setidaknya tujuh hari kalender dan lihat apa yang mereka serahkan. Peraturan tersebut dengan jelas menyatakan bahwa jika kekurangan tersebut tidak diperbaiki, cuti FMLA dapat ditolak.

Pendapat kedua dan ketiga

Meminta pendapat kedua dan ketiga adalah salah satu dari sedikit cara yang dapat Anda gunakan untuk menangani dugaan penyalahgunaan oleh penyedia layanan sesuai permintaan, dan ini adalah cara paling efektif yang Anda miliki. Penyedia layanan sesuai permintaan menawarkan layanan dengan cepat, sehingga karyawan tidak perlu menunggu jadwal janji temu dengan penyedia layanan kesehatan reguler mereka, dan layanan tersebut sering kali ditawarkan melalui platform digital.

Apabila suatu masalah cukup serius sehingga memerlukan tindakan yang lebih tegas, meminta pendapat kedua dan ketiga merupakan pilihan terbaik bagi semua karyawan yang menggunakan penyedia layanan tersebut. Hal ini membantu memastikan bahwa permintaan Anda tidak menimbulkan dampak diskriminatif.

Jika pendapat tambahan tersebut tidak membuktikan bahwa karyawan tersebut memang memerlukan cuti, maka cuti tersebut dapat diperlakukan sebagai cuti berbayar atau tidak berbayar sesuai dengan kebijakan cuti yang telah ditetapkan oleh pemberi kerja. Dan jika hal ini sering terjadi, karyawan akan menyadari bahwa menggunakan penyedia layanan semacam itu mungkin bukanlah pilihan terbaik.

Permohonan perpanjangan sertifikasi

Selain pendapat kedua dan ketiga, Anda dapat melakukan sertifikasi ulang atas cuti jika Anda menerima surat keterangan yang lengkap dan memadai. Perhatikan penggunaan kata “dapat” di sini, karena sertifikasi ulang hanya dapat dilakukan jika terjadi peristiwa tertentu.

Selain alasan-alasan umum untuk mengajukan permohonan sertifikasi ulang dalam waktu kurang dari 30 hari—seperti ketika Anda menerima permohonan perpanjangan atau jika keadaan berubah secara signifikan—alasan paling mungkin untuk sertifikasi ulang adalah bahwa pemberi kerja telah menerima informasi yang menimbulkan keraguan terhadap alasan cuti yang diajukan oleh karyawan.²

Keputusan karyawan untuk menggunakan penyedia layanan sesuai permintaan dalam mengisi formulir sertifikasi tidak selalu menjadi alasan untuk meminta sertifikasi ulang. Anda kemungkinan besar memerlukan alasan lain, selain adanya penyedia layanan sesuai permintaan, untuk membenarkan permintaan sertifikasi ulang tersebut.

Dalam hal dugaan penipuan dan penyalahgunaan, alat-alat ini dapat membantu pemberi kerja menangani potensi masalah apa pun. Namun, alat-alat ini juga dapat digunakan untuk setiap klaim FMLA guna memastikan bahwa klaim tersebut ditangani dengan cara yang serupa.

Referensi

1. Peraturan Federal. 29 CFR § 825.305(c) Aturan Umum Sertifikasi.
2. Peraturan Federal. § 825.308(c) Perpanjangan izin kerja yang diambil karena kondisi kesehatan serius yang dialami karyawan sendiri atau kondisi kesehatan serius yang dialami anggota keluarganya.