Periodisk permisjon og svindeloppdagelse

Arbeidsgivere sliter ofte med hvordan de skal identifisere og håndtere mistenkt svindel når de håndterer forespørsler om periodisk permisjon. Selv om disse sakene kan være skremmende, kan arbeidsgivere proaktivt iverksette tiltak for å håndtere mistenkt svindel før de iverksetter tiltak.

Hvis du mistenker at ansatte bruker helsepersonell som fyller ut helseerklæringsskjemaer på forespørsel, bør du vurdere følgende tiltak.

Permisjonssertifisering

Først må du gjennomgå sertifiseringen nøye for å sikre at den er «fullstendig og tilstrekkelig», akkurat som du ville gjort med enhver sertifisering. Følg definisjonene av «fullstendig og tilstrekkelig» gitt i den føderale forskriften om familie- og medisinsk permisjon (FMLA): ¹

• Fullstendig: Hvis det er ufullstendige oppføringer, kan det være nødvendig med ytterligere undersøkelser. 
• Tilstrekkelig: Hvis informasjonen er der, men svarene er «vage, tvetydige eller ikke-responsive», er det et rødt flagg ^.

Be ansatte om å oppgi manglende eller vag informasjon. Gi dem deretter minst syv kalenderdager og se hva de oppgir. Forskriftene sier tydelig at dersom manglene ikke rettes (eller fikses), kan FMLA-permisjon nektes.

Andre og tredje meninger

Å be om en annen og en tredje vurdering er et av få verktøy du kan bruke for å bekjempe mistanke om misbruk fra en helsepersonell på forespørsel, og det er det kraftigste i verktøykassen din. Helsepersonell på forespørsel tilbyr tjenester raskt, i stedet for at en ansatt må vente på en avtale med sin vanlige helsepersonell, og tjenester tilbys ofte via en digital plattform.

Når et problem er stort nok til å kreve en mer kraftfull respons, er det beste alternativet for alle ansatte som bruker den spesifikke leverandøren å velge en annen eller tredje vurdering. Dette bidrar til å sikre at forespørslene dine ikke har noen diskriminerende innvirkning.

Hvis tilleggsuttalelsene ikke fastslår behovet for en ansatts permisjon, kan permisjonen behandles som betalt eller ulønnet permisjon i henhold til arbeidsgiverens etablerte permisjonsregler. Og hvis dette skjer ofte nok, vil ansatte lære at det kanskje ikke er den beste ideen å bruke denne typen leverandører.

Resertifisering av permisjon

I tillegg til andre og tredje vurderinger, kan du resertifisere en permisjon hvis du mottar en fullstendig og tilstrekkelig sertifisering. Legg merke til bruken av «kan» her, fordi resertifisering bare er et tilgjengelig verktøy hvis visse hendelser inntreffer.

Utover de typiske grunnene til å be om resertifisering på mindre enn 30 dager når du mottar en forespørsel om forlengelse eller hvis omstendighetene endrer seg vesentlig, er den mest sannsynlige årsaken til resertifisering at en arbeidsgiver har mottatt informasjon som sår tvil om en ^ansatts grunn til permisjon.

At den ansatte velger å bruke en leverandør av tjenester på forespørsel til å fylle ut et sertifiseringsskjema, er ikke nødvendigvis en grunn til å be om resertifisering. Du vil sannsynligvis trenge en annen grunn, i tillegg til tilstedeværelsen av leverandører på forespørsel, for å rettferdiggjøre en resertifisering.

Når det gjelder mistanke om svindel og misbruk, kan disse verktøyene hjelpe arbeidsgivere med å håndtere potensielle problemer. Men disse verktøyene kan også brukes til ethvert FMLA-krav for å sikre at de administreres på en lignende måte.

Referanser

1. Kodeks med føderale forskrifter. 29 CFR § 825.305(c) Generell regel for sertifisering .
2. Kodeks for føderale forskrifter. § 825.308(c) Gjenkjenning av permisjon tatt på grunn av en ansatts egen alvorlige helsetilstand eller et familiemedlems alvorlige helsetilstand .