Overtidsfrihed og afsløring af svig

Arbejdsgivereharoftesværtved at afgøre, hvordan de skal identificere og håndtere mistanke om svig i forbindelse med ansøgninger om orlov med afbrydelser. Selvom disse situationer kan virke uoverskuelige, kan arbejdsgivere proaktivt træffe foranstaltninger for at imødegå mistanke om svig, inden de griber ind.

Hvis du har mistanke om, at medarbejdere benytter sundhedsudbydere, der muligvis udfylder helbredsattester på forespørgsel, bør du overveje følgende foranstaltninger.

Fritagelsescertifikat

Gennemgå først attesteringen omhyggeligt for at sikre, at den er »fuldstændig og tilstrækkelig«, ligesom du ville gøre med enhver anden attestering. Følg definitionerne på »fuldstændig og tilstrækkelig«, som er fastsat i bestemmelserne i den føderale lov om familie- og sygeorlov (FMLA):¹

• Fuldstændig: Hvis der er ufuldstændige oplysninger, kan det være nødvendigt at foretage en nærmere undersøgelse. 
• Tilstrækkeligt: Hvis oplysningerne er til stede, men svarene er »vage, tvetydige eller ikke relevante«, er det et advarselssignal.¹

Bed medarbejderne om at fremsende manglende eller uklare oplysninger. Giv dem derefter mindst syv kalenderdage, og se, hvad de fremsender. I reglerne står det klart, at hvis manglerne ikke udbedres, kan ansøgningen om FMLA-orlov blive afslået.

Anden- og tredjeudtalelser

At indhente en anden og tredje udtalelse er et af de få redskaber, du har til rådighed til at imødegå mistanke om misbrug fra en on-demand-udbyder, og det er det mest effektive redskab i din værktøjskasse. On-demand-udbydere leverer ydelser hurtigt, i stedet for at en medarbejder skal vente på en tid hos sin faste sundhedsudbyder, og ydelserne tilbydes ofte via en digital platform.

Når et problem er så alvorligt, at det kræver en mere håndfast reaktion, er det den bedste løsning for alle medarbejdere, der benytter den pågældende udbyder, at indhente en anden og tredje udtalelse. Dette er med til at sikre, at jeres henvendelser ikke får nogen diskriminerende konsekvenser.

Hvis de supplerende udtalelser ikke godtgør, at der er behov for en medarbejders orlov, kan orloven behandles som betalt eller ubetalt orlov i henhold til arbejdsgiverens gældende orlovsregler. Og hvis dette sker ofte nok, vil medarbejderne indse, at det måske ikke er den bedste idé at benytte sig af denne type udbydere.

Gencertificering af orlov

Ud over en anden og tredje udtalelse kan du genbekræfte en orlov, hvis du modtager en fuldstændig og tilstrækkelig attest. Læg mærke til brugen af ordet »kan« her, da genbekræftelse kun er et tilgængeligt redskab, hvis visse begivenheder indtræffer.

Bortset fra de sædvanlige årsager til at anmode om en fornyet godkendelse inden for mindre end 30 dage – f.eks. hvis man modtager en anmodning om forlængelse, eller hvis omstændighederne ændrer sig væsentligt – er den mest sandsynlige årsag til en fornyet godkendelse, at en arbejdsgiver har modtaget oplysninger, der sår tvivl om en medarbejders begrundelse for orloven.²

Medarbejderens valg af at benytte en on-demand-udbyder til at udfylde et certificeringsskema er ikke nødvendigvis en grund til at kræve en ny certificering. Du vil sandsynligvis have brug for en anden begrundelse, ud over brugen af on-demand-udbydere, for at kunne begrunde en ny certificering.

Når der er mistanke om svindel og misbrug, kan disse værktøjer hjælpe arbejdsgivere med at håndtere eventuelle problemer. Men disse værktøjer kan også anvendes i forbindelse med alle FMLA-ansøgninger for at sikre, at de behandles på samme måde.

Referencer

1. Code of Federal Regulations. 29 CFR § 825.305(c) Generel regel om certificering.
2. Code of Federal Regulations. § 825.308(c) Fornyet godkendelse af orlov, der er taget på grund af en medarbejders egen alvorlige helbredstilstand eller et familiemedlems alvorlige helbredstilstand.