Tijdelijk verlof en fraudedetectie

Werkgevershebbenvaakmoeitemet het herkennen en aanpakken van vermoedelijke fraude bij verzoeken om tijdelijk verlof. Hoewel dit lastige kwesties kunnen zijn, kunnen werkgevers proactief maatregelen nemen om vermoedelijke fraude aan te pakken voordat ze daadwerkelijk ingrijpen.

Als u vermoedt dat werknemers gebruikmaken van zorgverleners die op verzoek gezondheidsverklaringen invullen, kunt u de volgende maatregelen overwegen.

Vrijgave van certificering

Controleer allereerst de verklaring zorgvuldig om er zeker van te zijn dat deze „volledig en toereikend“ is, net zoals u dat bij elke andere verklaring zou doen. Houd u daarbij aan de definities van „volledig en toereikend“ zoals vastgelegd in de federale regelgeving van de Family and Medical Leave Act (FMLA):¹

• Volledig: Als er onvolledige gegevens zijn, kan nader onderzoek nodig zijn. 
• Voldoende: Als de informatie wel aanwezig is, maar de antwoorden „vaag, dubbelzinnig of niet ter zake“ zijn, is dat een alarmsignaal.¹

Vraag medewerkers om ontbrekende of onduidelijke informatie aan te vullen. Geef hen vervolgens ten minste zeven kalenderdagen de tijd en kijk wat ze aanleveren. In de regelgeving staat duidelijk vermeld dat als de tekortkomingen niet worden verholpen (of gecorrigeerd), FMLA-verlof kan worden geweigerd.

Tweede en derde mening

Het inwinnen van een tweede en derde mening is een van de weinige middelen die u kunt inzetten om vermoedelijk misbruik door een on-demand-zorgverlener tegen te gaan, en het is het krachtigste middel dat u tot uw beschikking heeft. On-demand-zorgverleners bieden snel hulp, in plaats van dat een werknemer moet wachten op een afspraak bij zijn of haar vaste zorgverlener, en deze hulp wordt vaak via een digitaal platform aangeboden.

Wanneer een kwestie zo belangrijk is dat een krachtiger optreden gerechtvaardigd is, is het inwinnen van een tweede en derde mening de beste keuze voor alle medewerkers die gebruikmaken van de betreffende dienstverlener. Zo voorkomt u dat uw verzoeken tot discriminatie leiden.

Als uit de aanvullende adviezen niet blijkt dat het verlof van een werknemer noodzakelijk is, kan het verlof worden behandeld als betaald of onbetaald verlof volgens het vastgestelde verlofbeleid van de werkgever. En als dit vaak genoeg gebeurt, zullen werknemers inzien dat het misschien niet zo’n goed idee is om gebruik te maken van dit soort dienstverleners.

Hercertificering

Naast een tweede en derde advies kunt u een verlof opnieuw laten goedkeuren als u een volledige en toereikende verklaring ontvangt. Let op het gebruik van ‘kunt’ hier, want hercertificering is alleen mogelijk als aan bepaalde voorwaarden is voldaan.

Afgezien van de gebruikelijke redenen om binnen 30 dagen om hercertificering te verzoeken – bijvoorbeeld wanneer u een verzoek om verlenging ontvangt of als de omstandigheden ingrijpend veranderen – is de meest waarschijnlijke reden voor hercertificering dat een werkgever informatie heeft ontvangen die twijfel doet rijzen over de reden van een werknemer voor verlof.²

Het feit dat een medewerker ervoor kiest om een on-demand-dienstverlener in te schakelen voor het invullen van een certificeringsformulier, is niet per se een reden om hercertificering aan te vragen. Naast het feit dat er on-demand-dienstverleners beschikbaar zijn, zult u waarschijnlijk nog een andere reden nodig hebben om hercertificering te rechtvaardigen.

Als er sprake is van vermoedelijke fraude of misbruik, kunnen deze hulpmiddelen werkgevers helpen om eventuele problemen aan te pakken. Maar deze hulpmiddelen kunnen ook worden gebruikt bij elke FMLA-aanvraag, om ervoor te zorgen dat deze op dezelfde manier worden afgehandeld.

Referenties

1. Code of Federal Regulations. 29 CFR § 825.305(c) Algemene regel inzake certificering.
2. Code of Federal Regulations. § 825.308(c) Hercertificeringen voor verlof dat is opgenomen vanwege een ernstige gezondheidstoestand van de werknemer zelf of van een gezinslid.