Congé intermittent et détection de fraude

Les employeurs ont souvent de la difficulté à identifier et gérer les fraudes présumées lorsqu’ils font face à des demandes de congé intermittents. Bien que ces situations puissent être intimidantes, les employeurs peuvent prendre des mesures proactives pour aider à traiter la fraude présumée avant d’agir.

Si vous soupçonnez que des employés font appel à des fournisseurs de soins de santé qui remplissent des formulaires de certification de santé sur demande, considérez les mesures suivantes.

Certification de congé

D’abord, examinez attentivement la certification pour vous assurer qu’elle est « complète et suffisante », tout comme vous le feriez pour toute certification. Suivez les définitions de « complet et suffisant » prévues par les règlements fédéraux sur le congé familial et médical (FMLA) : ¹

• Complet : S’il y a des entrées incomplètes, une enquête plus approfondie peut être nécessaire. 
• Suffisant : Si l’information est là mais que les réponses sont « vagues, ambiguës ou non réactives », c’est un signal d’alarme. ¹

Demandez aux employés de fournir des informations manquantes ou vagues. Ensuite, donnez-leur au moins sept jours calendaires et voyez ce qu’ils offrent. Les règlements stipulent clairement que si les lacunes ne sont pas corrigées (ou corrigées), le congé FMLA peut être refusé.

Deuxième et troisième avis

Demander un deuxième et un troisième avis est l’un des rares outils que vous pouvez utiliser pour combattre les abus présumés d’un fournisseur sur demande, et c’est le plus puissant de votre coffret. Les fournisseurs à la demande offrent des services rapidement, au lieu qu’un employé attende un rendez-vous avec son fournisseur de soins de santé habituel, et les services sont souvent offerts via une plateforme numérique.

Quand un problème est assez important pour justifier une réponse plus ferme, choisir la deuxième et troisième opinion est la meilleure option pour tous les employés qui utilisent ce fournisseur spécifique. Cela aide à s’assurer qu’il n’y a aucun impact discriminatoire sur vos demandes.

Si les avis additionnels n’établissent pas la nécessité d’un congé pour un employé, le congé peut être considéré comme payé ou non payé selon les politiques de congé établies par l’employeur. Et si cela arrive assez souvent, les employés apprendront que ce n’est peut-être pas la meilleure idée d’utiliser ce type de fournisseurs.

Recertification des congés

En plus des deuxièmes et troisièmes avis, vous pouvez recertifier un congé si vous obtenez une certification complète et suffisante. Remarquez l’utilisation de « may » ici, car la recertification n’est un outil disponible que si certains événements se produisent.

En dehors des raisons habituelles de demander une recertification dans moins de 30 jours lorsque vous recevez une demande de prolongation ou si les circonstances changent considérablement, la raison la plus probable est qu’un employeur a reçu des informations qui remet en question la raison d’un congé d’un employé. ²

Le choix de l’employé d’utiliser un fournisseur à la demande pour remplir un formulaire de certification n’est pas nécessairement une raison de demander une recertification. Vous aurez probablement besoin d’une autre raison, en plus de la présence de fournisseurs à la demande, pour justifier une recertification.

En ce qui concerne la fraude suspectée et la mauvaise utilisation, ces outils peuvent aider les employeurs à régler tout problème potentiel. Mais ces outils peuvent aussi être utilisés pour toute demande FMLA afin de s’assurer qu’ils sont administrés de manière similaire.

Références

1. Code des règlements fédéraux. 29 CFR § 825.305(c) Règle générale de certification.
2. Code des règlements fédéraux. § 825.308(c) Recertifications pour des congés pris en raison de la condition de santé grave d’un employé ou de l’état de santé grave d’un membre de la famille.