Congés intermittents et détection des fraudes

Les employeursontsouventdu malà identifier et à gérer les cas de fraude présumée lorsqu'ils sont confrontés à des demandes de congés ponctuels. Bien que ces situations puissent sembler intimidantes, les employeurs peuvent prendre des mesures proactives pour aider à traiter les cas de fraude présumée avant de prendre des dispositions.

Si vous soupçonnez que certains employés font appel à des professionnels de santé susceptibles de remplir des formulaires de certification médicale à la demande, envisagez les mesures suivantes.

Certificat de congé

Commencez par examiner attentivement l'attestation afin de vous assurer qu'elle est « complète et suffisante », comme vous le feriez pour n'importe quelle autre attestation. Reportez-vous aux définitions des termes « complète » et « suffisante » fournies par la réglementation fédérale relative à la loi sur le congé familial et médical (FMLA) :¹

• Complète : s'il y a des entrées incomplètes, un examen plus approfondi pourrait s'avérer nécessaire. 
• Suffisant : si les informations sont présentes mais que les réponses sont « vagues, ambiguës ou hors sujet », c'est un signal d'alarme.¹

Demandez aux employés de fournir les informations manquantes ou imprécises. Accordez-leur ensuite un délai d'au moins sept jours calendaires et voyez ce qu'ils vous fournissent. La réglementation stipule clairement que si ces lacunes ne sont pas comblées (ou corrigées), le congé FMLA peut être refusé.

Deuxième et troisième avis

Demander un deuxième ou un troisième avis médical est l'un des rares moyens dont vous disposez pour lutter contre les abus présumés de la part d'un prestataire de services à la demande, et c'est l'outil le plus efficace à votre disposition. Les prestataires de services à la demande proposent des services rapidement, évitant ainsi à un employé d'attendre un rendez-vous avec son médecin traitant, et ces services sont souvent proposés via une plateforme numérique.

Lorsqu'un problème est suffisamment grave pour justifier une réaction plus ferme, le recours à un deuxième et à un troisième avis constitue la meilleure option pour tous les employés qui font appel à ce prestataire. Cela permet de s'assurer que vos demandes n'ont aucune incidence discriminatoire.

Si les avis complémentaires ne permettent pas d'établir la nécessité du congé d'un salarié, celui-ci pourra être considéré comme un congé payé ou non payé, conformément aux règles en vigueur chez l'employeur en matière de congés. Et si cela se produit assez souvent, les salariés finiront par comprendre qu'il n'est peut-être pas judicieux de faire appel à ce type de prestataires.

Renouvellement de l'autorisation d'exercer

Outre les deuxièmes et troisièmes avis, vous pouvez renouveler la certification d'un congé si vous recevez une attestation complète et suffisante. Notez l'emploi du terme « pouvez » ici, car le renouvellement de la certification n'est possible que si certaines conditions sont remplies.

Hormis les motifs habituels justifiant une demande de recertification dans un délai inférieur à 30 jours, à savoir lorsque vous recevez une demande de prolongation ou en cas de changement significatif de situation, la raison la plus probable d'une recertification est qu'un employeur a reçu des informations qui jettent le doute sur le motif invoqué par un salarié pour justifier son congé.²

Le fait qu'un employé choisisse de faire appel à un prestataire à la demande pour remplir un formulaire de certification ne constitue pas nécessairement un motif suffisant pour demander une recertification. Il vous faudra probablement invoquer un autre motif, en plus du recours à des prestataires à la demande, pour justifier une recertification.

En cas de suspicion de fraude ou d'abus, ces outils peuvent aider les employeurs à traiter tout problème potentiel. Mais ils peuvent également être utilisés pour toute demande au titre de la FMLA afin de garantir que celles-ci soient traitées de la même manière.

Références

1. Code des règlements fédéraux. 29 CFR § 825.305(c) Règle générale relative à la certification.
2. Code des règlements fédéraux. § 825.308(c) Renouvellement des autorisations de congé pris en raison d'un problème de santé grave de l'employé ou d'un membre de sa famille.