Des éléments de preuve exceptionnels : pourquoi une demande d'indemnisation solide se prépare bien avant le début d'une procédure judiciaire

Lorsque les professionnels du droit et de l'assurance abordent la question des preuves, la discussion commence souvent une fois que le litige est déjà engagé. En réalité, cependant, la qualité des preuves, et donc la solidité d'une demande d'indemnisation, se déterminent bien plus tôt.

Qu'il s'agisse d'étayer une demande d'indemnisation, d'intenter une action en recouvrement ou de se préparer à un litige, la collecte et la gestion des preuves financières ne constituent pas simplement une démarche administrative. Il s'agit d'un processus stratégique susceptible d'influencer considérablement l'issue d'une affaire.

Du point de vue de l'expertise comptable judiciaire, un enseignement revient sans cesse : les éléments de preuve exceptionnels résultent rarement d'une collecte plus importante d'informations. Ils proviennent de la collecte des bonnes informations, au bon moment et dans le bon but.

La force d'une preuve dépend de la solidité de ses fondements

Les pièces justificatives financières se répartissent généralement en deux catégories : les documents fournis par des tiers et les informations établies en interne.

Les documents provenant de sources externes – tels que les comptes annuels certifiés, les déclarations fiscales et les documents réglementaires – constituent une base indépendante de crédibilité. Ils ont généralement été établis à l'intention de tiers et, dans de nombreux cas, ont fait l'objet d'un examen ou d'un audit, ce qui en fait des éléments de référence précieux tant dans le cadre d'une médiation que d'un litige.

Cependant, ces documents ne contiennent souvent pas les détails opérationnels nécessaires pour quantifier avec précision les pertes. Ces détails figurent généralement dans des informations établies en interne, notamment les comptes de gestion, les grands livres, les budgets, les prévisions et les rapports d'activité. Si ces documents fournissent des informations précieuses sur les performances quotidiennes d'une entreprise, ils peuvent également faire l'objet d'un examen plus minutieux du fait qu'ils ont été établis en interne.

La différence entre des éléments de preuve internes crédibles et ceux qui sont douteux se résume souvent à une seule chose : le rapprochement des données.

Le rapprochement des registres internes avec les documents déposés auprès d'instances externes garantit la transparence, permet d'expliquer les différences de traitement comptable et démontre que l'analyse financière repose sur des données sources fiables. Plutôt que de considérer les informations internes comme des éléments de preuve secondaires, ce rapprochement en fait un élément solide du dispositif probatoire.

Le timing est plus important que la plupart des gens ne le pensent

L'une des difficultés les plus courantes rencontrées dans les dossiers complexes est de faire appel à des experts trop tardivement. Au moment où un expert est mandaté, il se peut que les documents aient déjà été rassemblés, que des décisions aient été prises quant aux informations jugées « pertinentes » et que certaines hypothèses aient été intégrées au dossier. Si des pièces essentielles ont été négligées ou si les données ont été synthétisées d'une manière qui masque des détails importants, il peut s'avérer difficile, coûteux, voire parfois impossible, de corriger ces problèmes a posteriori.

Le recours précoce à des experts modifie cette dynamique. Lorsque les experts sont impliqués dès le début, ils peuvent contribuer à définir les demandes de documents, à identifier les lacunes potentielles en matière de preuves et à donner des conseils sur la manière de conserver les informations financières avant que des documents clés ne disparaissent ou que les souvenirs ne s’estompent. Plus important encore, ils contribuent à garantir que la collecte des preuves s’aligne sur l’objectif final de l’affaire, et non pas simplement sur son objectif immédiat.

Cette approche proactive permet de réduire les doublons, d'améliorer l'efficacité et de renforcer la crédibilité de l'avis final.

La finalité de la preuve évolue tout au long de la procédure

L'un des aspects les plus souvent négligés de la gestion des éléments de preuve consiste à reconnaître que l'objectif de ces derniers évolue fréquemment tout au long de la mission d'un expert.

Une affaire peut débuter par une demande d'indemnisation au titre de l'assurance de l'assuré lui-même, dans le cadre de laquelle les éléments de preuve sont principalement recueillis afin d'établir la couverture, le lien de causalité et le montant des dommages-intérêts. Par la suite, elle peut se transformer en une action en subrogation à l'encontre d'un tiers, ce qui exige un niveau de preuve bien plus élevé.

Les informations qui étaient suffisantes pour faciliter les discussions relatives à l'indemnisation pourraient ne plus répondre aux critères d'exigence requis dans le cadre d'un litige.

Cette évolution soulève des défis tant pratiques que juridiques. Les documents recueillis en dehors du cadre du secret professionnel pourraient devoir être traités différemment. Les résumés de haut niveau qui étaient acceptables lors de l'évaluation des demandes d'indemnisation pourraient désormais nécessiter des pièces justificatives. Des hypothèses qui n'étaient auparavant pas remises en cause pourraient désormais être contestées lors d'un contre-interrogatoire.

Le fait de recueillir des éléments de preuve en tenant compte de cette évolution potentielle permet d'éviter d'avoir à revenir ultérieurement sur des questions fondamentales et contribue à garantir la cohérence des positions adoptées tout au long du traitement du dossier.

La collecte des éléments de preuve doit être itérative, et non ponctuelle.

On s'attend souvent à ce que les demandes de documents soient traitées en une seule fois, toutes les informations pertinentes étant rassemblées dès le début d'une affaire.

Dans la pratique, la collecte des éléments de preuve suit rarement un parcours linéaire. À mesure que les experts analysent les informations et approfondissent leur compréhension des enjeux, de nouvelles questions se posent, des documents supplémentaires s’avèrent nécessaires et les hypothèses initiales doivent être validées.

Plutôt que de considérer les demandes répétées de documents comme un signe d'inefficacité, il convient de les considérer comme faisant partie intégrante d'un processus d'enquête rigoureux.

Une stratégie en matière de preuves qui relie chaque document demandé à un point précis du dossier de sinistre offre un cadre plus clair pour l'analyse en cours et permet d'éviter la collecte d'informations superflues, tout en garantissant que les éléments de preuve essentiels ne soient pas négligés.

La traçabilité renforce la crédibilité

La traçabilité est sans doute la caractéristique essentielle d'une expertise de qualité. Chaque avis, chaque calcul et chaque conclusion doit pouvoir être rattaché à la documentation source d'où il provient.

Une analyse judiciaire ne doit pas reposer sur des hypothèses générales ou des ajustements non justifiés. Au contraire, chaque chiffre doit s'appuyer sur des références claires, des rapprochements et une méthodologie transparente, afin qu'un autre expert – ou, en dernier ressort, la Cour – puisse suivre le raisonnement de manière indépendante.

Lorsque la documentation, les calculs et les conclusions des experts concordent, les éléments de preuve forment un ensemble cohérent et convaincant. Cette cohérence revêt souvent autant d'importance que la conclusion elle-même.

Relever les défis

Même avec des procédures rigoureuses, des problèmes liés à la preuve peuvent inévitablement se poser.

Des informations contradictoires peuvent conduire à des conclusions divergentes, à une perte de confiance et à des retards inutiles, les parties s'efforçant de concilier des positions divergentes.

Le manque de données probantes oblige à s'appuyer davantage sur des hypothèses, ce qui augmente la probabilité de voir apparaître des scénarios alternatifs et des rapports complémentaires visant à clarifier ou à affiner les conclusions.

Des questions relatives aux rumeurs ou aux informations de seconde main peuvent se poser à mesure que l'affaire évolue vers une procédure judiciaire, en particulier lorsque des collaborateurs clés ont quitté l'entreprise ou que des documents ont changé de mains après être passés par plusieurs intermédiaires.

Le plus grand défi réside peut-être dans les éléments de preuve contestables, lorsque les explications fournies par les parties prenantes ne concordent tout simplement pas avec la documentation disponible. Dans ces situations, les experts ont l'obligation professionnelle d'examiner les incohérences, de rechercher des éléments d'appui supplémentaires le cas échéant et de communiquer clairement les limites ou les hypothèses sur lesquelles reposent leurs conclusions.

Ignorer ces problèmes ne renforce que rarement la validité d'un argument. Les aborder en toute transparence y contribue presque toujours.

C'est grâce à la collaboration que l'on parvient à constituer des preuves exceptionnelles

En fin de compte, ce ne sont pas les experts travaillant isolément qui produisent des preuves exceptionnelles.

Il est le fruit d'une collaboration efficace entre assureurs, avocats, experts-comptables judiciaires et clients, qui s'efforcent tous de parvenir à une vision commune des éléments de preuve requis et des raisons qui les justifient.

Une communication claire tout au long du traitement d'un dossier permet une meilleure prise de décision, réduit les reprises inutiles et garantit que les éléments de preuve restent adaptés à l'objectif visé à mesure que le litige évolue.

Dans un contexte où les litiges ne cessent de se complexifier, les organisations qui considèrent la collecte de preuves comme une discipline stratégique, et non comme une simple exigence procédurale, se placent dans une position plus favorable pour résoudre les litiges avec efficacité et assurance.

Lorsque les éléments de preuve sont recueillis avec soin, documentés de manière exhaustive et communiqués avec clarté, ils ne se contentent pas d'étayer l'avis d'un expert. Ils permettent de présenter les faits relatifs à un préjudice financier avec clarté, crédibilité et assurance.

Pour en savoir plus sur la manière dont les experts en expertise comptable judiciaire peuvent contribuer à renforcer les éléments de preuve à l'appui d'une demande d'indemnisation, n'hésitez pas à contacter notre équipe.