Pruebas excepcionales: por qué las reclamaciones de seguros sólidas comienzan mucho antes del litigio

Cuando los profesionales del ámbito jurídico y de los seguros piensan en las pruebas, la conversación suele comenzar una vez que la controversia ya está en marcha. Sin embargo, en realidad, la calidad de las pruebas y, en última instancia, la solidez de una reclamación, se determinan mucho antes.

Ya sea para respaldar una reclamación de seguro, interponer una acción de recuperación o prepararse para un litigio, la recopilación y gestión de pruebas financieras no es simplemente una tarea administrativa. Se trata de un proceso estratégico que puede influir de manera significativa en el resultado de un asunto.

Desde el punto de vista de la contabilidad forense, hay una lección que se repite constantemente: las pruebas excepcionales rara vez son el resultado de recopilar más información. Se obtienen al recopilar la información adecuada, en el momento adecuado y con el fin adecuado.

La solidez de una prueba depende de la solidez de sus fundamentos

La documentación financiera se divide, por lo general, en dos categorías: los documentos presentados externamente y la información elaborada internamente.

Los documentos presentados por terceros —como los estados financieros auditados, las declaraciones de impuestos y los documentos presentados por obligación legal— constituyen una base independiente de credibilidad. Por lo general, se han elaborado para terceros y, en muchos casos, han sido revisados o auditados, lo que los convierte en valiosos puntos de referencia tanto en la mediación como en el litigio.

Sin embargo, estos documentos suelen carecer de los detalles operativos necesarios para cuantificar con precisión las pérdidas. Esos detalles suelen encontrarse en la información elaborada internamente, como las cuentas de gestión, los libros mayores, los presupuestos, las previsiones y los informes operativos. Si bien estos documentos ofrecen una visión inestimable del rendimiento diario de una empresa, también pueden ser objeto de un mayor escrutinio por el hecho de haber sido elaborados internamente.

La diferencia entre las pruebas internas fiables y las dudosas suele reducirse a un único factor: la conciliación.

La conciliación de los registros internos con los documentos presentados externamente aporta transparencia, explica las diferencias en los tratamientos contables y demuestra que el análisis financiero se basa en datos de origen fiables. En lugar de considerar la información interna como una prueba secundaria, la conciliación la convierte en un componente sólido del marco probatorio.

El momento oportuno es más importante de lo que la mayoría de la gente cree

Uno de los problemas más habituales que surgen en asuntos complejos es recurrir a los peritos demasiado tarde. Para cuando se contrata a un perito, es posible que ya se hayan recopilado los documentos, se hayan tomado decisiones sobre qué información es «relevante» y se hayan establecido supuestos en el asunto. Si se han pasado por alto documentos fundamentales o se han resumido los datos de tal forma que se ocultan detalles importantes, corregir esos problemas más adelante puede resultar difícil, costoso y, en ocasiones, imposible.

La participación temprana de los expertos cambia esta dinámica. Cuando los expertos intervienen desde el principio, pueden ayudar a definir las solicitudes de documentación, identificar posibles lagunas probatorias y asesorar sobre cómo debe conservarse la información financiera antes de que desaparezcan documentos clave o se desvanezcan los recuerdos. Y lo que es más importante, contribuyen a garantizar que la recopilación de pruebas se ajuste al objetivo final del asunto, y no solo a su objetivo inmediato.

Este enfoque proactivo reduce la duplicación de tareas, mejora la eficiencia y refuerza la credibilidad del dictamen final.

La finalidad de las pruebas va evolucionando a lo largo del procedimiento.

Uno de los aspectos que más se suelen pasar por alto en la gestión de las pruebas es reconocer que la finalidad de las mismas suele ir evolucionando a lo largo de la duración del encargo de un perito.

Un asunto puede comenzar como una reclamación de seguro de primera parte, en la que las pruebas se recogen principalmente para determinar la cobertura, la causalidad y la cuantía. Posteriormente, puede transformarse en una reclamación por subrogación contra un tercero, lo que exige un nivel probatorio mucho más elevado.

Es posible que la información que resultaba suficiente para facilitar las negociaciones sobre la indemnización ya no cumpla con el nivel de rigor exigido en un litigio.

Este cambio plantea retos tanto prácticos como jurídicos. Es posible que los documentos recabados al margen del secreto profesional deban gestionarse de forma diferente. Los resúmenes generales que resultaban aceptables durante la evaluación de las reclamaciones pueden requerir ahora documentación primaria que los respalde. Las suposiciones que antes no se cuestionaban pueden verse ahora sometidas a examen en el contrainterrogatorio.

Recopilar pruebas teniendo en cuenta esta posible evolución reduce la necesidad de volver a abordar cuestiones fundamentales más adelante y contribuye a mantener la coherencia entre las posturas adoptadas a lo largo de todo el proceso.

La recopilación de pruebas debe ser un proceso iterativo, no puntual.

A menudo se da por sentado que las solicitudes de documentación deben completarse de una sola vez, recopilando toda la información pertinente al inicio de un asunto.

En la práctica, la recopilación de pruebas rara vez es lineal. A medida que los expertos analizan la información y profundizan en su comprensión de los temas, surgen nuevas preguntas, se hacen necesarios documentos adicionales y es preciso validar las hipótesis iniciales.

En lugar de considerar las solicitudes repetidas de documentos como una falta de eficiencia, deberían reconocerse como parte de un proceso de investigación riguroso.

Una estrategia probatoria que vincule cada documento solicitado a una cuestión concreta de la demanda ofrece un marco más claro para el análisis en curso y ayuda a evitar la recopilación de información innecesaria, al tiempo que garantiza que no se pase por alto ninguna prueba fundamental.

La trazabilidad genera credibilidad

Quizás la característica que mejor define un peritaje excepcional sea la trazabilidad. Cada opinión, cálculo y conclusión debe poder remontarse hasta la documentación original de la que procede.

El análisis forense no debe basarse en suposiciones generales ni en ajustes sin explicar. Por el contrario, cada cifra debe estar respaldada por referencias claras, conciliaciones y una metodología transparente, de modo que otro experto —o, en última instancia, el Tribunal— pueda seguir el razonamiento de forma independiente.

Cuando la documentación, los cálculos y las conclusiones de los expertos coinciden, las pruebas conforman un relato coherente y convincente. Esa coherencia suele ser tan importante como la propia conclusión.

Afrontar los retos

Incluso con unos procesos sólidos, es inevitable que surjan problemas relacionados con las pruebas.

La información contradictoria puede dar lugar a conclusiones opuestas, a una menor confianza y a retrasos innecesarios mientras las partes tratan de conciliar posiciones divergentes.

La falta de pruebas suficientes obliga a basarse en mayor medida en hipótesis, lo que aumenta la probabilidad de que surjan escenarios alternativos e informes complementarios para aclarar o matizar las conclusiones.

A medida que el asunto avance hacia un litigio, pueden surgir dudas en torno a rumores o información de segunda mano, sobre todo cuando el personal clave haya abandonado la empresa o los documentos hayan pasado por manos de múltiples partes.

Quizás lo más complicado sean las pruebas dudosas, en las que las explicaciones ofrecidas por las partes interesadas simplemente no concuerdan con la documentación disponible. En estas situaciones, los expertos tienen la obligación profesional de investigar las incoherencias, recabar más pruebas cuando sea necesario y comunicar con claridad cualquier limitación o hipótesis en la que se basen sus conclusiones.

Ignorar estas cuestiones rara vez refuerza un argumento. Abordarlas con transparencia, en cambio, casi siempre lo hace.

La colaboración permite obtener pruebas excepcionales

En definitiva, las pruebas excepcionales no las elaboran los expertos trabajando de forma aislada.

Es el resultado de una colaboración eficaz entre aseguradoras, abogados, peritos contables y clientes, que trabajan conjuntamente para alcanzar un entendimiento común sobre qué pruebas se requieren y por qué.

Una comunicación clara a lo largo de todo el proceso permite tomar mejores decisiones, reduce el trabajo innecesario y garantiza que las pruebas sigan siendo adecuadas para su finalidad a medida que avanza el litigio.

En un entorno de reclamaciones cada vez más complejo, las organizaciones que consideran la recopilación de pruebas como una disciplina estratégica, y no simplemente como un requisito de procedimiento, se sitúan en una posición más sólida para resolver los litigios de forma eficaz y con seguridad.

Cuando las pruebas se recogen de forma metódica, se documentan minuciosamente y se comunican con claridad, no solo sirven para respaldar la opinión de un perito, sino que ayudan a explicar los circunstancias de una pérdida económica con claridad, credibilidad y seguridad.

Para obtener más información sobre cómo los expertos en contabilidad forense pueden ayudar a reforzar la base probatoria de una reclamación, ponte en contacto con nuestro equipo.