Zeitweise Freistellung und Betrugsaufdeckung

ArbeitgeberhabenoftSchwierigkeitendamit, bei Anträgen auf zeitweise Freistellung mutmaßliche Betrugsfälle zu erkennen und damit umzugehen. Auch wenn diese Angelegenheiten einschüchternd wirken können, können Arbeitgeber proaktiv Maßnahmen ergreifen, um mutmaßliche Betrugsfälle anzugehen, bevor sie konkrete Schritte einleiten.

Wenn Sie den Verdacht haben, dass Mitarbeiter Gesundheitsdienstleister in Anspruch nehmen, die möglicherweise auf Anfrage ärztliche Bescheinigungen ausstellen, sollten Sie die folgenden Maßnahmen in Betracht ziehen.

Urlaubsbescheinigung

Prüfen Sie zunächst die Bescheinigung sorgfältig, um sicherzustellen, dass sie „vollständig und ausreichend“ ist, so wie Sie es bei jeder anderen Bescheinigung tun würden. Halten Sie sich dabei an die Definitionen für „vollständig und ausreichend“, die in den Bestimmungen des Bundesgesetzes über Familien- und Krankenurlaub (FMLA) festgelegt sind:¹

• Vollständig: Sollten unvollständige Einträge vorliegen, sind möglicherweise weitere Nachforschungen erforderlich. 
• Ausreichend: Wenn die Informationen zwar vorhanden sind, die Antworten jedoch „vage, mehrdeutig oder nicht auf die Frage bezogen“ sind, ist das ein Warnsignal.¹

Bitten Sie die Mitarbeiter, fehlende oder ungenaue Angaben zu ergänzen. Geben Sie ihnen anschließend mindestens sieben Kalendertage Zeit und warten Sie ab, was sie vorlegen. In den Vorschriften ist eindeutig festgelegt, dass der FMLA-Urlaub verweigert werden kann, wenn die Mängel nicht behoben (oder korrigiert) werden.

Zweite und dritte Meinung

Das Einholen einer Zweit- und Drittmeinung ist eines der wenigen Mittel, die Ihnen zur Bekämpfung von mutmaßlichem Missbrauch durch einen On-Demand-Anbieter zur Verfügung stehen, und es ist das wirksamste Mittel in Ihrem Instrumentarium. On-Demand-Anbieter bieten ihre Dienstleistungen schnell an, anstatt dass ein Mitarbeiter auf einen Termin bei seinem regulären Gesundheitsdienstleister warten muss, und die Dienstleistungen werden häufig über eine digitale Plattform angeboten.

Wenn ein Problem so schwerwiegend ist, dass es eine entschlossenere Reaktion erfordert, ist das Einholen einer zweiten und dritten Meinung die beste Option für alle Mitarbeiter, die den betreffenden Anbieter in Anspruch nehmen. So lässt sich sicherstellen, dass Ihre Anfragen keine diskriminierenden Auswirkungen haben.

Wenn die zusätzlichen Gutachten die Notwendigkeit des Urlaubs eines Mitarbeiters nicht belegen, kann der Urlaub gemäß den geltenden Urlaubsrichtlinien des Arbeitgebers als bezahlter oder unbezahlter Urlaub behandelt werden. Und wenn dies häufig genug vorkommt, werden die Mitarbeiter lernen, dass es möglicherweise nicht die beste Idee ist, solche Anbieter in Anspruch zu nehmen.

Verlängerung der Zertifizierung

Neben Zweit- und Drittmeinungen können Sie eine Freistellung erneut bescheinigen, wenn Sie eine vollständige und ausreichende Bescheinigung erhalten. Beachten Sie hier die Verwendung des Wortes „können“, da die erneute Bescheinigung nur dann als Mittel zur Verfügung steht, wenn bestimmte Ereignisse eintreten.

Abgesehen von den üblichen Gründen für die Beantragung einer Neubescheinigung innerhalb von weniger als 30 Tagen – beispielsweise wenn Sie einen Antrag auf Verlängerung erhalten oder sich die Umstände erheblich ändern – ist der wahrscheinlichste Grund für eine Neubescheinigung, dass ein Arbeitgeber Informationen erhalten hat, die Zweifel am Grund für die Beurlaubung eines Arbeitnehmers aufkommen lassen.²

Die Entscheidung des Mitarbeiters, einen On-Demand-Anbieter für das Ausfüllen eines Zertifizierungsformulars in Anspruch zu nehmen, ist nicht zwangsläufig ein Grund, eine Rezertifizierung zu beantragen. Sie benötigen wahrscheinlich einen weiteren Grund – zusätzlich zum Vorhandensein von On-Demand-Anbietern –, um eine Rezertifizierung zu begründen.

Bei Verdacht auf Betrug und Missbrauch können diese Tools Arbeitgebern dabei helfen, potenzielle Probleme anzugehen. Diese Tools können aber auch bei jedem FMLA-Antrag eingesetzt werden, um sicherzustellen, dass diese in ähnlicher Weise bearbeitet werden.

Literaturverzeichnis

1. Code of Federal Regulations. 29 CFR § 825.305(c) Allgemeine Vorschrift zur Zertifizierung.
2. Code of Federal Regulations. § 825.308(c) Erneute Bescheinigungen für Urlaub, der aufgrund einer schweren Erkrankung des Arbeitnehmers selbst oder eines Familienangehörigen genommen wurde.