WC y ADA: retos y mejores prácticas en las adaptaciones para los empleados

En medio de expectativas y requisitos legales en constante cambio, los empleadores se enfrentan a una gran complejidad a la hora de adaptarse a las necesidades de los empleados en el trabajo. En virtud de la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA) y otras normativas y jurisprudencia, los empleadores están obligados, mediante un proceso interactivo y sin incurrir en dificultades indebidas, a realizaradaptaciones razonablespara los empleados, que pueden estar reincorporándose al trabajo tras una lesión laboral, buscando apoyo paralimitaciones cognitivas, solicitando un ajuste de acuerdo con suscreencias religiosas o teniendo otras necesidades diversas. Independientemente de si la adaptación está relacionada con una reclamación de indemnización por accidente laboral (WC), una discapacidad u otro factor, los empleadores necesitan una orientación sólida para navegar por este panorama confuso. 

Recientemente nos hemos reunido para analizar algunos de los problemas actuales relacionados con la adaptación de la plantilla, tanto desde la perspectiva del empleador como del proveedor de servicios, y nos complace compartir algunos de los aspectos más destacados de nuestra conversación.

¿Por qué es tan difícil adaptarse a los empleados?

Muchas organizaciones estadounidenses están teniendo dificultades para satisfacer las solicitudes de adaptaciones laborales y garantizar el cumplimiento de todos los requisitos pertinentes. Entre los retos más importantes a los que se enfrentan los empleadores actuales se incluyen:

• Ser proactivo y coherente:En los últimos años, algunas empresas han buscado la coherencia y han reducido de forma proactiva la carga administrativa de las adaptaciones, haciendo que los escritorios ajustables en altura, las sillas ergonómicas, los monitores de ordenador de gran tamaño y otros equipos solicitados con frecuencia sean estándar para todos los empleados. Sin embargo, el cambio del trabajo presencial al trabajo a distancia y a los acuerdos híbridos ha complicado ese enfoque. ¿Qué ocurre si el equipo estándar no se adapta al espacio de trabajo en casa? ¿Quién es responsable de la instalación y el mantenimiento? ¿Cómo se recupera el equipo si un empleado remoto deja la empresa? ¿Deben los trabajadores híbridos recibir dos juegos de equipos? Este tipo de preguntas plantean problemas logísticos reales y dificultan bastante la contención de costes.
  

Los empleadores necesitan procesos definidos para determinar qué solicitudes de adaptación conceder, así como la mejor manera de realizar esas adaptaciones en beneficio del empleado y dentro de unas directrices de gasto razonables.

• Presupuesto:Ya sea por el tiempo que se pierde en el trabajo o por la compra de nuevos equipos, las adaptaciones laborales tienen un coste asociado. (Algunos de estos gastos son obligatorios por ley, mientras que otros son necesarios para fomentar la productividad, la seguridad y la inclusión). Muchas organizaciones tienen dificultades para presupuestar estos gastos. ¿Deben considerarse las adaptaciones para los empleados como un gasto operativo o deben incluirse en el presupuesto de RR. HH. o de gestión de riesgos?

• Sindicatos:Puede resultar muy complicado implementar adaptaciones en un entorno sindical. Por ejemplo, los cambios en los horarios y las pausas en el trabajo pueden afectar a la antigüedad del empleado y, por lo tanto, a cualquier cosa por la que pujen en virtud de un convenio colectivo. Además, cambiar el horario o las tareas de un empleado sindicalizado como parte de una adaptación puede afectar de manera inadecuada a los de otro empleado. Esto está resultando especialmente difícil de manejar en virtud de la nueva Ley de Equidad para las Trabajadoras Embarazadas (PWFA, por sus siglas en inglés). (Para obtener más información sobre la PWFA, consulte nuestro artículo sobre las tendencias y novedades legislativas que afectan a la población activa de EE. UU. en la última edición de nuestra revista digital, edge).

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Estrategias eficaces

Reconociendo que el programa de cada organización es único, aquí hay algunos enfoques para la gestión de adaptaciones que recomendamos:

• Centralizar los procesos: aunque algunos optan por mantener los costes en las operaciones (lo que puede disuadir a los directivos de conceder adaptaciones), sugerimos centralizar el presupuesto para adaptaciones siempre que sea posible. El hecho de que todas las solicitudes de adaptación pasen por un solo equipo y una sola fuente de financiación puede ayudar a romper los silos internos entre RR. HH. y la gestión de riesgos y facilitar una resolución de problemas más creativa. También puede dar lugar a que las solicitudes se examinen con ojo crítico. Por ejemplo, si alguien solicita un nuevo equipo, es más probable que un equipo centralizado y dedicado considere que basta con una evaluación ergonómica y algo de formación sobre cómo utilizar correctamente el equipo existente.
• Proporcionar una experiencia positiva a los empleados: otra ventaja del enfoque centralizado es que permite a los empleadores centrarse en atender eficazmente a los empleados, en lugar de en la causa de la lesión o necesidad. Además, estamos observando una tendencia entre los empleadores a implementar opciones de vía rápida para las adaptaciones por debajo de un umbral determinado (por ejemplo, 500 dólares), de modo que los empleados puedan satisfacer sus necesidades de forma más eficiente y con menos complicaciones; limitar la necesidad de una investigación exhaustiva y un proceso interactivo completo también puede reducir los costes generales para el empleador. Algunos han expresado su preocupación por que la vía rápida pueda aumentar el volumen, pero según la evidencia anecdótica, no hemos constatado que sea así.
• Implementar procesos basados en pruebas: para ayudar a mantener los presupuestos y la demanda bajo control, desaconsejamos proporcionar una lista de opciones de alojamiento entre las que los empleados puedan elegir. En su lugar, es mejor basarse en recomendaciones profesionales y en el proceso de evaluación, tal y como se ha comentado anteriormente, para determinar qué es lo adecuado y razonable.
• Cuídese a sí mismo para poder cuidar a los demás: quienes trabajan en este campo saben que gestionar adaptaciones puede ser una tarea difícil y emocionalmente agotadora. Puede requerir conversaciones difíciles con compañeros de trabajo sobre asuntos muy personales relacionados con su sustento, identidad y funcionamiento diario. Aunque nuestro objetivo general es apoyar con empatía las necesidades de los empleados en el lugar de trabajo, a veces debemos denegar solicitudes, lo que puede provocar respuestas acaloradas. Dado que mayo es el Mes de la Concienciación sobre la Salud Mental, es especialmente oportuno destacar la importancia del autocuidado y el desarrollo de la resiliencia para procesar este tipo de interacciones desagradables. La colaboración con un proveedor externo especializado (como Sedgwick) puede ofrecer a los responsables de las adaptaciones internas el apoyo y los recursos adicionales que tanto necesitan.

Un agradecimiento especial a Anne Hudson, de nuestro valioso cliente Southwest Airlines, por su contribución al blog de Sedgwick.

Más información : explore las soluciones de adaptación laboral que ayudan a los empleadores a satisfacer las necesidades de los empleados y a cumplir con la ADA, la PWFA y otros requisitos legales y reglamentarios, y revise nuestro último informe sobre el estado actual de las adaptaciones.

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