Bonnes pratiques en matière d'aménagements pour les employés

La gestion des aménagements pour les employés ne peut plus se contenter d'une approche ponctuelle, email. À mesure que les exigences de l'Americans with Disabilities Act (ADA), de l'indemnisation des accidents du travail (WC) et les attentes en constante évolution sur le lieu de travail se rejoignent, les organisations sont confrontées à un niveau de complexité, de risque et de variabilité plus élevé que jamais.

Pour s'adapter à cette évolution, les employeurs ont besoin de bien plus que de simples processus réactifs ; ils ont besoin de bonnes pratiques éprouvées et d'informations claires, étayées par des données. Notre rapport « State of the Line 2025 » sur les aménagements pour les employés, qui s’appuie sur l’un des ensembles de données sur les sinistres les plus complets du secteur, offre une analyse comparative des tendances émergentes, des évolutions et des risques opérationnels. Associées à une approche structurée et centralisée de la gestion des aménagements, ces informations aident les organisations à passer de décisions ponctuelles et incohérentes à un modèle plus défendable et évolutif qui améliore la conformité, l’expérience des employés et les résultats globaux.

En vertu de l'ADA, d'autres réglementations et de la jurisprudence, les employeurs sont tenus, dans le cadre d'un processus interactif et sans que cela n'entraîne de contrainte excessive, de mettre en placedes aménagements raisonnablespour leurs employés — qu'il s'agisse de ceux qui reprennent le travail après un accident du travail, qui ont besoin d'un soutien en raison delimitations cognitives, qui demandent un aménagement conforme à leurscroyances religieuses ou qui ont divers autres besoins. Que l'aménagement concerne une demande d'indemnisation pour accident du travail, un handicap ou tout autre facteur, les employeurs ont besoin de conseils avisés pour s'y retrouver dans ce paysage complexe. 

Nous nous sommes récemment réunis pour examiner certaines des questions d'actualité relatives aux aménagements pour les employés, tant du point de vue des employeurs que des prestataires de services, et nous sommes ravis de vous faire part des points forts de notre discussion.

Le problème qui, selon moi, pose le plus de difficultés aux employeurs est celui de la santé mentale. La santé mentale est la première cause d’arrêt de travail après la maternité. Les employeurs doivent s’attaquer à ce problème.
– David Setzkorn, vice-président directeur chargé de la conformité et responsable du pôle Absentéisme

Quels sont les principaux défis auxquels sont confrontés les employeurs aujourd'hui en matière d'aménagements pour les employés ? 

De nombreuses organisations américaines ont du mal à répondre aux demandes d'aménagements du lieu de travail et à garantir le respect de toutes les exigences applicables. Les défis importants auxquels sont confrontés les employeurs d'aujourd'hui sont les suivants :

1. Être proactif et cohérent :ces dernières années, certaines entreprises ont cherché à garantir une certaine cohérence et à réduire de manière proactive la charge administrative liée à l'aménagement des postes de travail en équipant systématiquement tous leurs employés de bureaux réglables en hauteur, de chaises ergonomiques, de grands écrans d'ordinateur et d'autres équipements fréquemment demandés. Cependant, le passage du travail sur site à des modalités de travail à distance et hybrides a compliqué cette approche. Que se passe-t-il si l'équipement standard ne s'adapte pas à un espace de travail à domicile ? Qui est responsable de l'installation et de la maintenance ? Comment récupérer l'équipement si un employé en télétravail quitte l'entreprise ? Les travailleurs hybrides doivent-ils recevoir deux jeux d'équipement ? Ce genre de questions soulève de réels problèmes logistiques et rend la maîtrise des coûts assez difficile.
2. Budgets consacrés aux aménagements du poste de travail :qu'il s'agisse de temps d'absence ou de l'achat de nouveaux équipements, les aménagements du poste de travail ont un coût. (Certaines de ces dépenses sont imposées par la loi, tandis que d'autres constituent une mesure nécessaire pour favoriser la productivité, la sécurité et l'inclusion.) De nombreuses organisations ont du mal à déterminer comment budgétiser ces dépenses. Les aménagements pour les employés doivent-ils être considérés comme des frais d'exploitation, ou relèvent-ils plutôt du budget des ressources humaines ou de la gestion des risques ?
3. Syndicats :Il peut s’avérer très délicat de mettre en place des aménagements dans un environnement syndiqué. Par exemple, les modifications d’horaires et les pauses de travail peuvent avoir une incidence sur l’ancienneté de l’employé — et donc sur tout ce pour quoi il pourrait se porter candidat dans le cadre d’une convention collective. De plus, le fait de modifier l’horaire ou les tâches d’un employé syndiqué dans le cadre d’un aménagement peut avoir des répercussions indésirables sur ceux d’un autre employé. Cette situation s’avère particulièrement difficile à gérer au regard de la loi sur l’équité envers les travailleuses enceintes (Pregnant Workers Fairness Act). 

Quelles sont les meilleures stratégies en matière d'aménagements pour les employés ? 

Conscients que chaque programme d'organisation est unique, voici quelques approches recommandées pour la gestion des aménagements :

1. Centralisation des budgets et des processus d'approbation des aménagements pour les employés : alors que certains choisissent de maintenir ces coûts au niveau des services opérationnels (ce qui peut dissuader les responsables d'accorder des aménagements), nous suggérons de centraliser le budget dédié aux aménagements dans la mesure du possible. Le fait que toutes les demandes d'aménagements transitent par une seule équipe et une seule source de financement peut contribuer à briser les cloisonnements internes entre les RH et la gestion des risques, et faciliter la recherche de solutions plus créatives. Cela peut également amener à examiner les demandes d'un œil critique. Par exemple, si quelqu'un demande un nouvel équipement, une équipe centralisée et dédiée sera plus encline à considérer qu'une évaluation ergonomique et une formation sur l'utilisation correcte de l'équipement existant pourraient suffire.
2. Offrir une expérience positive aux employés : un autre avantage de l'approche centralisée est qu'elle permet aux employeurs de se concentrer sur la mise en place d'aménagements adaptés aux employés, plutôt que sur la cause de la blessure ou du besoin. De plus, nous observons une tendance chez les employeurs à mettre en place des procédures accélérées pour les aménagements en dessous d’un certain seuil (par exemple 500 $), afin que les employés puissent voir leurs besoins satisfaits plus efficacement et avec moins de tracas ; le fait de limiter la nécessité d’une enquête approfondie et d’un processus interactif complet peut également réduire les coûts globaux pour l’employeur. Certains ont exprimé la crainte que ces procédures accélérées n’entraînent une augmentation du volume, mais d’après les données empiriques dont nous disposons, nous n’avons pas constaté que ce soit le cas.
3. Mise en œuvre de procédures fondées sur des données factuelles : afin de maîtriser les budgets et la demande, nous déconseillons de proposer aux employés une liste d'options d'aménagement parmi lesquelles ils peuvent choisir. Il est préférable de s'appuyer sur les recommandations des professionnels et sur le processus d'évaluation, comme indiqué plus haut, pour déterminer ce qui est approprié et raisonnable.
4. Aborder les conversations délicates avec tact : ceuxqui travaillent dans ce domaine savent que la gestion des aménagements raisonnables peut être une tâche difficile et éprouvante sur le plan émotionnel. Elle peut nécessiter des discussions délicates avec des collègues sur des sujets profondément personnels liés à leurs moyens de subsistance, à leur identité et à leur vie quotidienne. Si notre objectif premier est de répondre avec empathie aux besoins des employés sur leur lieu de travail, il nous arrive parfois de devoir refuser certaines demandes, ce qui peut susciter des réactions vives. Le mois de mai étantle Mois de la sensibilisation à la santé mentale, le moment est particulièrement bien choisi pour souligner l’importance de prendre soin de soi et de développer sa résilience face à de telles interactions désagréables. Le recours à un prestataire externe spécialisé (tel que Sedgwick) peut offrir aux responsables des aménagements en interne le soutien et les ressources supplémentaires dont ils ont tant besoin.

Nous tenons à remercier tout particulièrement Anne Hudson, de notre précieux client Southwest Airlines, pour sa contribution à cet article.

En savoir plus — Découvrez les solutions d'aménagement du poste de travail qui aident les employeurs à répondre aux besoins de leurs employés et à se conformer à l'ADA, à la PWFA et aux autres exigences légales et réglementaires

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