Bewährte Verfahren für angemessene Vorkehrungen für Mitarbeiter

Die Verwaltung von Maßnahmen zur Unterstützung von Mitarbeitern hat den Rahmen einer ad hoc und per E-Mail gesteuerten Verwaltung längst überschritten. Da die Anforderungen des „Americans with Disabilities Act“ (ADA) und des „ Arbeitsunfallversicherung “ (WC) sowie die sich wandelnden Erwartungen am Arbeitsplatz zusammenwirken, sehen sich Unternehmen mit einem höheren Maß an Komplexität, Risiko und Variabilität konfrontiert als je zuvor.

Um diesen Wandel zu bewältigen, benötigen Arbeitgeber mehr als nur reaktive Prozesse; sie benötigen bewährte Best Practices und klare, datengestützte Erkenntnisse. Unser Bericht „State of the Line 2025“ zu Sonderregelungen für Mitarbeiter, der auf einem der umfangreichsten Schadensdatenbestände der Branche basiert, bietet einen mit Benchmarks versehenen Überblick über aufkommende Trends, sich entwickelnde Muster und operative Risiken. In Kombination mit einem strukturierten, zentralisierten Ansatz für das Management von Sonderregelungen helfen diese Erkenntnisse Unternehmen dabei, von uneinheitlichen Ad-hoc-Entscheidungen zu einem besser begründbaren, skalierbaren Modell überzugehen, das die Compliance, die Mitarbeitererfahrung und die Gesamtergebnisse verbessert.

Gemäß dem ADA sowie anderen Vorschriften und der Rechtsprechung sind Arbeitgeber verpflichtet, im Rahmen eines interaktiven Prozesses und ohne dass ihnen dadurch eine unzumutbare Belastung entsteht,angemessene Vorkehrungenfür Mitarbeiter zu treffen – unabhängig davon, ob diese nach einem Arbeitsunfall wieder in den Dienst zurückkehren, Unterstützung aufgrundkognitiver Einschränkungen benötigen, eine Anpassung gemäß ihrerreligiösen Überzeugungen beantragen oder sonstige Bedürfnisse haben. Unabhängig davon, ob die Vorkehrung im Zusammenhang mit einem Arbeitsunfall, einer Behinderung oder einem anderen Faktor steht, benötigen Arbeitgeber fundierte Beratung, um sich in diesem unübersichtlichen Umfeld zurechtzufinden. 

Wir haben uns kürzlich zusammengesetzt, um einige der aktuellen Themen im Bereich der Arbeitsplatzanpassungen sowohl aus der Perspektive der Arbeitgeber als auch der Dienstleister zu erörtern, und freuen uns, Ihnen einige Höhepunkte aus unserem Gespräch vorstellen zu dürfen.

Das Thema, mit dem Arbeitgeber meiner Meinung nach am meisten zu kämpfen haben, ist die psychische Gesundheit. Psychische Erkrankungen sind nach Schwangerschaft die häufigste Ursache für Arbeitsausfälle. Arbeitgeber müssen sich damit auseinandersetzen.
– David Setzkorn, SVP Compliance & Leiter des Bereichs Arbeitsausfälle

Was sind die größten Herausforderungen für Arbeitgeber im Zusammenhang mit der Berücksichtigung der Bedürfnisse ihrer Mitarbeiter? 

Viele US-amerikanische Unternehmen haben Schwierigkeiten, mit den Anträgen auf angemessene Vorkehrungen am Arbeitsplatz Schritt zu halten und die Einhaltung aller einschlägigen Vorschriften sicherzustellen. Zu den großen Herausforderungen, denen sich Arbeitgeber heute gegenübersehen, gehören:

1. Proaktives und einheitliches Vorgehen:In den letzten Jahren haben einige Unternehmen auf Einheitlichkeit gesetzt und versucht, den Verwaltungsaufwand für Arbeitshilfen proaktiv zu reduzieren, indem sie höhenverstellbare Schreibtische, ergonomische Stühle, große Computermonitore und andere häufig nachgefragte Ausstattungsgegenstände zur Standardausstattung für alle Mitarbeiter gemacht haben. Der Übergang von der Arbeit vor Ort zu Remote- und Hybridmodellen hat diesen Ansatz jedoch erschwert. Was passiert, wenn die Standardausstattung nicht in den Heimarbeitsplatz passt? Wer ist für die Einrichtung und Wartung verantwortlich? Wie wird die Ausstattung zurückgeholt, wenn ein Remote-Mitarbeiter das Unternehmen verlässt? Sollten Hybrid-Mitarbeiter zwei Ausstattungssätze erhalten? Diese Art von Fragen wirft echte logistische Probleme auf und erschwert die Kosteneindämmung erheblich.
2. Budgets für betriebliche Anpassungen:Ob es sich nun um Freistellungen oder die Anschaffung neuer Ausrüstung handelt – betriebliche Anpassungen sind mit Kosten verbunden. (Einige dieser Ausgaben sind gesetzlich vorgeschrieben, während andere aus Gründen der Produktivität, Sicherheit und Inklusion sinnvoll sind.) Viele Unternehmen tun sich schwer mit der Frage, wie sie diese Ausgaben budgetieren sollen. Sollten betriebliche Anpassungen für Mitarbeiter als Betriebsausgaben betrachtet werden, oder gehören sie in das Budget der Personalabteilung oder des Risikomanagements?
3. Gewerkschaften:Die Umsetzung von Anpassungsmaßnahmen in einem gewerkschaftlich organisiertenUmfeld kann sich als sehr schwierig erweisen. So können sich beispielsweise Änderungen des Dienstplans und der Arbeitspausen auf die Dienstaltersrangfolge des Mitarbeiters auswirken – und damit auf alles, worauf er sich im Rahmen eines Tarifvertrags bewerben würde. Darüber hinaus kann die Änderung des Dienstplans oder der Aufgaben eines gewerkschaftlich organisiertenMitarbeiters im Rahmen einer Anpassungsmaßnahme ungewollte Auswirkungen auf die eines anderen Mitarbeiters haben. Dies erweist sich insbesondere im Rahmen des „Pregnant Workers Fairness Act“ als besonders schwierig zu handhaben. 

Was sind die besten Strategien zur Anpassung der Arbeitsbedingungen an die Bedürfnisse der Mitarbeiter? 

Da wir uns bewusst sind, dass jedes Programm einer Organisation einzigartig ist, finden Sie hier einige empfohlene Ansätze für das Management von Sonderregelungen:

1. Zentralisierung der Budgets und Genehmigungsverfahren für Mitarbeiteranpassungen: Während manche sich dafür entscheiden, die Kosten im operativen Bereich zu belassen (was Führungskräfte davon abhalten könnte, Anpassungen zu genehmigen), empfehlen wir, das Budget für Anpassungen nach Möglichkeit zu zentralisieren. Wenn alle Anträge auf Anpassungen über ein einziges Team und eine einzige Finanzierungsquelle laufen, kann dies dazu beitragen, interne Silos zwischen Personalabteilung und Risikomanagement abzubauen und eine kreativere Problemlösung zu ermöglichen. Außerdem kann dies dazu führen, dass Anträge mit kritischem Blick geprüft werden. Wenn beispielsweise jemand neue Ausrüstung beantragt, wird ein spezielles, zentralisiertes Team eher zu dem Schluss kommen, dass eine ergonomische Bewertung und eine Schulung zur richtigen Nutzung der vorhandenen Ausrüstung ausreichen könnten.
2. Schaffung einer positiven Mitarbeitererfahrung: Ein weiterer Vorteil des zentralisierten Ansatzes besteht darin, dass Arbeitgeber den Fokus auf die effektive Berücksichtigung der Bedürfnisse der Mitarbeiter richten können, anstatt sich mit der Ursache der Verletzung bzw. des Bedarfs zu befassen. Zudem beobachten wir einen Trend, dass Arbeitgeber für Anpassungen unterhalb einer bestimmten Schwelle (z. B. 500 Dollar) Schnellverfahren einführen, damit die Bedürfnisse der Mitarbeiter effizienter und mit weniger Aufwand erfüllt werden können; die Vermeidung umfangreicher Untersuchungen und eines vollständigen interaktiven Verfahrens kann zudem die Gesamtkosten für den Arbeitgeber senken. Einige haben Bedenken geäußert, dass Schnellverfahren zu einem Anstieg des Antragsvolumens führen könnten, doch nach unseren Erfahrungen haben wir keine Anzeichen dafür gefunden.
3. Umsetzung evidenzbasierter Verfahren: Um Budgets und Nachfrage im Rahmen zu halten, raten wir davon ab, eine Liste mit Anpassungsmöglichkeiten bereitzustellen, aus der die Mitarbeiter wählen können. Stattdessen ist es am besten, sich auf fachliche Empfehlungen und den oben beschriebenen Bewertungsprozess zu stützen, um zu bestimmen, was angemessen und zumutbar ist.
4. Sensible Gespräche mit Feingefühl führen: Werin diesem Bereich tätig ist, weiß, dass die Verwaltung von Sonderregelungen eine schwierige und emotional anstrengende Aufgabe sein kann. Dies kann schwierige Gespräche mit Mitarbeitern über sehr persönliche Angelegenheiten erfordern, die deren Lebensunterhalt, Identität und Alltag betreffen. Auch wenn es unser übergeordnetes Ziel ist, die Bedürfnisse der Mitarbeiter am Arbeitsplatz einfühlsam zu unterstützen, müssen wir manchmal Anträge ablehnen – und das kann zu heftigen Reaktionen führen. Da der Maider Monat der psychischen Gesundheit ist, ist es besonders aktuell, auf die Bedeutung der Selbstfürsorge und des Aufbaus von Resilienz bei der Bewältigung solcher unangenehmen Interaktionen hinzuweisen. Die Zusammenarbeit mit einem externen Fachdienstleister (wie Sedgwick) kann den intern für Sonderregelungen Verantwortlichen die dringend benötigte Unterstützung und zusätzliche Ressourcen bieten.

Ein besonderer Dank gilt Anne Hudson von unserem geschätzten Kunden Southwest Airlines für ihren Beitrag zu diesem Artikel.

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