Melhores práticas para adaptações no local de trabalho

A gestão das adaptações para os funcionários já ultrapassou a fase de uma gestão pontual, baseada em e-mails. À medida que os requisitos decorrentes da Lei dos Americanos com Deficiência (ADA), da indemnização por acidentes de trabalho (WC) e das expectativas em constante evolução no local de trabalho convergem, as organizações enfrentam um nível de complexidade, risco e variabilidade mais elevado do que nunca.

Para acompanhar esta mudança, as empresas precisam de mais do que processos reativos; precisam de melhores práticas comprovadas e de uma visão clara e fundamentada em dados. O nosso relatório «State of the Line 2025» sobre adaptações para os colaboradores, baseado num dos conjuntos de dados de sinistros mais abrangentes do setor, fornece uma visão comparativa das tendências emergentes, dos padrões em evolução e do risco operacional. Combinadas com uma abordagem estruturada e centralizada à gestão de adaptações, estas informações ajudam as organizações a passar de decisões inconsistentes e pontuais para um modelo mais defensável e escalável que melhora a conformidade, a experiência dos colaboradores e os resultados globais.

Nos termos da ADA e de outros regulamentos e jurisprudência, os empregadores são obrigados, através de um processo interativo e sem que isso implique um encargo excessivo, a proporcionaradaptações razoáveisaos funcionários — que possam estar a regressar ao trabalho após um acidente de trabalho, a procurar apoio devido alimitações cognitivas, a solicitar um ajuste de acordo comas suascrenças religiosas ou a ter outras necessidades diversas. Independentemente de a adaptação estar relacionada com um pedido de indemnização por acidente de trabalho, incapacidade ou outro fator, os empregadores necessitam de orientação sólida para navegar neste panorama confuso. 

Recentemente, reunimo-nos para analisar algumas das questões atuais relacionadas com as adaptações no local de trabalho, tanto do ponto de vista do empregador como do prestador de serviços, e temos o prazer de partilhar alguns dos pontos mais importantes da nossa conversa.

A questão com que vejo os empregadores a debaterem-se mais é a saúde mental. A saúde mental é o principal motivo de ausência, logo a seguir à gravidez. Os empregadores têm de abordar esta questão.
– David Setzkorn, Vice-Presidente Sénior de Conformidade e Responsável pela Área de Ausências Laborais

Quais são os principais desafios em matéria de adaptações para os funcionários que os empregadores enfrentam atualmente? 

Muitas organizações americanas estão a lutar para acompanhar os pedidos de adaptações de emprego e para garantir a conformidade com todos os requisitos relevantes. Os desafios significativos que os empregadores actuais enfrentam incluem:

1. Ser proativo e consistente:Nos últimos anos, algumas empresas têm procurado garantir a consistência e reduzir de forma proativa a carga administrativa associada às adaptações, tornando as secretárias com altura ajustável, as cadeiras ergonómicas, os monitores de computador de grandes dimensões e outros equipamentos frequentemente solicitados parte do equipamento padrão para todos os colaboradores. No entanto, a transição do trabalho presencial para modalidades remotas e híbridas complicou essa abordagem. O que acontece se o equipamento padrão não couber num espaço de trabalho em casa? Quem é responsável pela instalação e manutenção? Como é que o equipamento é recuperado se um colaborador remoto sair da empresa? Os trabalhadores híbridos devem receber dois conjuntos de equipamento? Este tipo de questões apresenta problemas logísticos reais e torna a contenção de custos bastante difícil.
2. Orçamentos para adaptações no local de trabalho:quer se trate de ausências do trabalho ou da aquisição de novo equipamento, as adaptações no local de trabalho acarretam custos. (Algumas destas despesas são exigidas por lei, enquanto outras são medidas necessárias para promover a produtividade, a segurança e a inclusão.) Muitas organizações têm dificuldade em definir o orçamento para estas despesas. As adaptações para os colaboradores devem ser consideradas uma despesa operacional ou devem ser incluídas no orçamento dos Recursos Humanos ou da gestão de riscos?
3. Sindicatos:Pode ser bastante complicado implementar adaptações num ambiente sindicalizado. Por exemplo, alterações nos horários e pausas de trabalho podem afetar a antiguidade do trabalhador — e, consequentemente, qualquer função a que este se candidate ao abrigo de um acordo coletivo de trabalho. Além disso, alterar o horário ou as tarefas de um trabalhador sindicalizado no âmbito de uma adaptação pode afetar indevidamente as de outro trabalhador. Esta situação está a revelar-se especialmente difícil de gerir no âmbito da Lei da Equidade para as Trabalhadoras Grávidas. 

Quais são as melhores estratégias de adaptação para os funcionários? 

Reconhecendo que o programa de cada organização é único, eis algumas abordagens recomendadas para a gestão de adaptações:

1. Centralização dos orçamentos e dos processos de aprovação de adaptações para os colaboradores: Embora alguns optem por manter os custos na área de operações (o que pode desencorajar os gestores a concederem adaptações), sugerimos a centralização do orçamento para adaptações, sempre que possível. Fazer com que todos os pedidos de adaptação passem por uma única equipa e fonte de financiamento pode ajudar a quebrar os silos internos entre os RH e a gestão de riscos e facilitar uma resolução de problemas mais criativa. Também pode fazer com que os pedidos sejam analisados com um olhar crítico. Por exemplo, se alguém solicitar equipamento novo, é mais provável que uma equipa dedicada e centralizada considere que uma avaliação ergonómica e alguma formação sobre como utilizar corretamente o equipamento existente possam ser suficientes.
2. Proporcionar uma experiência positiva aos colaboradores: Outra vantagem da abordagem centralizada é que permite aos empregadores manter o foco na satisfação eficaz das necessidades dos colaboradores, em vez de se concentrarem na causa da lesão ou necessidade. Além disso, estamos a observar uma tendência dos empregadores para implementarem opções de tramitação acelerada para adaptações abaixo de um determinado limite (como 500 dólares), para que os colaboradores possam ver as suas necessidades satisfeitas de forma mais eficiente e com menos complicações; limitar a necessidade de uma investigação exaustiva e de um processo interativo completo também pode reduzir os custos globais para o empregador. Alguns manifestaram a preocupação de que a tramitação acelerada possa aumentar o volume, mas, com base em evidências empíricas, não constatámos que seja esse o caso.
3. Implementação de processos baseados em dados concretos: Para ajudar a controlar os orçamentos e a procura, desaconselhamos a apresentação de uma lista de opções de alojamento à escolha dos colaboradores. Em vez disso, é preferível basear-se nas recomendações de profissionais e no processo de avaliação, tal como referido acima, para determinar o que é adequado e razoável.
4. Lidar com conversas delicadas com cuidado: Quemtrabalha nesta área sabe que a gestão de adaptações pode ser uma tarefa difícil e emocionalmente desgastante. Pode exigir conversas difíceis com colegas de trabalho sobre assuntos profundamente pessoais relacionados com o seu sustento, identidade e funcionamento diário. Embora o nosso objetivo principal seja apoiar com empatia as necessidades dos colaboradores no local de trabalho, por vezes temos de recusar pedidos — e isso pode resultar em reações acaloradas. Sendo maioo Mês da Consciencialização sobre Saúde Mental, é especialmente oportuno salientar a importância do autocuidado e do desenvolvimento da resiliência ao lidar com essas interações desagradáveis. A parceria com um fornecedor especializado externo (como a Sedgwick) pode oferecer aos responsáveis internos pelas adaptações o apoio tão necessário e recursos adicionais.

Um agradecimento especial a Anne Hudson, da nossa estimada cliente Southwest Airlines, pela sua contribuição para este artigo.

Saiba mais — Explore as soluções de adaptação do local de trabalho que ajudam os empregadores a dar resposta às necessidades dos colaboradores e a cumprir a ADA, a PWFA e outros requisitos legais e regulamentares

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