Melhores práticas para adaptações no local de trabalho

As adaptações para os funcionários já ultrapassaram a fase de uma gestão pontual e baseada em e-mails. À medida que os requisitos da Lei dos Americanos com Deficiência (ADA), da indenização por acidente de trabalho (WC) e as expectativas em constante evolução no local de trabalho convergem, as organizações enfrentam um nível de complexidade, risco e variabilidade maior do que nunca.

Para lidar com essa mudança, os empregadores precisam de mais do que processos reativos; eles precisam de melhores práticas comprovadas e de insights claros e baseados em dados. Nosso relatório “State of the Line 2025” sobre adaptações para funcionários, baseado em um dos conjuntos de dados de sinistros mais abrangentes do setor, oferece uma visão comparativa das tendências emergentes, padrões em evolução e riscos operacionais. Combinadas com uma abordagem estruturada e centralizada para a gestão de adaptações, essas percepções ajudam as organizações a passar de decisões inconsistentes e pontuais para um modelo mais defensável e escalável, que melhora a conformidade, a experiência dos funcionários e os resultados gerais.

De acordo com a ADA e outras regulamentações e jurisprudência, os empregadores são obrigados, por meio de um processo interativo e sem que isso represente um ônus excessivo, a ofereceradaptações razoáveisaos funcionários — que possam estar retornando ao trabalho após um acidente de trabalho, buscando apoio para lidar comlimitações cognitivas, solicitando um ajuste de acordo com suascrenças religiosas ou apresentando diversas outras necessidades. Independentemente de a adaptação estar relacionada a um pedido de indenização por acidente de trabalho, deficiência ou outro fator, os empregadores precisam de orientação sólida para navegar por esse cenário confuso. 

Recentemente, nos reunimos para discutir algumas das questões atuais relacionadas às adaptações no ambiente de trabalho, tanto da perspectiva do empregador quanto do prestador de serviços, e temos o prazer de compartilhar alguns pontos-chave dessa conversa.

A questão com a qual vejo os empregadores mais se deparando é a saúde mental. A saúde mental é o principal motivo de afastamento, logo após a gravidez. Os empregadores precisam abordar essa questão.
– David Setzkorn, vice-presidente sênior de Conformidade e líder da área de Ausências no Trabalho

Quais são os principais desafios em matéria de adaptações para os funcionários que os empregadores enfrentam atualmente? 

Muitas organizações americanas estão tendo dificuldades para atender às solicitações de adaptações no local de trabalho e garantir a conformidade com todos os requisitos relevantes. Os desafios significativos enfrentados pelos empregadores atuais incluem:

1. Ser proativo e consistente:Nos últimos anos, algumas empresas têm buscado consistência e procurado reduzir proativamente a carga administrativa relacionada às adaptações, tornando mesas com altura ajustável, cadeiras ergonômicas, monitores de computador de tela grande e outros equipamentos frequentemente solicitados itens padrão para todos os funcionários. No entanto, a transição do trabalho presencial para modalidades remotas e híbridas complicou essa abordagem. O que acontece se o equipamento padrão não couber no espaço de trabalho em casa? Quem é responsável pela instalação e manutenção? Como o equipamento é recuperado se um funcionário remoto se demitir? Os trabalhadores híbridos devem receber dois conjuntos de equipamentos? Esse tipo de questão apresenta problemas logísticos reais e torna a contenção de custos bastante difícil.
2. Orçamentos para adaptações no local de trabalho:seja em termos de ausência do trabalho ou da aquisição de novos equipamentos, há um custo associado às adaptações no local de trabalho. (Algumas dessas despesas são exigidas por lei, enquanto outras são medidas necessárias para promover a produtividade, a segurança e a inclusão.) Muitas organizações enfrentam dificuldades para definir o orçamento para essas despesas. As adaptações para os funcionários devem ser consideradas uma despesa operacional ou devem ser incluídas no orçamento de RH ou de gestão de riscos?
3. Sindicatos:Pode ser bastante complicado implementar adaptações em um ambiente sindicalizado. Por exemplo, mudanças nos horários e intervalos de trabalho podem afetar a antiguidade do funcionário — e, consequentemente, qualquer cargo para o qual ele se candidate por meio de um acordo coletivo de trabalho. Além disso, alterar o horário ou as tarefas de um funcionário sindicalizado como parte de uma adaptação pode afetar indevidamente as condições de outro funcionário. Isso tem se mostrado especialmente difícil de lidar no âmbito da Lei de Equidade para Trabalhadoras Grávidas. 

Quais são as melhores estratégias de acomodação para os funcionários? 

Reconhecendo que o programa de cada organização é único, apresentamos a seguir algumas abordagens recomendadas para a gestão de adaptações:

1. Centralização dos orçamentos e processos de aprovação de adaptações para funcionários: Embora alguns optem por manter os custos na área operacional (o que pode desestimular os gerentes a concederem adaptações), sugerimos centralizar o orçamento para adaptações sempre que possível. Fazer com que todos os pedidos de adaptação passem por uma única equipe e fonte de financiamento pode ajudar a quebrar os silos internos entre RH e gestão de riscos, além de facilitar uma resolução de problemas mais criativa. Isso também pode fazer com que os pedidos sejam analisados com um olhar crítico. Por exemplo, se alguém solicitar um novo equipamento, é mais provável que uma equipe dedicada e centralizada considere que uma avaliação ergonômica e algum treinamento sobre como usar corretamente o equipamento existente possam ser suficientes.
2. Proporcionar uma experiência positiva ao funcionário: Outra vantagem da abordagem centralizada é que ela permite que os empregadores mantenham o foco na adaptação eficaz das condições de trabalho para os funcionários, em vez de se concentrarem na causa da lesão ou necessidade. Além disso, estamos observando uma tendência dos empregadores de implementar opções de tramitação acelerada para adaptações abaixo de um determinado limite (como US$ 500), para que os funcionários possam ter suas necessidades atendidas de forma mais eficiente e com menos complicações; limitar a necessidade de uma investigação extensa e de um processo interativo completo também pode reduzir os custos gerais para o empregador. Alguns expressaram preocupação de que a tramitação acelerada possa aumentar o volume, mas, com base em evidências empíricas, não constatamos que esse seja o caso.
3. Implementação de processos baseados em evidências: Para ajudar a manter os orçamentos e a demanda sob controle, desaconselhamos a apresentação de uma lista de opções de acomodação à qual os funcionários possam escolher. Em vez disso, é melhor basear-se em recomendações profissionais e no processo de avaliação, conforme discutido acima, para determinar o que é adequado e razoável.
4. Lidando com conversas delicadas com cuidado: quemtrabalha nessa área sabe que gerenciar adaptações pode ser uma tarefa difícil e emocionalmente desgastante. Isso pode exigir conversas desafiadoras com colegas de trabalho sobre assuntos profundamente pessoais relacionados ao seu sustento, identidade e funcionamento diário. Embora nosso objetivo geral seja apoiar com empatia as necessidades dos funcionários no local de trabalho, às vezes precisamos recusar pedidos — e isso pode resultar em reações acaloradas. Como maio éo Mês da Conscientização sobre Saúde Mental, é especialmente oportuno destacar a importância do autocuidado e do desenvolvimento de resiliência ao lidar com essas interações desagradáveis. A parceria com um fornecedor especializado terceirizado (como a Sedgwick) pode oferecer aos responsáveis internos pelas adaptações o apoio tão necessário e recursos adicionais.

Agradecimentos especiais a Anne Hudson, da nossa estimada cliente Southwest Airlines, por sua contribuição para este artigo.

Saiba mais — Conheça as soluções de adaptação do local de trabalho que ajudam os empregadores a atender às necessidades dos funcionários e a cumprir a ADA, a PWFA e outros requisitos legais e regulatórios

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