Praktik terbaik dalam hal akomodasi bagi karyawan

Pengelolaan akomodasi bagi karyawan kini telah melampaui sistem administrasi yang bersifat ad hoc dan bergantung pada email. Seiring dengan bersatunya persyaratan berdasarkan Undang-Undang Penyandang Disabilitas Amerika (ADA), asuransi kecelakaan kerja (WC), dan ekspektasi tempat kerja yang terus berkembang, organisasi kini dihadapkan pada tingkat kompleksitas, risiko, dan variabilitas yang lebih tinggi daripada sebelumnya.

Untuk menghadapi perubahan ini, para pemberi kerja membutuhkan lebih dari sekadar proses reaktif; mereka membutuhkan praktik terbaik yang telah teruji serta wawasan yang jelas dan didukung data. Laporan Laporan "State of the Line 2025" kami tentang akomodasi karyawan, yang didasarkan pada salah satu kumpulan data klaim terluas di industri ini, memberikan gambaran yang terukur mengenai tren yang muncul, pola yang terus berkembang, dan risiko operasional. Dikombinasikan dengan pendekatan terstruktur dan terpusat dalam pengelolaan akomodasi, wawasan ini membantu organisasi beralih dari keputusan yang tidak konsisten dan bersifat ad hoc ke model yang lebih dapat dipertanggungjawabkan dan dapat diskalakan, yang meningkatkan kepatuhan, pengalaman karyawan, dan hasil secara keseluruhan.

Berdasarkan Undang-Undang Penyandang Disabilitas Amerika (ADA) serta peraturan dan yurisprudensi lainnya, pemberi kerja diwajibkan, melalui proses interaktif dan tanpa menimbulkan beban yang berlebihan, untuk memberikanakomodasi yang wajarbagi karyawan — yang mungkin sedang kembali bekerja setelah mengalami kecelakaan kerja, membutuhkan dukungan terkaitketerbatasan kognitif, meminta penyesuaian sesuaikeyakinan agama mereka, atau memiliki berbagai kebutuhan lainnya. Terlepas dari apakah akomodasi tersebut berkaitan dengan klaim WC, disabilitas, atau faktor lain, pemberi kerja memerlukan panduan yang tepat dalam menavigasi situasi yang membingungkan ini. 

Baru-baru ini kami berkumpul untuk mendiskusikan beberapa isu terkini seputar akomodasi tenaga kerja, baik dari sudut pandang pemberi kerja maupun penyedia layanan, dan kami dengan senang hati membagikan beberapa poin penting dari diskusi kami.

Masalah yang menurut saya paling banyak dihadapi oleh para pemberi kerja adalah kesehatan mental. Kesehatan mental merupakan jenis klaim nomor satu setelah kehamilan. Para pemberi kerja harus menangani hal ini.
– David Setzkorn, Wakil Presiden Senior Bidang Kepatuhan & Pemimpin Praktik Absensi Karyawan

Apa saja tantangan utama dalam hal akomodasi karyawan yang dihadapi oleh para pemberi kerja saat ini? 

Banyak organisasi di AS yang berjuang untuk memenuhi permintaan akomodasi pekerjaan dan memastikan kepatuhan terhadap semua persyaratan yang relevan. Tantangan signifikan yang dihadapi pemberi kerja saat ini antara lain:

1. Bersikap proaktif dan konsisten:Dalam beberapa tahun terakhir, sejumlah perusahaan telah berupaya menjaga konsistensi dan secara proaktif mengurangi beban administratif terkait penyediaan fasilitas dengan menjadikan meja yang dapat disesuaikan ketinggiannya, kursi ergonomis, monitor komputer berukuran besar, dan peralatan lain yang sering diminta sebagai perlengkapan standar bagi seluruh karyawan. Namun, peralihan dari kerja di kantor ke skema kerja jarak jauh dan hybrid telah mempersulit pendekatan tersebut. Apa yang terjadi jika peralatan standar tersebut tidak sesuai dengan ruang kerja di rumah? Siapa yang bertanggung jawab atas pemasangan dan pemeliharaannya? Bagaimana cara mengambil kembali peralatan tersebut jika karyawan jarak jauh tersebut keluar? Haruskah pekerja hybrid menerima dua set peralatan? Pertanyaan-pertanyaan semacam ini menimbulkan masalah logistik yang nyata dan membuat pengendalian biaya menjadi cukup sulit.
2. Anggaran untuk penyesuaian tempat kerja:Baik itu cuti kerja maupun pembelian peralatan baru, penyesuaian tempat kerja selalu melibatkan biaya. (Sebagian pengeluaran ini diwajibkan secara hukum, sementara yang lain merupakan langkah yang tepat untuk mendukung produktivitas, keselamatan, dan inklusi.) Banyak organisasi mengalami kesulitan dalam menyusun anggaran untuk pengeluaran ini. Apakah penyesuaian bagi karyawan harus dianggap sebagai biaya operasional, ataukah sebaiknya dimasukkan ke dalam anggaran SDM atau manajemen risiko?
3. Serikat pekerja:Menerapkan akomodasi di lingkungan yang diatur serikat pekerja bisa jadi sangat rumit. Misalnya, perubahan jadwal dan waktu istirahat kerja dapat memengaruhi peringkat masa kerja karyawan — dan dengan demikian memengaruhi segala hal yang menjadi hak mereka berdasarkan perjanjian kerja bersama. Selain itu, mengubah jadwal atau tugas seorang karyawan yang tergabung dalam serikat pekerja sebagai bagian dari akomodasi dapat berdampak negatif terhadap karyawan lain. Hal ini terbukti sangat sulit untuk diatasi di bawah Undang-Undang Keadilan bagi Pekerja Hamil. 

Apa saja strategi akomodasi karyawan yang paling efektif? 

Mengingat bahwa setiap program organisasi memiliki keunikan tersendiri, berikut ini beberapa pendekatan yang direkomendasikan dalam pengelolaan akomodasi:

1. Mempusatkan anggaran dan proses persetujuan akomodasi karyawan: Meskipun sebagian pihak memilih untuk membiayai akomodasi tersebut dari anggaran operasional (yang mungkin membuat manajer enggan menyetujui akomodasi), kami menyarankan agar anggaran akomodasi dipusatkan sejauh mungkin. Dengan mengalirkan semua permohonan akomodasi melalui satu tim dan sumber pendanaan, hal ini dapat membantu menghilangkan sekat internal antara HR dan manajemen risiko serta memfasilitasi pemecahan masalah yang lebih kreatif. Langkah ini juga dapat memastikan permohonan tersebut dievaluasi secara kritis. Misalnya, jika seseorang meminta peralatan baru, tim terpusat yang khusus menangani hal tersebut kemungkinan besar akan mempertimbangkan bahwa evaluasi ergonomis dan beberapa edukasi tentang cara menggunakan peralatan yang ada dengan benar mungkin sudah cukup.
2. Menyediakan pengalaman karyawan yang positif: Manfaat lain dari pendekatan terpusat adalah memungkinkan pemberi kerja untuk tetap fokus pada upaya mengakomodasi kebutuhan karyawan secara efektif, alih-alih hanya berfokus pada penyebab cedera atau kebutuhan tersebut. Selain itu, kami melihat tren di mana pemberi kerja menerapkan opsi jalur cepat untuk akomodasi di bawah ambang batas tertentu (seperti $500) sehingga karyawan dapat memenuhi kebutuhannya dengan lebih efisien dan tanpa banyak kerumitan; membatasi kebutuhan akan penyelidikan mendalam dan proses interaktif penuh juga dapat mengurangi biaya keseluruhan bagi pemberi kerja. Beberapa pihak telah mengemukakan kekhawatiran bahwa jalur cepat dapat meningkatkan volume, tetapi berdasarkan bukti anekdotal, kami belum menemukan hal tersebut terjadi.
3. Menerapkan proses yang didasarkan pada bukti: Untuk membantu mengendalikan anggaran dan permintaan, kami tidak menyarankan untuk memberikan daftar pilihan akomodasi yang dapat dipilih oleh karyawan. Sebaliknya, sebaiknya mengandalkan rekomendasi profesional dan proses evaluasi, sebagaimana telah dibahas di atas, untuk menentukan apa yang sesuai dan wajar.
4. Menangani percakapan sensitif dengan penuh kehati-hatian: Merekayang bekerja di bidang ini tahu bahwa mengelola akomodasi dapat menjadi tugas yang sulit dan melelahkan secara emosional. Hal ini mungkin memerlukan percakapan yang menantang dengan rekan kerja mengenai hal-hal yang sangat pribadi terkait mata pencaharian, identitas, dan aktivitas sehari-hari mereka. Meskipun tujuan utama kami adalah mendukung kebutuhan karyawan di tempat kerja dengan penuh empati, terkadang kami harus menolak permintaan — dan hal itu dapat memicu reaksi yang emosional. Karena bulan Mei adalahBulan Kesadaran Kesehatan Mental, ini adalah waktu yang tepat untuk menekankan pentingnya perawatan diri dan membangun ketahanan dalam menghadapi interaksi yang tidak menyenangkan tersebut. Bermitra dengan vendor ahli pihak ketiga (seperti Sedgwick) dapat memberikan dukungan yang sangat dibutuhkan serta sumber daya tambahan kepada mereka yang bertanggung jawab atas akomodasi di dalam perusahaan.

Terima kasih khusus kepada Anne Hudson dari klien kami yang terhormat, Southwest Airlines, atas kontribusinya dalam artikel ini.

Pelajari lebih lanjut — Jelajahi solusi akomodasi kerja yang membantu pemberi kerja memenuhi kebutuhan karyawan dan mematuhi persyaratan hukum dan peraturan seperti ADA, PWFA, dan lainnya

Daftar sekarang untuk mendapatkan wawasan tak tertandingi seputar akomodasi

Nikmati pengalaman lengkapnya — termasuk akses gratis ke laporan "State of the Line 2025" dan webinar DMEC terbaru — untuk mendapatkan wawasan yang lebih mendalam.