Buenas prácticas para las adaptaciones en el lugar de trabajo

Las adaptaciones para los empleados han dejado de poder gestionarse de forma puntual y a través del correo electrónico. A medida que convergen los requisitos de la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA), la indemnización por accidentes laborales (WC) y las expectativas cambiantes en el lugar de trabajo, las organizaciones se enfrentan a un grado de complejidad, riesgo y variabilidad mayor que nunca.

Para hacer frente a este cambio, las empresas necesitan algo más que procesos reactivos; necesitan buenas prácticas contrastadas y una visión clara y respaldada por datos. Nuestro informe «State of the Line 2025» sobre adaptaciones para empleados, basado en uno de los conjuntos de datos de reclamaciones más amplios del sector, ofrece una visión comparativa de las tendencias emergentes, los patrones en evolución y el riesgo operativo. Combinada con un enfoque estructurado y centralizado de la gestión de adaptaciones, esta información ayuda a las organizaciones a pasar de decisiones inconsistentes y puntuales a un modelo más defendible y escalable que mejora el cumplimiento normativo, la experiencia de los empleados y los resultados generales.

En virtud de la ADA y otras normativas y jurisprudencia, los empleadores están obligados, mediante un proceso interactivo y sin que ello suponga una carga excesiva, a realizaradaptaciones razonablespara los empleados —ya sea que estén reincorporándose al trabajo tras una lesión laboral, busquen apoyo para hacer frente alimitaciones cognitivas, soliciten un ajuste de acuerdo con suscreencias religiosas o tengan otras necesidades diversas—. Independientemente de si la adaptación está relacionada con una reclamación de indemnización por accidente laboral, una discapacidad u otro factor, los empleadores necesitan una orientación sólida para orientarse en este panorama confuso. 

Recientemente nos hemos reunido para analizar algunos de los retos actuales en materia de adaptaciones laborales, tanto desde el punto de vista de los empleadores como de los proveedores de servicios, y nos complace compartir algunos de los aspectos más destacados de nuestra conversación.

El tema con el que veo que más dificultades tienen los empleadores es la salud mental. La salud mental es el segundo motivo más frecuente de bajas, solo por detrás del embarazo. Los empleadores deben abordar esta cuestión.
– David Setzkorn, vicepresidente sénior de Cumplimiento Normativo y responsable del área de ausencias laborales

¿Cuáles son los principales retos a los que se enfrentan hoy en día las empresas en materia de adaptaciones para los empleados? 

Muchas organizaciones estadounidenses tienen dificultades para dar respuesta a las solicitudes de adaptaciones laborales y garantizar el cumplimiento de todos los requisitos pertinentes. Entre los importantes retos a los que se enfrentan los empleadores hoy en día se encuentran:

1. Ser proactivo y coherente:En los últimos años, algunas empresas han buscado la coherencia y han tratado de reducir de forma proactiva la carga administrativa que suponen las adaptaciones, incorporando de forma estándar para todos los empleados escritorios de altura regulable, sillas ergonómicas, monitores de ordenador de gran tamaño y otros equipos solicitados con frecuencia. Sin embargo, el paso del trabajo presencial a modalidades de trabajo a distancia e híbridas ha complicado ese enfoque. ¿Qué ocurre si el equipamiento estándar no cabe en un espacio de trabajo en casa? ¿Quién se encarga de la instalación y el mantenimiento? ¿Cómo se recupera el equipamiento si un empleado a distancia deja la empresa? ¿Deberían los trabajadores híbridos recibir dos juegos de equipamiento? Este tipo de preguntas plantean problemas logísticos reales y dificultan bastante la contención de costes.
2. Presupuestos para adaptaciones laborales:ya sea en forma de tiempo libre o de adquisición de nuevo equipamiento, las adaptaciones laborales conllevan un coste. (Algunos de estos gastos son obligatorios por ley, mientras que otros son necesarios para fomentar la productividad, la seguridad y la inclusión). Muchas organizaciones tienen dificultades a la hora de presupuestar estos gastos. ¿Deben considerarse las adaptaciones para los empleados como un gasto operativo, o deben incluirse en el presupuesto de RR. HH. o de gestión de riesgos?
3. Sindicatos:Puede resultar muy complicado aplicar medidas de adaptación en un entorno sindicalizado. Por ejemplo, los cambios en los horarios y las pausas laborales pueden afectar a la antigüedad del empleado —y, por lo tanto, a cualquier puesto al que pueda optar en virtud de un convenio colectivo—. Además, modificar el horario o las tareas de un empleado afiliado al sindicato como parte de una medida de adaptación puede afectar de forma indebida a los de otro empleado. Esto está resultando especialmente difícil de gestionar en el marco de la Ley de Equidad para las Trabajadoras Embarazadas. 

¿Cuáles son las mejores estrategias para adaptarse a las necesidades de los empleados? 

Teniendo en cuenta que el programa de cada organización es único, a continuación se ofrecen algunas recomendaciones para la gestión de las adaptaciones:

1. Centralización de los presupuestos y los procesos de aprobación de las adaptaciones para los empleados: aunque algunos optan por mantener los costes en el ámbito operativo (lo que puede disuadir a los responsables de conceder adaptaciones), sugerimos centralizar el presupuesto destinado a las adaptaciones siempre que sea posible. Hacer que todas las solicitudes de adaptaciones pasen por un único equipo y una única fuente de financiación puede ayudar a romper los silos internos entre RR. HH. y la gestión de riesgos, y facilitar una resolución de problemas más creativa. También puede dar lugar a que las solicitudes se analicen con un enfoque crítico. Por ejemplo, si alguien solicita nuevo equipamiento, es más probable que un equipo centralizado y especializado considere que basta con una evaluación ergonómica y algo de formación sobre cómo utilizar correctamente el equipamiento existente.
2. Ofrecer una experiencia positiva a los empleados: otra ventaja del enfoque centralizado es que permite a las empresas centrarse en satisfacer eficazmente las necesidades de los empleados, en lugar de en la causa de la lesión o la necesidad. Además, estamos observando una tendencia entre los empleadores a implementar opciones de vía rápida para adaptaciones por debajo de un umbral determinado (como 500 dólares), de modo que los empleados puedan satisfacer sus necesidades de forma más eficiente y con menos complicaciones; limitar la necesidad de una investigación exhaustiva y un proceso interactivo completo también puede reducir los costes generales para el empleador. Algunos han expresado su preocupación por que la vía rápida pueda aumentar el volumen, pero, según la evidencia empírica, no hemos constatado que sea así.
3. Aplicación de procesos basados en datos: Para ayudar a mantener bajo control los presupuestos y la demanda, desaconsejamos ofrecer una lista de opciones de alojamiento entre las que los empleados puedan elegir. En su lugar, es mejor basarse en las recomendaciones de los profesionales y en el proceso de evaluación, tal y como se ha comentado anteriormente, para determinar qué es lo adecuado y razonable.
4. Abordar las conversaciones delicadas con tacto: Quienestrabajan en este ámbito saben que gestionar las adaptaciones puede ser una tarea difícil y emocionalmente agotadora. Puede implicar mantener conversaciones complicadas con los compañeros de trabajo sobre asuntos profundamente personales relacionados con su sustento, su identidad y su vida cotidiana. Aunque nuestro objetivo principal es atender con empatía las necesidades de los empleados en el lugar de trabajo, a veces nos vemos obligados a denegar solicitudes, lo que puede dar lugar a reacciones acaloradas. Dado que mayo esel Mes de la Concienciación sobre la Salud Mental, resulta especialmente oportuno destacar la importancia del autocuidado y del desarrollo de la resiliencia a la hora de gestionar este tipo de interacciones desagradables. Colaborar con un proveedor externo especializado (como Sedgwick) puede ofrecer a los responsables internos de las adaptaciones el apoyo y los recursos adicionales que tanto necesitan.

Queremos expresar nuestro especial agradecimiento a Anne Hudson, de nuestro estimado cliente Southwest Airlines, por su contribución a este artículo.

Más información — Descubre las soluciones de adaptación laboral que ayudan a los empleadores a satisfacer las necesidades de los empleados y a cumplir con la ADA, la PWFA y otros requisitos legales y normativos

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