Afrontar las realidades de la gestión de alojamientos

Cuando se trata de la gestión de alojamientos, muchos nos sentimos como Alicia en el País de las Maravillas: atrapados entre la fantasía de un proceso perfecto y la realidad del lugar de trabajo. 

En un mundo ideal, la gestión de las adaptaciones sería oportuna, justa e inclusiva. La documentación sería precisa y acertada, los empleados y los empleadores colaborarían a la perfección, y los profesionales sanitarios siempre estarían dispuestos a ayudar. Y, al final, cada caso daría lugar a la decisión «correcta», en la que el impacto empresarial quedara claro y se evitaran todos los riesgos.

Suena genial, ¿verdad? Pero si alguna vez te has encargado de gestionar alojamientos, sabes que esto es más un mito que una realidad. Veamos qué es lo que dificulta alcanzar este estado ideal y exploremos algunas soluciones prácticas que puedes poner en práctica para que el proceso sea más fluido.  

Menos fantasía, más funcionalidad: optimiza tu proceso de toma de decisiones

El mayor obstáculo en el proceso de adaptaciones suele ser la persona encargada de tomar la decisión. Muchos directivos y profesionales de recursos humanos tienden a mostrar algunos de los siguientes comportamientos evasivos cuando se enfrentan a una decisión:

• Aplazamiento:posponer las decisiones sin definir claramente los siguientes pasos ni un calendario, con la esperanza de que las cosas se resuelvan por sí solas. 
• Delegación a pesar de tener autoridad:delegar la decisión en otra persona, incluso cuando esta dispone del poder y la información necesarios para decidir por sí misma. 
• Parálisis por análisis:retrasar las decisiones exigiendo información excesiva, aunque la que ya se tiene sea suficiente o probablemente la mejor que se pueda obtener.
• Exceso de formalidades como medida de prevención del fraude:añadir pasos al proceso por temor a que el empleado se aproveche del sistema. 

Estos comportamientos suelen estar motivados por el miedo a las consecuencias o al conflicto o, en muchos casos, por el deseo de alcanzar la perfección. Sin embargo, pretender que el proceso o la documentación sean perfectos no es realista. De hecho, perseguir la perfección solo provoca retrasos innecesarios que te exponen a riesgos legales, especialmente en virtud de la Ley de Equidad para las Trabajadoras Embarazadas (PWFA), si la condición es evidente o permanente, o si no se proporcionan adaptaciones provisionales.  

Para trasladar la toma de decisiones del «país de las maravillas» al mundo real, lo primero es cambiar de mentalidad. El objetivo de la gestión de las adaptaciones no es buscar motivos para decir «no», sino encontrar formas prácticas de decir «sí». Esto implica ser realista y razonable en cuanto a lo que se puede hacer para ayudar a los empleados a tener éxito o a reincorporarse al trabajo, así como en cuanto al tipo de información que puede respaldar una decisión.

El desarrollo de un marco de toma de decisiones claro puede ayudar a garantizar que las decisiones se tomen de forma coherente, a reducir los sesgos y a agilizar el proceso. A continuación se presentan tres modelos a tener en cuenta:

• Modelo social:se centra en eliminar barreras, influir en los cambios sociales y promover la inclusión. Las adaptaciones no son una excepción, sino un derecho. 
• Modelo biopsicosocial:se centra en cómo interactúan los factores biológicos, psicológicos y sociales. El empleado y el empleador colaboran para establecer adaptaciones integrales, proactivas y personalizadas. 
• Modelo médico:se centra en «curar» al empleado mediante tratamiento y rehabilitación. Las adaptaciones son reactivas y se consideran excepciones. 

Aunque los marcos pueden resultar útiles, su finalidad es únicamente servir de guía. La elección del modelo a adoptar suele depender de la cultura y la tolerancia al riesgo; el modelo médico es el más arriesgado, pero puede resultar necesario, dependiendo del puesto de trabajo y de las dificultades que se tengan en cuenta. En última instancia, los responsables de la toma de decisiones deben conocer el modelo que su dirección o departamento jurídico quiere que sigan, y deben sentirse capacitados para actuar con discreción, incluso dentro de los parámetros establecidos. Independientemente del modelo, debe existir una autoridad clara en la toma de decisiones y la expectativa de que cada acción se ajuste a los valores de la empresa. Por encima de todo, los responsables de la toma de decisiones deben partir de la base de que los empleados actúan de buena fe y centrarse en facilitar soluciones, no en negarlas.

Cumplimiento sin complicaciones: céntrate en encontrar formas de decir que sí

Las leyes sobre adaptaciones pueden suponer un reto importante para los empleadores. Leyes como la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA) definen el término «discapacidad» de forma tan amplia que una afección se considera discapacidad si limita las actividadescotidianas(como caminar, aprender o respirar) o si el cuerpo del empleado funciona de forma diferente a lo habitual en la mayoría de las personas, y la elegibilidad rara vez requiere una documentación o un análisis exhaustivos. 

La cobertura de la PWFA es también amplia. Entre las limitaciones contempladas por la PWFA se incluye cualquier afección física o mental relacionada con el embarazo, el parto o afecciones médicas conexas, incluso si son leves o temporales. Del mismo modo, el umbral para lo que se considera una «adaptación razonable» es también bajo. Si parece razonable en la mayoría de los casos, probablemente lo sea. Esto hace que la aprobación de una adaptación sea relativamente sencilla.

El verdadero reto surge cuando un empleador se plantea denegar una solicitud. En este caso, el listón está mucho más alto, ya que debe demostrar que la adaptación supondría una carga excesiva, es decir, un impacto significativo y cuantificable en las operaciones de la empresa, los recursos o los compañeros de trabajo. La carga excesiva es difícil de demostrar, y la mayoría de las solicitudes no tendrán un impacto negativo. Sin embargo, algunos responsables de la toma de decisiones pueden complicar en exceso el proceso en un intento por justificar la denegación, lo que genera retrasos innecesarios y un mayor riesgo de incumplimiento normativo.

La mejor forma de proceder es centrarse en cómo decir «sí» de manera razonable y práctica, en lugar de obsesionarse con buscar formas de decir «no». Empieza por preguntarte si la adaptación supondría realmente una carga excesiva. Si fuera así, ofrece una adaptación alternativa. Si no fuera así —y la solicitud es razonable—, hay pocos motivos para denegarla. Agilizar las decisiones de esta manera no solo acelera el proceso, sino que también reduce el riesgo. 

Trabaja de forma más inteligente, no más dura: sé ingenioso con la documentación

Recopilar información también puede suponer un reto. Los profesionales sanitarios no siempre están dispuestos o son capaces de ofrecer explicaciones detalladas. Algunos incluso pueden cobrar tasas, exigir citas adicionales o derivar las solicitudes a otros profesionales para evitarlo. Además, el seguimiento puede llevar mucho tiempo y rara vez cambia el resultado. Al final, buscar la documentación perfecta solo retrasa la ayuda a los empleados y genera más riesgos para los empleadores. 

Esto se puede evitar agilizando el proceso administrativo y aplicando medidas de adaptación provisionales mientras se tramita la documentación, siempre que sea posible. En algunos casos, se puede tomar una decisión sin la opinión del profesional sanitario o basándose en la información de que ya se dispone. Considere la posibilidad de utilizar la documentación médica existente (como la relativa a la incapacidad temporal) como referencia. A continuación, pida aclaraciones al empleado: ¿cómo afecta su estado de salud a su rendimiento laboral y cómo sería una medida de adaptación eficaz? 

Esto cobra especial relevancia en lo que respecta al impacto específico o individualizado de la afección (por ejemplo, los brotes). Por ejemplo, una trabajadora embarazada conoce de primera mano la frecuencia y la duración de las náuseas matutinas, por lo que sus comentarios serían más útiles para comprender las necesidades de adaptación que la información proporcionada por el profesional sanitario.

Asegúrate de utilizar formularios prácticos y fáciles de usar, con casillas de selección y campos de respuesta breve, para recopilar estos datos, ya que los proveedores prefieren un enfoque de documentación más sencillo y que requiera menos tiempo. Si aún así es necesario solicitar alguna aclaración al proveedor, obtén una autorización limitada para hablar con él y documenta todos los esfuerzos realizados para obtener dicha información.

En resumen: antepón la practicidad a la perfección

Aunque algunos preferiríamos quedarnos en el País de las Maravillas, lo cierto es que una gestión eficaz de los alojamientos pasa por vivir en el mundo real. Si antepones la practicidad a la perfección y encuentras formas de decir «sí» con sensatez, podrás mantener el proceso en marcha, reducir el riesgo y, lo más importante, ayudar a tus empleados a prosperar.

En Sedgwick, nuestros expertos colaborarán contigo para diseñar un plan de adaptaciones eficaz que garantice el cumplimiento normativo, se adapte a tu cultura empresarial y ayude a tus empleados a obtener el apoyo que necesitan para mantener su productividad en el trabajo. Para obtener más información sobre nuestras soluciones de adaptaciones, haz clic aquí.