Face aux réalités de la gestion des hébergements

Quand il s’agit de gestion d’accommodements, beaucoup d’entre nous peuvent se sentir comme Alice au pays des merveilles — pris entre le fantasme d’un processus parfait et la réalité du milieu de travail. 

Dans un monde idéal, la gestion des hébergements serait rapide, équitable et inclusive. La documentation serait précise et précise, employés et employeurs collaboreraient sans heurts, et les fournisseurs de soins de santé seraient toujours réactifs. Et au final, chaque cas aboutirait à la « bonne » décision où l’impact sur l’entreprise est clair et où tout risque est évité.

Ça a l’air super, non? Mais si vous avez déjà géré des logements auparavant, vous savez que c’est plus un mythe que de la réalité. Voyons ce qui rend difficile l’atteinte de cet état idéal et explorons quelques solutions pratiques que vous pouvez mettre en œuvre pour rendre le processus plus fluide.  

Moins de fantaisie, plus de fonction : simplifiez votre prise de décision

Le plus grand obstacle dans le processus d’accommodement est souvent le décideur. De nombreux gestionnaires et professionnels des RH ont tendance à adopter certains des comportements d’évitement suivants lorsqu’ils sont confrontés à une décision :

• Report : Reporter les décisions sans étapes claires ou échéancier dans l’espoir que les choses se règlent d’elles-mêmes. 
• Délégation malgré l’autorité : Transmettre la décision à quelqu’un d’autre, même s’il a le pouvoir et l’information de décider lui-même. 
• Paralysie de l’analyse : Retarder les décisions en exigeant trop d’informations, même si ce qu’ils ont déjà est suffisant ou probablement le meilleur qu’ils vont obtenir.
• L’excès de procédé comme prévention de la fraude : Ajouter des étapes au processus par crainte que l’employé manipule le système. 

Ces comportements sont généralement motivés par la peur des conséquences ou des conflits, ou dans bien des cas, par un désir de perfection. Cependant, avoir le processus ou la documentation parfaits n’est pas réaliste. En fait, poursuivre la perfection ne cause que des retards inutiles qui vous exposent à des risques juridiques — surtout en vertu de la Loi sur l’équité des travailleuses enceintes (PWFA), si la condition est évidente ou permanente, ou si les mesures d’aménagement provisoire ne sont pas offertes.  

Déplacer la prise de décision du pays des merveilles vers le monde réel commence par un changement de mentalité. Le but de la gestion des accommodements n’est pas de trouver des raisons de dire non; C’est de trouver des moyens pratiques de dire oui. Cela signifie être réaliste et raisonnable quant à ce qui peut être fait pour aider les employés à réussir ou à retourner au travail, ainsi que le type d’information qui peut appuyer une décision.

Élaborer un cadre décisionnel clair peut aider à garantir que les décisions sont prises de façon cohérente, à réduire les biais et à simplifier le processus. Voici trois modèles à considérer :

• Modèle social : Se concentre sur la suppression des obstacles, l’influence des changements sociétaux et la promotion de l’inclusion. Les aménagements ne sont pas exceptionnels — c’est un droit. 
• Modèle biopsychosocial : Met l’accent sur la façon dont les facteurs biologiques, psychologiques et sociaux interagissent. L’employé et l’employeur collaborent sur des accommodements complets, proactifs et personnalisés. 
• Modèle médical : Elle se concentre sur la « réparation » de l’employé par le traitement et la réadaptation. Les accommodements sont réactifs et considérés comme des exceptions. 

Bien que les frameworks puissent être utiles, ils ne servent qu’à guider. Le modèle à adopter dépend souvent de la culture et de la tolérance au risque, le modèle médical étant le plus risqué mais potentiellement nécessaire, selon l’emploi et les difficultés considérées. En fin de compte, les décideurs devraient être conscients du modèle que leur direction ou leur département juridique souhaite qu’ils suivent, et ils devraient se sentir habilités à faire preuve de leur discrétion, même dans les paramètres prescrits. Peu importe le modèle, il devrait y avoir une autorité décisionnelle claire et une attente que chaque action soit en accord avec les valeurs de l’entreprise. Par-dessus tout, les décideurs devraient présumer que les employés agissent de bonne foi et se concentrer sur la facilitation des solutions, non sur les refuser.

Conformité sans complexité : Concentrez-vous sur la recherche de moyens de dire oui

Les lois sur les accommodements peuvent représenter un défi majeur pour les employeurs. Des lois comme l’Americans with Disabilities Act (ADA) définissent le terme « handicap » de façon si large qu’une condition peut être admissible si elle limite les activités quotidiennes (comme marcher, apprendre ou respirer) ou si le corps de l’employé fonctionne plus que d’habitude pour la plupart des gens, et l’admissibilité nécessite rarement une documentation ou une analyse approfondie. 

La couverture sous la PWFA est également large. Une limitation admissible en vertu de la PWFA inclut toute condition physique ou mentale liée à la grossesse, à l’accouchement ou à des conditions médicales connexes — même si elles sont mineures ou temporaires. De même, la norme pour ce qui compte comme un « aménagement raisonnable » est aussi faible. Si ça semble raisonnable dans la plupart des cas, c’est probablement le cas. Cela rend l’approbation d’un accommodement relativement simple.

Le vrai défi survient lorsqu’un employeur envisage de refuser une demande. La barre est beaucoup plus élevée ici parce qu’ils doivent prouver que l’accommodement causerait une difficulté excessive, ce qui a un impact important et mesurable sur les opérations commerciales, les ressources ou les collègues. Il est difficile de démontrer une contrainte excessive, et la plupart des demandes n’auront pas d’impact négatif. Cependant, certains décideurs pourraient compliquer trop le processus afin de justifier le refus, créant ainsi des retards inutiles et augmentant les risques liés à la conformité.

La meilleure façon d’avancer est de se concentrer sur la façon de dire oui de façon raisonnable et pratique, plutôt que de se perdre à chercher des moyens de dire non. Commencez par vous demander si l’accommodement créerait vraiment une contrainte excessive. Si c’est le cas, offrez-moi un autre logement. Si ce n’était pas le cas — et la demande est raisonnable — il y a peu de raisons de la refuser. Simplifier les décisions de cette façon accélère non seulement le processus, mais réduit aussi vos risques. 

Travaillez plus intelligentement, pas plus fort : soyez débrouillardeux avec la documentation

Recueillir de l’information peut aussi être un défi. Les professionnels de la santé ne sont pas toujours disposés ou capables de fournir des clarifications détaillées. Certains peuvent même facturer des frais, exiger des rendez-vous supplémentaires ou rediriger les demandes vers d’autres fournisseurs pour l’éviter. De plus, le suivi peut prendre du temps et ne change que rarement le résultat. Au final, chercher la documentation parfaite ne fait que retarder l’aide aux employés et crée plus de risques pour les employeurs. 

Vous pouvez éviter cela en simplifiant le processus administratif et en mettant en place des mesures d’adaptation provisoires tout en poursuivant ces documents, lorsque c’est possible. Dans certains cas, vous pouvez prendre une décision sans l’intervention du fournisseur ou avec des informations que vous possédez déjà. Envisagez d’utiliser la documentation médicale existante (comme les documents d’invalidité de courte durée) comme substitution. Ensuite, obtenez des précisions de la part de l’employé : comment son état affecte-t-il sa performance au travail, et à quoi ressemblerait un accommodement efficace? 

Cela devient particulièrement pertinent en ce qui concerne l’impact unique ou individualisé de la condition (c’est-à-dire les poussées). Par exemple, une employée enceinte comprend son expérience personnelle concernant la fréquence et la durée des nausées matinales, et les commentaires de l’employé seraient plus utiles pour comprendre les besoins d’accommodement que les informations du fournisseur.

Assurez-vous d’utiliser des formulaires exploitables et faciles à utiliser, avec des cases à cocher et des champs de réponse courte pour recueillir ces détails, car les fournisseurs préfèrent une approche documentaire plus simple et moins chronophage. Si une clarification est encore nécessaire de la part d’un fournisseur, obtenez une autorisation limitée pour discuter avec lui et documenter tous les efforts faits pour obtenir cette information.

En résumé : privilégiez la praticité à la perfection

Bien que certains d’entre nous préféreraient rester au pays des merveilles, la vérité est que la gestion efficace des logements vient du fait de vivre dans le monde réel. En privilégiant la praticité à la perfection et en trouvant des moyens raisonnables de dire oui, vous pouvez faire avancer le processus, réduire vos risques et, surtout, aider vos employés à s’épanouir.

Chez Sedgwick, nos experts collaboreront avec vous pour créer une approche efficace des accommodements qui vous maintient conforme, s’aligne avec votre culture et aide vos employés à obtenir le soutien dont ils ont besoin pour rester productifs au travail. Pour en savoir plus sur nos solutions d’accommodement, cliquez ici.