Omgaan met de realiteit van accommodatiebeheer

Als het gaat om accommodatiebeheer, voelen velen van ons zich net als Alice in Wonderland: gevangen tussen de fantasie van een perfect proces en de realiteit van de werkplek. 

In een ideale wereld zou het accommodatiebeheer tijdig, eerlijk en inclusief zijn. De documentatie zou nauwkeurig en to the point zijn, werknemers en werkgevers zouden naadloos samenwerken en zorgverleners zouden altijd responsief zijn. En uiteindelijk zou elke zaak resulteren in de 'juiste' beslissing, waarbij de zakelijke impact duidelijk is en alle risico's worden vermeden.

Klinkt geweldig, toch? Maar als je ooit accommodaties hebt beheerd, weet je dat dit meer een mythe dan realiteit is. Laten we eens kijken wat het zo moeilijk maakt om deze ideale situatie te bereiken en enkele praktische oplossingen onderzoeken die je kunt implementeren om het proces soepeler te laten verlopen.  

Minder fantasie, meer functionaliteit: stroomlijn uw besluitvorming

Het grootste obstakel in het accommodatieproces is vaak de beslisser. Veel managers en HR-professionals vertonen vaak een aantal van de volgende vermijdingsgedragingen wanneer ze voor een beslissing staan:

• Uitstel:Beslissingen uitstellen zonder duidelijke volgende stappen of een tijdschema, in de hoop dat de zaken vanzelf oplossen. 
• Delegeren ondanks autoriteit:De beslissing doorgeven aan iemand anders, zelfs als zij zelf de bevoegdheid en informatie hebben om te beslissen. 
• Analyseverlamming:Beslissingen uitstellen door buitensporig veel informatie te eisen, zelfs als de informatie waarover men al beschikt voldoende is of waarschijnlijk het beste is wat men kan krijgen.
• Overdreven proces als fraudepreventie:stappen aan het proces toevoegen uit bezorgdheid dat de werknemer het systeem misbruikt. 

Dit gedrag wordt meestal ingegeven door angst voor de gevolgen of conflicten, of in veel gevallen door een verlangen naar perfectie. Het is echter niet realistisch om te streven naar een perfect proces of perfecte documentatie. Het nastreven van perfectie leidt alleen maar tot onnodige vertragingen die u blootstellen aan juridische risico's, met name op grond van de Pregnant Workers Fairness Act (PWFA), als de toestand duidelijk of permanent is, of als er geen tijdelijke voorzieningen worden getroffen.  

Om besluitvorming van Wonderland naar de echte wereld te verplaatsen, moet eerst een mentaliteitsverandering plaatsvinden. Het doel van accommodatiebeheer is niet om redenen te vinden om nee te zeggen, maar om praktische manieren te vinden om ja te zeggen. Dit betekent dat je realistisch en redelijk moet zijn in termen van wat er kan worden gedaan om werknemers te helpen slagen of weer aan het werk te gaan, en wat voor soort informatie een beslissing kan ondersteunen.

Het ontwikkelen van een duidelijk besluitvormingskader kan helpen om ervoor te zorgen dat beslissingen consistent worden genomen, vooroordelen worden verminderd en het proces wordt gestroomlijnd. Hier zijn drie modellen om te overwegen:

• Sociaal model:richt zich op het wegnemen van barrières, het beïnvloeden van maatschappelijke veranderingen en het bevorderen van inclusie. Aanpassingen zijn geen uitzondering, maar een recht. 
• Biopsychosociaal model:richt zich op hoe biologische, psychologische en sociale factoren op elkaar inwerken. De werknemer en werkgever werken samen aan uitgebreide, proactieve en gepersonaliseerde aanpassingen. 
• Medisch model:richt zich op het 'genezen' van de werknemer door middel van behandeling en revalidatie. Aanpassingen zijn reactief en worden als uitzonderingen behandeld. 

Hoewel kaders nuttig kunnen zijn, zijn ze slechts bedoeld als richtlijn. Welk model wordt gekozen, hangt vaak af van de cultuur en de risicotolerantie, waarbij een medisch model het meest risicovol maar mogelijk noodzakelijk is, afhankelijk van de functie en de moeilijkheidsgraad. Uiteindelijk moeten besluitvormers zich bewust zijn van het model dat hun leidinggevenden of juridische afdeling willen dat ze volgen, en moeten ze zich bevoegd voelen om hun eigen oordeel te gebruiken, zelfs binnen voorgeschreven parameters. Ongeacht het model moet er een duidelijke beslissingsbevoegdheid zijn en moet worden verwacht dat elke actie in overeenstemming is met de waarden van het bedrijf. Bovenal moeten besluitvormers ervan uitgaan dat werknemers te goeder trouw handelen en zich richten op het mogelijk maken van oplossingen, niet op het afwijzen ervan.

Naleving zonder complexiteit: focus op het vinden van manieren om ja te zeggen

Wetgeving inzake voorzieningen kan een grote uitdaging vormen voor werkgevers. Wetten zoals de Americans with Disabilities Act (ADA) definiëren 'handicap' zo breed dat een aandoening in aanmerking komt als dezedagelijkseactiviteiten (zoals lopen, leren of ademen) beperkt of als het lichaam van de werknemer meer functioneert dan bij de meeste mensen het geval is, en om in aanmerking te komen is zelden uitgebreide documentatie of analyse nodig. 

De dekking onder de PWFA is ook breed. Een kwalificerende beperking onder de PWFA omvat elke fysieke of mentale aandoening die verband houdt met zwangerschap, bevalling of aanverwante medische aandoeningen, zelfs als deze gering of tijdelijk is. Ook de norm voor wat als een "redelijke aanpassing" geldt, is laag. Als het in de meeste gevallen redelijk lijkt, is het dat waarschijnlijk ook. Dit maakt het goedkeuren van een aanpassing relatief eenvoudig.

De echte uitdaging komt wanneer een werkgever overweegt een verzoek af te wijzen. De lat ligt hier veel hoger, omdat ze moeten aantonen dat de aanpassing een onredelijke belasting zou vormen, wat een aanzienlijke, meetbare impact op de bedrijfsvoering, middelen of collega's betekent. Een onredelijke belasting is moeilijk aan te tonen en de meeste verzoeken hebben geen negatieve impact. Toch kunnen sommige besluitvormers het proces onnodig ingewikkeld maken in een poging om een afwijzing te rechtvaardigen, wat leidt tot onnodige vertragingen en meer nalevingsrisico's.

De beste manier om verder te gaan is om je te concentreren op hoe je op een redelijke en praktische manier ja kunt zeggen, in plaats van je te verliezen in het zoeken naar manieren om nee te zeggen. Begin met jezelf af te vragen of de aanpassing echt een onredelijke belasting zou vormen. Als dat het geval is, bied dan een alternatieve aanpassing aan. Als dat niet het geval is – en het verzoek redelijk is – is er weinig reden om het af te wijzen. Door beslissingen op deze manier te stroomlijnen, versnel je niet alleen het proces, maar verminder je ook je risico. 

Werk slimmer, niet harder: wees vindingrijk met documentatie

Het verzamelen van informatie kan ook een uitdaging zijn. Zorgverleners zijn niet altijd bereid of in staat om gedetailleerde uitleg te geven. Sommigen brengen zelfs kosten in rekening, vragen om extra afspraken of verwijzen verzoeken door naar andere zorgverleners om dit te vermijden. Bovendien kan het opvolgen ervan tijdrovend zijn en verandert het zelden iets aan de uitkomst. Uiteindelijk vertraagt het zoeken naar de perfecte documentatie alleen maar de hulp aan werknemers en creëert het meer risico's voor werkgevers. 

U kunt dit voorkomen door het papierwerkproces te stroomlijnen en, indien mogelijk, tijdelijke aanpassingen door te voeren terwijl u dit papierwerk afhandelt. In sommige gevallen kunt u een beslissing nemen zonder input van de zorgverlener of met informatie die u al hebt. Overweeg om bestaande medische documentatie (zoals papierwerk voor kortdurende arbeidsongeschiktheid) als vervanging te gebruiken. Vraag vervolgens om opheldering van de werknemer: hoe beïnvloedt zijn of haar aandoening de werkprestaties en hoe zou een effectieve aanpassing eruitzien? 

Dit is vooral relevant met betrekking tot de unieke of individuele impact van de aandoening (bijvoorbeeld opflakkeringen). Een zwangere werkneemster begrijpt bijvoorbeeld haar persoonlijke ervaring met de frequentie en duur van ochtendmisselijkheid, en feedback van de werkneemster zou nuttiger zijn om inzicht te krijgen in de aanpassingsbehoeften dan informatie van zorgverleners.

Zorg ervoor dat u praktische, gebruiksvriendelijke formulieren met selectievakjes en korte antwoordvelden gebruikt om deze gegevens te verzamelen, aangezien zorgverleners de voorkeur geven aan een meer rechttoe rechtaan, minder tijdrovende manier van documenteren. Als er nog steeds opheldering nodig is van een zorgverlener, vraag dan om een beperkte vrijgave om met hen te kunnen spreken en documenteer alle inspanningen die zijn geleverd om die informatie te verkrijgen.

Het komt erop neer dat je praktisch moet zijn in plaats van perfect.

Hoewel sommigen van ons liever in Wonderland zouden blijven, is de waarheid dat effectief accommodatiebeheer voortkomt uit het leven in de echte wereld. Door praktisch te zijn in plaats van perfect en manieren te vinden om redelijk ja te zeggen, kun je het proces gaande houden, je risico's verminderen en, nog belangrijker, je medewerkers helpen om te floreren.

Bij Sedgwick werken onze experts met u samen om een efficiënte aanpak voor aanpassingen te ontwikkelen die ervoor zorgt dat u aan de regels voldoet, aansluit bij uw bedrijfscultuur en uw werknemers de ondersteuning biedt die ze nodig hebben om productief te blijven op het werk. Klik hier voor meer informatie over onze oplossingen voor aanpassingen. hier.