Enfrentando as realidades da gestão de acomodações

Quando se trata de gestão de acomodações, muitos de nós podemos nos sentir como Alice no País das Maravilhas — presos entre a fantasia de um processo perfeito e a realidade do local de trabalho. 

Num mundo perfeito, a gestão das acomodações seria oportuna, justa e inclusiva. A documentação seria exata e precisa, os funcionários e empregadores colaborariam de forma integrada e os prestadores de cuidados de saúde estariam sempre disponíveis. E, no final, todos os casos resultariam na decisão «certa», com um impacto comercial claro e todos os riscos evitados.

Parece ótimo, certo? Mas se já geriste alojamentos antes, sabes que isso é mais mito do que realidade. Vamos ver o que torna difícil alcançar esse estado ideal e explorar algumas soluções práticas que podes implementar para tornar o processo mais tranquilo.  

Menos fantasia, mais funcionalidade: simplifique a sua tomada de decisões

O maior obstáculo no processo de adaptações é, muitas vezes, o responsável pela tomada de decisão. Muitos gestores e profissionais de RH tendem a apresentar alguns dos seguintes comportamentos evasivos quando confrontados com uma decisão:

• Adiamento:Adiar decisões sem definir claramente os próximos passos ou um cronograma, na esperança de que as coisas se resolvam por si mesmas. 
• Delegação apesar da autoridade:Passar a decisão para outra pessoa, mesmo quando se tem o poder e as informações para decidir por conta própria. 
• Paralisia de análise:Adiar decisões exigindo informações excessivas, mesmo que as informações já disponíveis sejam suficientes ou provavelmente as melhores que se possa obter.
• Excesso de processos como prevenção contra fraudes:adicionar etapas ao processo por receio de que o funcionário esteja a manipular o sistema. 

Esses comportamentos geralmente são motivados pelo medo das consequências ou do conflito ou, em muitos casos, pelo desejo de perfeição. No entanto, ter o processo ou a documentação perfeitos não é realista. Na verdade, buscar a perfeição só causa atrasos desnecessários que expõem a empresa a riscos legais — especialmente sob a Lei de Equidade para Trabalhadoras Grávidas (PWFA), se a condição for óbvia ou permanente, ou se não forem fornecidas acomodações provisórias.  

Transferir a tomada de decisões do País das Maravilhas para o mundo real começa com uma mudança de mentalidade. O objetivo da gestão de adaptações não é encontrar motivos para dizer não, mas sim encontrar formas práticas de dizer sim. Isso significa ser realista e razoável em termos do que pode ser feito para ajudar os funcionários a ter sucesso ou a regressar ao trabalho, e do tipo de informação que pode apoiar uma decisão.

Desenvolver uma estrutura clara para a tomada de decisões pode ajudar a garantir que as decisões sejam tomadas de forma consistente, reduzir preconceitos e simplificar o processo. Aqui estão três modelos a serem considerados:

• Modelo social:concentra-se em remover barreiras, influenciar mudanças sociais e promover a inclusão. As adaptações não são excecionais — são um direito. 
• Modelo biopsicossocial:concentra-se na forma como os fatores biológicos, psicológicos e sociais interagem. O funcionário e o empregador colaboram em adaptações abrangentes, proativas e personalizadas. 
• Modelo médico:concentra-se em «corrigir» o funcionário através de tratamento e reabilitação. As adaptações são reativas e tratadas como exceções. 

Embora as estruturas possam ser úteis, elas servem apenas como orientação. O modelo a ser adotado geralmente depende da cultura e da tolerância ao risco, sendo o modelo médico o mais arriscado, mas potencialmente necessário, dependendo das considerações relativas ao trabalho e às dificuldades. Em última análise, os tomadores de decisão devem estar cientes do modelo que a sua liderança ou departamento jurídico deseja que sigam e devem sentir-se capacitados para usar o seu discernimento, mesmo dentro dos parâmetros prescritos. Independentemente do modelo, deve haver uma autoridade decisória clara e a expectativa de que todas as ações estejam alinhadas com os valores da empresa. Acima de tudo, os tomadores de decisão devem presumir que os funcionários estão a agir de boa-fé e concentrar-se em possibilitar soluções, não em negá-las.

Conformidade sem complexidade: concentre-se em encontrar maneiras de dizer sim

As leis de acomodação podem representar um grande desafio para os empregadores. Leis como a Lei dos Americanos com Deficiência (ADA) definem «deficiência» de forma tão ampla que uma condição será considerada deficiência se limitar as atividadesdiárias(como andar, aprender ou respirar) ou se o corpo do funcionário funcionar mais do que o normal para a maioria das pessoas, e a elegibilidade raramente requer documentação ou análise extensiva. 

A cobertura da PWFA também é ampla. Uma limitação qualificada pela PWFA inclui qualquer condição física ou mental relacionada à gravidez, parto ou condições médicas relacionadas — mesmo que sejam menores ou temporárias. Da mesma forma, o padrão para o que é considerado uma «acomodação razoável» também é baixo. Se parecer razoável na maioria dos casos, provavelmente é. Isso torna a aprovação de uma acomodação relativamente simples.

O verdadeiro desafio surge quando um empregador considera recusar um pedido. A fasquia é muito mais elevada neste caso, porque é necessário provar que a adaptação causaria dificuldades excessivas, ou seja, um impacto significativo e mensurável nas operações comerciais, nos recursos ou nos colegas. É difícil demonstrar dificuldades excessivas e a maioria dos pedidos não terá um impacto negativo. No entanto, alguns decisores podem complicar excessivamente o processo, numa tentativa de justificar a recusa, criando atrasos desnecessários e mais riscos de conformidade.

A melhor maneira de avançar é concentrar-se em como dizer sim de forma razoável e prática, em vez de se prender em encontrar maneiras de dizer não. Comece por perguntar a si mesmo se a acomodação realmente criaria dificuldades indevidas. Se sim, ofereça uma acomodação alternativa. Se não — e o pedido for razoável —, há poucos motivos para recusá-lo. Simplificar as decisões dessa forma não só acelera o processo, mas também reduz o seu risco. 

Trabalhe de forma mais inteligente, não mais árdua: seja criativo com a documentação

Recolher informações também pode ser um desafio. Os prestadores de cuidados de saúde nem sempre estão dispostos ou são capazes de fornecer esclarecimentos detalhados. Alguns podem até cobrar taxas, exigir consultas adicionais ou redirecionar os pedidos para outros prestadores para evitar isso. Além disso, o acompanhamento pode ser demorado e raramente altera o resultado. No final, procurar a documentação perfeita apenas atrasa a ajuda aos funcionários e cria mais riscos para os empregadores. 

Pode evitar isso simplificando o processo burocrático e implementando adaptações provisórias enquanto trata da documentação, quando possível. Em alguns casos, pode tomar uma decisão sem a opinião do prestador de serviços ou com as informações que já possui. Considere utilizar a documentação médica existente (como documentos de incapacidade temporária) como substituto. Em seguida, peça esclarecimentos ao funcionário: como a sua condição afeta o seu desempenho profissional e como seria uma adaptação eficaz? 

Isso torna-se particularmente relevante no que diz respeito ao impacto único ou individualizado da condição (ou seja, crises). Por exemplo, uma funcionária grávida compreende a sua experiência pessoal com a frequência e a duração dos enjoos matinais, e o feedback da funcionária seria mais útil para compreender as necessidades de adaptação do que as informações do prestador de serviços.

Certifique-se de usar formulários práticos e fáceis de usar, com caixas de seleção e campos de resposta curta para coletar esses detalhes, pois os fornecedores preferem uma abordagem de documentação mais direta e menos demorada. Se ainda for necessário obter esclarecimentos de um fornecedor, obtenha uma autorização limitada para falar com ele e documente todos os esforços feitos para obter essas informações.

Conclusão: valorize a praticidade em vez da perfeição.

Embora alguns de nós prefiram permanecer no País das Maravilhas, a verdade é que uma gestão eficaz das acomodações vem de viver no mundo real. Ao abraçar a praticidade em vez da perfeição e encontrar maneiras de dizer sim de forma razoável, pode manter o processo em andamento, reduzir o risco e, o mais importante, ajudar os seus funcionários a prosperar.

Na Sedgwick, os nossos especialistas trabalharão em parceria consigo para criar uma abordagem eficiente de adaptações que mantenha a conformidade, esteja alinhada com a sua cultura e ajude os seus funcionários a obter o apoio necessário para se manterem produtivos no trabalho. Para saber mais sobre as nossas soluções de adaptações, clique aqui.