Enfrentando as realidades da gestão de acomodações

Quando se trata de gestão de acomodações, muitos de nós podemos nos sentir como Alice no País das Maravilhas — presos entre a fantasia de um processo perfeito e a realidade do local de trabalho. 

Em um mundo perfeito, a gestão das acomodações seria oportuna, justa e inclusiva. A documentação seria precisa e objetiva, os funcionários e empregadores colaborariam de forma integrada e os prestadores de serviços de saúde estariam sempre disponíveis. E, no final, todos os casos resultariam na decisão “certa”, com impacto comercial claro e todos os riscos evitados.

Parece ótimo, certo? Mas se você já administrou acomodações antes, sabe que isso é mais mito do que realidade. Vamos ver o que torna difícil alcançar esse estado ideal e explorar algumas soluções práticas que você pode implementar para tornar o processo mais tranquilo.  

Menos fantasia, mais funcionalidade: simplifique sua tomada de decisões

O maior obstáculo no processo de adaptações é, muitas vezes, o responsável pela tomada de decisão. Muitos gerentes e profissionais de RH tendem a apresentar alguns dos seguintes comportamentos evasivos quando confrontados com uma decisão:

• Adiamento:Adiar decisões sem definir claramente os próximos passos ou um cronograma, na esperança de que as coisas se resolvam por si mesmas. 
• Delegação apesar da autoridade:Passar a decisão para outra pessoa, mesmo quando se tem o poder e as informações para decidir por conta própria. 
• Paralisia de análise:Adiar decisões exigindo informações excessivas, mesmo que as informações já disponíveis sejam suficientes ou provavelmente as melhores que se possa obter.
• Excesso de processos como prevenção contra fraudes:adicionar etapas ao processo por receio de que o funcionário esteja burlando o sistema. 

Esses comportamentos geralmente são motivados pelo medo das consequências ou do conflito ou, em muitos casos, pelo desejo de perfeição. No entanto, ter o processo ou a documentação perfeitos não é realista. Na verdade, buscar a perfeição só causa atrasos desnecessários que expõem você a riscos legais — especialmente sob a Lei de Equidade para Trabalhadoras Grávidas (PWFA), se a condição for óbvia ou permanente, ou se não forem fornecidas acomodações provisórias.  

Transferir a tomada de decisões do País das Maravilhas para o mundo real começa com uma mudança de mentalidade. O objetivo da gestão de adaptações não é encontrar motivos para dizer não, mas sim encontrar formas práticas de dizer sim. Isso significa ser realista e razoável em termos do que pode ser feito para ajudar os funcionários a ter sucesso ou a regressar ao trabalho, e do tipo de informação que pode apoiar uma decisão.

Desenvolver uma estrutura clara para a tomada de decisões pode ajudar a garantir que as decisões sejam tomadas de forma consistente, reduzir preconceitos e simplificar o processo. Aqui estão três modelos a serem considerados:

• Modelo social:concentra-se em remover barreiras, influenciar mudanças sociais e promover a inclusão. As adaptações não são excepcionais — são um direito. 
• Modelo biopsicossocial:concentra-se na forma como os fatores biológicos, psicológicos e sociais interagem. O funcionário e o empregador colaboram em adaptações abrangentes, proativas e personalizadas. 
• Modelo médico:concentra-se em “corrigir” o funcionário por meio de tratamento e reabilitação. As adaptações são reativas e tratadas como exceções. 

Embora as estruturas possam ser úteis, elas servem apenas como orientação. O modelo a ser adotado geralmente depende da cultura e da tolerância ao risco, sendo o modelo médico o mais arriscado, mas potencialmente necessário, dependendo das considerações relacionadas ao trabalho e às dificuldades. Em última análise, os tomadores de decisão devem estar cientes do modelo que sua liderança ou departamento jurídico deseja que sigam e devem se sentir empoderados para usar seu discernimento, mesmo dentro dos parâmetros prescritos. Independentemente do modelo, deve haver uma autoridade decisória clara e uma expectativa de que todas as ações estejam alinhadas com os valores da empresa. Acima de tudo, os tomadores de decisão devem presumir que os funcionários estão agindo de boa-fé e se concentrar em possibilitar soluções, não em negá-las.

Conformidade sem complexidade: concentre-se em encontrar maneiras de dizer sim

As leis de acomodação podem representar um grande desafio para os empregadores. Leis como a Lei dos Americanos com Deficiência (ADA) definem “deficiência” de forma tão ampla que uma condição será considerada deficiência se limitar as atividadescotidianas(como andar, aprender ou respirar) ou se o corpo do funcionário funcionar mais do que o normal para a maioria das pessoas, e a elegibilidade raramente requer documentação ou análise extensiva. 

A cobertura da PWFA também é ampla. Uma limitação qualificada pela PWFA inclui qualquer condição física ou mental relacionada à gravidez, parto ou condições médicas relacionadas — mesmo que sejam leves ou temporárias. Da mesma forma, o padrão para o que é considerado uma “acomodação razoável” também é baixo. Se parecer razoável na maioria dos casos, provavelmente é. Isso torna a aprovação de uma acomodação relativamente simples.

O verdadeiro desafio surge quando um empregador considera recusar um pedido. A fasquia é muito mais elevada neste caso, porque é necessário provar que a adaptação causaria dificuldades indevidas, ou seja, um impacto significativo e mensurável nas operações comerciais, nos recursos ou nos colegas. É difícil demonstrar dificuldades indevidas e a maioria dos pedidos não terá um impacto negativo. No entanto, alguns decisores podem complicar excessivamente o processo, numa tentativa de justificar a recusa, criando atrasos desnecessários e mais riscos de conformidade.

A melhor maneira de proceder é concentrar-se em como dizer sim de forma razoável e prática, em vez de se preocupar em encontrar maneiras de dizer não. Comece por se perguntar se a acomodação criaria realmente dificuldades indevidas. Se for o caso, ofereça uma acomodação alternativa. Se não for — e o pedido for razoável —, não há motivos para recusá-lo. Simplificar as decisões desta forma não só acelera o processo, como também reduz o risco. 

Trabalhe de forma mais inteligente, não mais árdua: seja criativo com a documentação

Reunir informações também pode ser um desafio. Os profissionais de saúde nem sempre estão dispostos ou são capazes de fornecer esclarecimentos detalhados. Alguns podem até cobrar taxas, exigir consultas adicionais ou redirecionar as solicitações para outros profissionais para evitar isso. Além disso, o acompanhamento pode ser demorado e raramente altera o resultado. No final, procurar a documentação perfeita apenas atrasa a ajuda aos funcionários e cria mais riscos para os empregadores. 

Você pode evitar isso simplificando o processo burocrático e implementando acomodações provisórias enquanto tramita a documentação, quando possível. Em alguns casos, você pode tomar uma decisão sem a opinião do profissional de saúde ou com as informações que já possui. Considere usar a documentação médica existente (como documentos de incapacidade temporária) como referência. Em seguida, peça esclarecimentos ao funcionário: como sua condição afeta seu desempenho no trabalho e como seria uma acomodação eficaz? 

Isso se torna particularmente relevante no que diz respeito ao impacto único ou individualizado da condição (ou seja, crises). Por exemplo, uma funcionária grávida compreende sua experiência pessoal com a frequência e a duração dos enjoos matinais, e o feedback da funcionária seria mais útil para compreender as necessidades de acomodação do que as informações do provedor.

Certifique-se de usar formulários práticos e fáceis de usar, com caixas de seleção e campos de resposta curta para coletar esses detalhes, pois os provedores preferem uma abordagem de documentação mais direta e menos demorada. Se ainda for necessário obter esclarecimentos de um provedor, obtenha uma autorização limitada para falar com ele e documente todos os esforços feitos para obter essas informações.

Conclusão: prefira a praticidade à perfeição.

Embora alguns de nós prefiram permanecer no País das Maravilhas, a verdade é que uma gestão eficaz das acomodações vem de viver no mundo real. Ao adotar a praticidade em vez da perfeição e encontrar maneiras de dizer sim de forma razoável, você pode manter o processo em andamento, reduzir seus riscos e, o mais importante, ajudar seus funcionários a prosperar.

Na Sedgwick, nossos especialistas trabalharão em parceria com você para criar uma abordagem eficiente de acomodações que mantenha sua conformidade, esteja alinhada com sua cultura e ajude seus funcionários a obter o apoio necessário para se manterem produtivos no trabalho. Para saber mais sobre nossas soluções de acomodações, clique aqui.