Afrontar las realidades de la gestión de alojamientos

Cuando se trata de la gestión del alojamiento, muchos de nosotros podemos sentirnos como Alicia en el País de las Maravillas, atrapados entre la fantasía de un proceso perfecto y la realidad del lugar de trabajo. 

En un mundo perfecto, la gestión de las adaptaciones sería oportuna, justa e inclusiva. La documentación sería precisa y concisa, los empleados y los empleadores colaborarían a la perfección y los proveedores de atención médica siempre estarían disponibles. Y, al final, cada caso daría lugar a la decisión «correcta», en la que el impacto empresarial sería claro y se evitarían todos los riesgos.

Suena genial, ¿verdad? Pero si alguna vez te has encargado de gestionar alojamientos, sabes que esto es más un mito que una realidad. Veamos qué es lo que dificulta alcanzar este estado ideal y exploremos algunas soluciones prácticas que puedes implementar para que el proceso sea más fluido.  

Menos fantasía, más funcionalidad: optimice su toma de decisiones.

El mayor obstáculo en el proceso de adaptación suele ser la persona encargada de tomar la decisión. Muchos directivos y profesionales de recursos humanos tienden a mostrar algunos de los siguientes comportamientos evasivos cuando se enfrentan a una decisión:

• Aplazamiento:posponer decisiones sin tener claros los siguientes pasos ni un calendario, con la esperanza de que las cosas se resuelvan por sí solas. 
• Delegación a pesar de la autoridad:Transferir la decisión a otra persona, incluso cuando se tiene el poder y la información para decidir por sí mismo. 
• Parálisis por análisis:retrasar las decisiones exigiendo información excesiva, incluso si la que ya se tiene es suficiente o probablemente la mejor que se va a obtener.
• Exceso de control de procesos como prevención del fraude:añadir pasos al proceso por temor a que el empleado esté manipulando el sistema. 

Estos comportamientos suelen estar motivados por el miedo a las consecuencias o al conflicto o, en muchos casos, por el deseo de perfección. Sin embargo, tener el proceso o la documentación perfectos no es realista. De hecho, perseguir la perfección solo provoca retrasos innecesarios que te exponen a riesgos legales, especialmente en virtud de la Ley de Igualdad para las Trabajadoras Embarazadas (PWFA), si la condición es evidente o permanente, o si no se proporcionan adaptaciones provisionales.  

Trasladar la toma de decisiones del País de las Maravillas al mundo real comienza con un cambio de mentalidad. El objetivo de la gestión de adaptaciones no es encontrar razones para decir que no, sino encontrar formas prácticas de decir que sí. Esto significa ser realista y razonable en cuanto a lo que se puede hacer para ayudar a los empleados a tener éxito o volver al trabajo, y el tipo de información que puede respaldar una decisión.

Desarrollar un marco claro para la toma de decisiones puede ayudar a garantizar que estas se tomen de forma coherente, reducir los sesgos y agilizar el proceso. A continuación se presentan tres modelos a tener en cuenta:

• Modelo social:Se centra en eliminar barreras, influir en los cambios sociales y promover la inclusión. Las adaptaciones no son excepcionales, son un derecho. 
• Modelo biopsicosocial:Se centra en cómo interactúan los factores biológicos, psicológicos y sociales. El empleado y el empleador colaboran en la creación de adaptaciones integrales, proactivas y personalizadas. 
• Modelo médico:Se centra en «curar» al empleado mediante tratamiento y rehabilitación. Las adaptaciones son reactivas y se tratan como excepciones. 

Aunque los marcos pueden ser útiles, solo pretenden servir de guía. El modelo que se adopte suele depender de la cultura y la tolerancia al riesgo, siendo el modelo médico el más arriesgado, pero potencialmente necesario, en función del trabajo y las dificultades que se planteen. En última instancia, los responsables de la toma de decisiones deben conocer el modelo que su dirección o departamento jurídico quiere que sigan, y deben sentirse capacitados para actuar con discreción, incluso dentro de los parámetros establecidos. Independientemente del modelo, debe existir una autoridad clara para la toma de decisiones y la expectativa de que todas las acciones se ajusten a los valores de la empresa. Por encima de todo, los responsables de la toma de decisiones deben partir de la base de que los empleados actúan de buena fe y centrarse en facilitar soluciones, no en rechazarlas.

Cumplimiento sin complejidad: concéntrese en encontrar formas de decir «sí».

Las leyes sobre adaptaciones pueden suponer un reto importante para los empleadores. Leyes como la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA) definen el término «discapacidad» de forma tan amplia que una condición se considera discapacitante si limita las actividadescotidianas(como caminar, aprender o respirar) o si el cuerpo del empleado funciona más de lo que lo hace normalmente en la mayoría de las personas, y la elegibilidad rara vez requiere una documentación o un análisis exhaustivos. 

La cobertura de la PWFA también es amplia. Una limitación que cumple los requisitos de la PWFA incluye cualquier condición física o mental relacionada con el embarazo, el parto o afecciones médicas relacionadas, incluso si son leves o temporales. Del mismo modo, el estándar para lo que se considera una «adaptación razonable» también es bajo. Si parece razonable en la mayoría de los casos, probablemente lo sea. Esto hace que aprobar una adaptación sea relativamente sencillo.

El verdadero reto surge cuando un empleador se plantea denegar una solicitud. En este caso, el listón es mucho más alto, ya que debe demostrar que la adaptación supondría una dificultad excesiva, es decir, un impacto significativo y cuantificable en las operaciones comerciales, los recursos o los compañeros de trabajo. La dificultad excesiva es difícil de demostrar y la mayoría de las solicitudes no tienen un impacto negativo. Sin embargo, algunos responsables de la toma de decisiones pueden complicar en exceso el proceso en un intento de justificar la denegación, lo que genera retrasos innecesarios y un mayor riesgo de incumplimiento.

La mejor manera de proceder es centrarse en cómo decir «sí» de forma razonable y práctica, en lugar de obsesionarse con encontrar formas de decir «no». Empiece por preguntarse si la adaptación realmente supondría una dificultad excesiva. Si fuera así, ofrezca una adaptación alternativa. Si no fuera así, y la solicitud es razonable, no hay motivos para denegarla. Simplificar las decisiones de esta manera no solo agiliza el proceso, sino que también reduce el riesgo. 

Trabaja de forma más inteligente, no más dura: sé ingenioso con la documentación.

Recopilar información también puede ser un reto. Los proveedores de atención médica no siempre están dispuestos o son capaces de proporcionar aclaraciones detalladas. Algunos incluso pueden cobrar honorarios, exigir citas adicionales o redirigir las solicitudes a otros proveedores para evitarlo. Además, el seguimiento puede llevar mucho tiempo y rara vez cambia el resultado. Al final, buscar la documentación perfecta solo retrasa la ayuda a los empleados y crea más riesgos para los empleadores. 

Puede evitarlo simplificando el proceso burocrático y aplicando medidas provisionales mientras se tramita el papeleo, siempre que sea posible. En algunos casos, puede tomar una decisión sin la opinión del proveedor o con la información de la que ya dispone. Considere la posibilidad de utilizar la documentación médica existente (como los documentos de incapacidad temporal) como sustituto. A continuación, pida aclaraciones al empleado: ¿cómo afecta su condición a su rendimiento laboral y cómo sería una adaptación eficaz? 

Esto cobra especial relevancia en lo que respecta al impacto único o individualizado de la afección (es decir, los brotes). Por ejemplo, una empleada embarazada conoce su experiencia personal con respecto a la frecuencia y la duración de las náuseas matutinas, por lo que su opinión sería más útil para comprender las necesidades de adaptación que la información proporcionada por el proveedor.

Asegúrese de utilizar formularios prácticos y fáciles de usar, con casillas de verificación y campos de respuesta breve, para recopilar estos datos, ya que los proveedores prefieren un enfoque de documentación más sencillo y que requiera menos tiempo. Si aún es necesario obtener aclaraciones de un proveedor, solicite una autorización limitada para hablar con él y documente todos los esfuerzos realizados para obtener esa información.

En resumen: antepon la practicidad a la perfección.

Aunque algunos preferiríamos quedarnos en el País de las Maravillas, la verdad es que una gestión eficaz del alojamiento pasa por vivir en el mundo real. Si anteponemos la practicidad a la perfección y encontramos formas razonables de decir «sí», podremos seguir avanzando, reducir el riesgo y, lo que es más importante, ayudar a nuestros empleados a prosperar.

En Sedgwick, nuestros expertos colaborarán con usted para crear un enfoque de adaptaciones eficiente que le permita cumplir con la normativa, se ajuste a su cultura y ayude a sus empleados a obtener el apoyo que necesitan para mantener su productividad en el trabajo. Para obtener más información sobre nuestras soluciones de adaptaciones, haga clic aquí.