Å møte realitetene innen overnattingsadministrasjon

Når det gjelder administrasjon av tilrettelegging, kan mange av oss føle oss som Alice i Eventyrland – fanget mellom fantasien om en perfekt prosess og virkeligheten på arbeidsplassen. 

I en perfekt verden ville administrasjonen av tilretteleggingen vært rettidig, rettferdig og inkluderende. Dokumentasjonen ville være nøyaktig og punktlig, ansatte og arbeidsgivere ville samarbeide sømløst, og helsepersonell ville alltid være lydhøre. Og til slutt ville hver sak resultere i den «riktige» avgjørelsen der forretningskonsekvensene er tydelige, og all risiko unngås.

Høres bra ut, ikke sant? Men hvis du noen gang har håndtert overnatting før, vet du at dette er mer myte enn virkelighet. La oss se på hva som gjør det vanskelig å oppnå denne ideelle tilstanden og utforske noen praktiske løsninger du kan implementere for å gjøre prosessen smidigere.  

Mindre fantasi, mer funksjonalitet: Effektiviser beslutningstakingen din

Den største hindringen i tilretteleggingsprosessen er ofte beslutningstakeren. Mange ledere og HR-medarbeidere har en tendens til å vise noen av følgende unngåelsesatferder når de står overfor en beslutning:

• Utsettelse: Å utsette avgjørelser uten klare neste steg eller en tidslinje i håp om at ting vil løse seg av seg selv. 
• Delegering til tross for autoritet: Å overføre avgjørelsen til noen andre, selv når de har makten og informasjonen til å bestemme selv. 
• Analyselammelse: Å utsette beslutninger ved å kreve overdreven informasjon, selv om det de allerede har er godt nok eller sannsynligvis det beste de kommer til å få.
• Prosessoverskridelse som svindelforebygging: Legge til trinn i prosessen av bekymring for at den ansatte manipulerer systemet. 

Denne atferden er vanligvis drevet av frykt for konsekvenser eller konflikt, eller i mange tilfeller et ønske om perfeksjon. Det er imidlertid ikke realistisk å ha den perfekte prosessen eller dokumentasjonen. Faktisk forårsaker det å jage perfeksjon bare unødvendige forsinkelser som åpner deg for juridisk risiko – spesielt i henhold til Pregnant Workers Fairness Act (PWFA), hvis tilstanden er åpenbar eller permanent, eller hvis det ikke tilbys midlertidige tilrettelegginger.  

Å flytte beslutningstaking fra Eventyrland til den virkelige verden starter med et skifte i tankesett. Målet med tilrettelegging er ikke å finne grunner til å si nei; det er å finne praktiske måter å si ja på. Dette betyr å være realistisk og rimelig når det gjelder hva som kan gjøres for å hjelpe ansatte med å lykkes eller komme tilbake i jobb, og hva slags informasjon som kan støtte en beslutning.

Å utvikle et tydelig beslutningsrammeverk kan bidra til å sikre at beslutninger tas konsekvent, redusere skjevheter og effektivisere prosessen. Her er tre modeller å vurdere:

• Sosial modell: Fokuserer på å fjerne barrierer, påvirke samfunnsendringer og fremme inkludering. Tilrettelegging er ikke unntaksmessig – det er en rettighet. 
• Biopsykososial modell: Fokuserer på hvordan biologiske, psykologiske og sosiale faktorer samhandler. Arbeidstaker og arbeidsgiver samarbeider om omfattende, proaktive og personlige tilrettelegginger. 
• Medisinsk modell: Fokuserer på å «fikse» den ansatte gjennom behandling og rehabilitering. Tilrettelegging er reaktiv og behandles som unntak. 

Selv om rammeverk kan være nyttige, er de bare ment som en veiledning. Hvilken modell man skal ta i bruk er ofte en funksjon av kultur og risikotoleranse, der en medisinsk modell er den mest risikable, men potensielt nødvendige, avhengig av jobben og vanskelighetshensyn. Til syvende og sist bør beslutningstakere være klar over modellen deres ledelse eller juridiske avdeling ønsker at de skal følge, og de bør føle seg bemyndiget til å bruke skjønn, selv innenfor fastsatte rammer. Uansett modell bør det være klar beslutningsmyndighet og en forventning om at enhver handling er i samsvar med selskapets verdier. Fremfor alt bør beslutningstakere anta at ansatte handler i god tro og fokuserer på å muliggjøre løsninger, ikke benekte dem.

Etterlevelse uten kompleksitet: Fokuser på å finne måter å si ja på

Tilretteleggingslover kan presentere en viktig utfordring for arbeidsgivere. Lover som Americans with Disabilities Act (ADA) definerer «funksjonshemming» så bredt at en tilstand vil kvalifisere hvis den begrenser hverdagsaktiviteter (som å gå, lære eller puste) eller hvis den ansattes kropp fungerer mer enn den vanligvis gjør for folk flest, og kvalifisering krever sjelden omfattende dokumentasjon eller analyse. 

Dekningen under PWFA er også bred. En kvalifiserende begrensning under PWFA inkluderer enhver fysisk eller psykisk tilstand knyttet til graviditet, fødsel eller relaterte medisinske tilstander – selv om den er mindre eller midlertidig. På samme måte er standarden for hva som regnes som «rimelig tilrettelegging» også lav. Hvis det virker rimelig i de fleste tilfeller, er det sannsynligvis det. Dette gjør det relativt enkelt å godkjenne en tilrettelegging.

Den virkelige utfordringen kommer når en arbeidsgiver vurderer å avslå en forespørsel. Listen er mye høyere her fordi de må bevise at tilretteleggingen vil forårsake unødig belastning, noe som er en betydelig, målbar innvirkning på forretningsdrift, ressurser eller kolleger. Unødig belastning er vanskelig å påvise, og de fleste forespørsler vil ikke ha en negativ innvirkning. Likevel kan noen beslutningstakere komplisere prosessen for mye i et forsøk på å rettferdiggjøre avslag, noe som skaper unødvendige forsinkelser og mer compliance-risiko.

Den beste veien videre er å fokusere på hvordan man kan si ja på en rimelig og praktisk måte, i stedet for å bli opphengt i å finne måter å si nei på. Begynn med å spørre deg selv om tilretteleggingen virkelig vil skape unødig vanskelighet. Hvis den ville det, tilby en alternativ tilrettelegging. Hvis den ikke ville det – og forespørselen er rimelig – er det liten grunn til å avslå den. Å effektivisere beslutninger på denne måten fremskynder ikke bare prosessen, men reduserer også risikoen. 

Jobb smartere, ikke hardere: Vær ressurssterk med dokumentasjon

Det kan også være en utfordring å samle informasjon. Helsepersonell er ikke alltid villige eller i stand til å gi detaljerte avklaringer. Noen kan til og med kreve gebyrer, kreve ekstra avtaler eller omdirigere forespørsler til andre leverandører for å unngå det. I tillegg kan oppfølging være tidkrevende og endrer sjelden resultatet. Til syvende og sist forsinker det bare å hjelpe ansatte og skaper mer risiko for arbeidsgivere. 

Du kan unngå dette ved å effektivisere papirarbeidet og implementere midlertidige tilrettelegginger mens du jobber med dette papirarbeidet, når det er mulig. I noen tilfeller kan du ta en avgjørelse uten innspill fra leverandøren eller med informasjon du allerede har. Vurder å bruke eksisterende medisinsk dokumentasjon (som papirer for korttidsuførhet) som et alternativ. Få deretter avklaring fra den ansatte: Hvordan påvirker tilstanden deres jobbprestasjonen, og hvordan ville en effektiv tilrettelegging se ut? 

Dette blir spesielt relevant med tanke på den unike eller individualiserte virkningen av tilstanden (f.eks. oppblussinger). For eksempel forstår en gravid ansatt sin personlige erfaring med hyppigheten og varigheten av morgenkvalme, og tilbakemeldinger fra den ansatte ville være mer nyttige for å forstå behovene for tilrettelegging enn informasjon fra leverandøren.

Sørg for å bruke handlingsrettede, brukervennlige skjemaer med avmerkingsbokser og korte svarfelt for å samle inn disse detaljene, ettersom leverandører foretrekker en mer enkel og mindre tidkrevende dokumentasjonsmetode. Hvis det fortsatt er behov for avklaring fra en leverandør, bør du få en begrenset frigivelse for å snakke med dem og dokumentere all innsats som er gjort for å innhente denne informasjonen.

Konklusjonen: Omfavn praktiskhet fremfor perfeksjon

Selv om noen av oss heller ville blitt værende i Eventyrland, er sannheten at effektiv administrasjon av overnattingssteder kommer av å leve i den virkelige verden. Ved å omfavne praktiskhet fremfor perfeksjon og finne måter å si ja på, kan du holde prosessen i gang, redusere risikoen og, viktigst av alt, hjelpe dine ansatte med å trives.

Hos Sedgwick vil våre eksperter samarbeide med deg for å skape en effektiv tilretteleggingstilnærming som sørger for at du er i samsvar med regelverket, er i tråd med kulturen din og hjelper dine ansatte med å få den støtten de trenger for å holde seg produktive på jobb. Klikk her for å lære mer om våre tilretteleggingsløsninger.