Beste praktijken voor aanpassingen voor werknemers

De ondersteuning van werknemers is inmiddels te groot geworden voor een ad-hoc, op e-mail gebaseerde administratie. Nu de vereisten van de Americans with Disabilities Act (ADA), de werknemersverzekering (WC) en de veranderende verwachtingen op de werkplek steeds meer samenkomen, krijgen organisaties te maken met een grotere mate van complexiteit, risico’s en variabiliteit dan ooit tevoren.

Om deze verandering het hoofd te bieden, hebben werkgevers meer nodig dan alleen reactieve processen; ze hebben beproefde best practices en duidelijke, op gegevens gebaseerde inzichten nodig. Ons rapport 'State of the Line 2025' over aanpassingen voor werknemers, gebaseerd op een van de meest uitgebreide datasets van de sector, biedt een benchmarkoverzicht van opkomende trends, veranderende patronen en operationele risico's. In combinatie met een gestructureerde, gecentraliseerde aanpak van het beheer van aanpassingen helpen deze inzichten organisaties om over te stappen van inconsistente, ad-hocbeslissingen naar een beter verdedigbaar, schaalbaar model dat de naleving, de werknemerservaring en de algemene resultaten verbetert.

Op grond van de ADA en andere regelgeving en jurisprudentie zijn werkgevers verplicht om, via een interactief proces en zonder dat dit onevenredige lasten met zich meebrengt,redelijke aanpassingente doen voor werknemers — die mogelijk weer aan het werk gaan na een arbeidsongeval, ondersteuning zoeken vanwegecognitieve beperkingen, om een aanpassing vragen in overeenstemming met hunreligieuze overtuigingen, of diverse andere behoeften hebben. Ongeacht of de aanpassing verband houdt met een arbeidsongevallenclaim, een handicap of een andere factor, hebben werkgevers behoefte aan gedegen begeleiding om hun weg te vinden in dit verwarrende landschap. 

We hebben onlangs de koppen bij elkaar gestoken om een aantal actuele kwesties op het gebied van aanpassingen op de werkplek te bespreken, zowel vanuit het perspectief van de werkgever als dat van de dienstverlener, en we delen graag enkele hoogtepunten uit ons gesprek.

Het probleem waar werkgevers volgens mij het meest mee worstelen, is geestelijke gezondheid. Na zwangerschap is geestelijke gezondheid de belangrijkste oorzaak van verzuim. Werkgevers moeten hier iets aan doen.
– David Setzkorn, SVP Compliance & Workforce Absence Practice Leader

Wat zijn de grootste uitdagingen op het gebied van aanpassingen voor werknemers waarmee werkgevers tegenwoordig te maken hebben? 

Veel organisaties in de Verenigde Staten hebben moeite om de aanvragen voor werkaanpassingen bij te houden en om ervoor te zorgen dat aan alle relevante eisen wordt voldaan. De belangrijkste uitdagingen voor de werkgevers van vandaag zijn onder andere:

1. Proactief en consistent zijn:De afgelopen jaren hebben sommige bedrijven gestreefd naar consistentie en hebben ze geprobeerd de administratieve lasten van aanpassingen proactief te verminderen door in hoogte verstelbare bureaus, ergonomische stoelen, grote computermonitors en andere veelgevraagde apparatuur standaard aan alle werknemers te verstrekken. De verschuiving van werken op kantoor naar thuiswerken en hybride werkvormen heeft die aanpak echter bemoeilijkt. Wat gebeurt er als de standaardapparatuur niet past in een thuiswerkplek? Wie is verantwoordelijk voor de installatie en het onderhoud? Hoe wordt de apparatuur teruggehaald als een medewerker op afstand vertrekt? Moeten hybride werknemers twee sets apparatuur krijgen? Dit soort vragen levert echte logistieke problemen op en maakt kostenbeheersing behoorlijk moeilijk.
2. Budgetten voor aanpassingen op de werkplek:of het nu gaat om vrijstelling van werk of de aanschaf van nieuwe apparatuur, aan aanpassingen op de werkplek zijn kosten verbonden. (Sommige van deze uitgaven zijn wettelijk verplicht, terwijl andere gewoon de juiste keuze zijn om de productiviteit, veiligheid en inclusie te bevorderen.) Veel organisaties worstelen met de vraag hoe ze deze uitgaven moeten begroten. Moeten aanpassingen voor werknemers worden beschouwd als operationele kosten, of horen ze thuis in het HR- of risicobeheerbudget?
3. Vakbonden:Het kan erg lastig zijn om aanpassingen door te voeren in een vakbondsmilieu. Zo kunnen wijzigingen in het rooster en werkpauzes van invloed zijn op de anciënniteitsrang van de werknemer — en daarmee op alles waarvoor hij of zij zich in het kader van een collectieve arbeidsovereenkomst zou kunnen aanmelden. Bovendien kan het aanpassen van het rooster of de taken van een vakbondsmedewerker in het kader van een aanpassing onbedoelde gevolgen hebben voor die van een andere medewerker. Dit blijkt bijzonder lastig te zijn in het kader van de Pregnant Workers Fairness Act. 

Wat zijn de beste strategieën voor het tegemoetkomen aan de behoeften van werknemers? 

Omdat we ons ervan bewust zijn dat het programma van elke organisatie uniek is, volgen hier enkele aanbevolen benaderingen voor het beheer van aanpassingen:

1. Centralisatie van budgetten en goedkeuringsprocessen voor aanpassingen voor werknemers: Hoewel sommigen ervoor kiezen om de kosten binnen de operationele afdelingen te houden (wat managers zou kunnen ontmoedigen om aanpassingen toe te staan), raden wij aan om het budget voor aanpassingen waar mogelijk te centraliseren. Door alle verzoeken om aanpassingen via één team en één financieringsbron te laten lopen, kunnen interne silo’s tussen HR en risicobeheer worden doorbroken en kan creatievere probleemoplossing worden bevorderd. Dit kan er ook toe leiden dat verzoeken met een kritische blik worden bekeken. Als iemand bijvoorbeeld om nieuwe apparatuur vraagt, zal een speciaal, gecentraliseerd team eerder overwegen of een ergonomische evaluatie en enige voorlichting over het juiste gebruik van bestaande apparatuur wellicht volstaan.
2. Een positieve werknemerservaring bieden: Een ander voordeel van de gecentraliseerde aanpak is dat werkgevers zich hierdoor kunnen blijven richten op het effectief tegemoetkomen aan de behoeften van werknemers, in plaats van op de oorzaak van het letsel of de behoefte. Daarnaast zien we een trend waarbij werkgevers versnelde procedures invoeren voor aanpassingen onder een bepaalde drempel (zoals $ 500), zodat werknemers efficiënter en met minder gedoe in hun behoeften kunnen voorzien; het beperken van de noodzaak voor een uitgebreid onderzoek en een volledig interactief proces kan ook de totale kosten voor de werkgever verlagen. Sommigen hebben hun bezorgdheid geuit dat versnelde procedures het volume kunnen vergroten, maar op basis van anekdotisch bewijs hebben we niet vastgesteld dat dit het geval is.
3. Het invoeren van op feiten gebaseerde procedures: Om de begroting en de vraag binnen de perken te houden, raden wij af om een lijst met huisvestingsopties aan te bieden waaruit werknemers kunnen kiezen. In plaats daarvan kunt u het beste vertrouwen op professionele aanbevelingen en het hierboven besproken beoordelingsproces om te bepalen wat passend en redelijk is.
4. Zorgvuldig omgaan met gevoelige gesprekken: Wiein deze sector werkt, weet dat het regelen van aanpassingen een lastige en emotioneel uitputtende taak kan zijn. Het kan betekenen dat er moeilijke gesprekken moeten worden gevoerd met collega’s over zeer persoonlijke zaken die raken aan hun levensonderhoud, identiteit en dagelijks functioneren. Hoewel het ons overkoepelende doel is om op empathische wijze tegemoet te komen aan de behoeften van werknemers op de werkplek, moeten we soms verzoeken afwijzen — en dat kan leiden tot heftige reacties. Aangezien meide maand van de geestelijke gezondheid is, is het bijzonder actueel om het belang van zelfzorg en het opbouwen van veerkracht bij het verwerken van dergelijke onaangename interacties te benadrukken. Samenwerken met een externe deskundige leverancier (zoals Sedgwick) kan degenen die intern verantwoordelijk zijn voor aanpassingen de broodnodige ondersteuning en extra middelen bieden.

Onze bijzondere dank gaat uit naar Anne Hudson van onze gewaardeerde klant Southwest Airlines voor haar bijdrage aan dit artikel.

Meer informatie — Ontdek de oplossingen voor aanpassingen op de werkplek die werkgevers helpen om aan de behoeften van werknemers te voldoen en te voldoen aan de ADA, PWFA en andere wettelijke en regelgevende vereisten

Meld u aan voor toegang tot ongeëvenaarde inzichten op het gebied van accommodaties

Ontgrendel de volledige ervaring — inclusief gratis toegang tot ons rapport ‘State of the Line 2025’ en het recente DMEC-webinar — voor nog meer inzichten.