De eerste 48 uur: waarom het vroegtijdig inschakelen van een schade-expert de afloop van een schadeclaim beïnvloedt

Bij schadeclaims op het gebied van onroerend goed is het vaak de eerste 48 uur na een incident die bepalen of een claim efficiënt wordt afgehandeld, of dat deze uitgroeit tot een veel complexere, kostbaardere en omstreden kwestie.

Wanneer zich een schadegeval voordoet, gaat de aandacht vanzelfsprekend uit naar de onmiddellijke verstoring van de bedrijfsvoering, veiligheidskwesties en het herstel van de bedrijfscontinuïteit. Een van de meest cruciale beslissingen die in deze periode moet worden genomen, wordt echter vaak over het hoofd gezien: het tijdig inschakelen van de schade-expert.

Door schade-experts in een vroeg stadium in te schakelen, wordt gezorgd voor structuur, coördinatie en controle op een moment dat schadeclaims het meest vatbaar zijn voor escalatie.

Waarom vroegtijdige betrokkenheid belangrijk is

De rol van de schade-expert in de eerste fasen van een schadeclaim reikt veel verder dan alleen het vaststellen van de schade. Door hem of haar in een vroeg stadium in te schakelen, wordt vanaf dag één een kader gecreëerd om de schadeclaim strategisch te beheren.

1. Vroegtijdig controle instellen

Schadegevallen kunnen al snel chaotisch verlopen, met name na branden, overstromingen, stormen of constructiefouten. Door de schade-expert tijdig in te schakelen, krijgt men direct grip op:

• Toegang tot de bouwplaats en veiligheid
• Bewaring van bewijsmateriaal
• Coördinatie van aannemers en deskundigen
• Communicatie tussen belanghebbenden
• Vaststelling van aansprakelijkheid en mogelijkheden tot schadevergoeding

Zonder deze structuur kan cruciaal bewijsmateriaal verloren gaan, kunnen veiligheidsrisico’s toenemen en kunnen de kosten snel oplopen.

2. De juiste deskundigen bij elkaar brengen

Een van de belangrijkste taken van de schade-expert is ervoor te zorgen dat op het juiste moment de juiste deskundigen worden ingeschakeld.

Afhankelijk van de aard van de schade kan dit het volgende omvatten:

• Brandonderzoekers
• Bouwkundig ingenieurs
• Mondhygiënisten
• Restauratiebedrijven
• Milieuadviseurs
• Bouwkosten surveyors

De timing van deze afspraken is van cruciaal belang. Vertragingen kunnen leiden tot bijkomende schade, onduidelijkheid over de oorzaak en een aanzienlijk grotere blootstelling.

3. Maatregelen ter beperking van de schade en veiligheidsmaatregelen

Na elk incident staat de veiligheid van mensen voorop. Daarna ligt de aandacht direct op het voorkomen dat de schade verder toeneemt.

Vroegtijdige veiligheidsmaatregelen kunnen onder meer bestaan uit:

• De omheining beveiligen
• Onveilige toegang beperken
• Tijdelijke weersbestendige afdichting
• Waterafvoer en droging
• Milieu-insluiting
• Bewijsbehoud

Deze maatregelen beschermen niet alleen mensen en eigendommen, maar beperken ook de materiële schade en de kosten van bedrijfsonderbreking.

4. Tijdige beleidsherziening

Door het beleid in een vroeg stadium te evalueren, kunnen verzekeraars en makelaars vaststellen:

• Dekking
• Dekking en dekkingslimieten
• Mogelijke uitsluitingen
• Kennisgevingsverplichtingen
• Overwegingen inzake aansprakelijkheid en schadevergoeding

Deze duidelijkheid helpt alle partijen om al in een vroeg stadium van het proces weloverwogen beslissingen te nemen en verkleint de kans op geschillen in een later stadium.

5. Tijdige communicatie met de verzekerde en de makelaar

Schadeclaims zijn vaak erg stressvol voor verzekerden. Door al in een vroeg stadium contact op te nemen, kan de schade-expert vanaf het begin verwachtingen scheppen, onzekerheid wegnemen en een goede samenwerking tot stand brengen. Goede communicatie in de beginfase kan verwarring en conflicten gedurende de hele afhandeling van de schadeclaim aanzienlijk verminderen.

Casestudy 1: Brand in een bedrijfsgebouw

Er brak brand uit in een bedrijfsgebouw van twee verdiepingen met een ondergrondse kelder. Het gebouw was voorzien van een metalen dak- en wandbekleding, ondersteund door een dakconstructie van staal en hout.

Vroegtijdig onderzoek naar de oorzaak

De hulpdiensten hebben de toegang aanvankelijk beperkt vanwege zorgen over de bouwkundige veiligheid. Er werd onmiddellijk een brandonderzoeker aangesteld om de brandhaard en de oorzaak van de brand vast te stellen. Uit het onderzoek bleek dat de brand zich vanuit een aangrenzend pand had verspreid, waardoor al in een vroeg stadium duidelijkheid ontstond over de oorzaak en de aansprakelijkheidsbeoordeling werd ondersteund.

Onmiddellijke veiligheidsmaatregelen

Dankzij vroegtijdig ingrijpen konden verschillende cruciale veiligheidsmaatregelen worden genomen:

• Er is een omheining geplaatst om onbevoegde toegang te voorkomen
• De risico’s voor de openbare veiligheid werden onder controle gehouden
• De asbestverontreiniging werd al in een vroeg stadium ontdekt
• Er zijn onmiddellijk inkapselingswerkzaamheden uitgevoerd om te voorkomen dat de vezels zich naar nabijgelegen woonwijken zouden verspreiden

Inbreng op het gebied van bouwtechniek

Er werden onmiddellijk bouwkundig ingenieurs ingeschakeld, die vaststelden dat het gebouw onveilig was om te betreden. De toegangsbeperkingen werden volledig geschraagd door deskundig advies, waardoor onveilige pogingen van huurders of anderen om het gebouw opnieuw te betreden werden voorkomen.

Belangrijkste resultaten

Deze zaak heeft een aantal belangrijke voordelen van een vroegtijdige inschakeling van een schade-expert aangetoond:

• De locatie werd beveiligd voordat de toegangsproblemen escaleerden
• Tijdig technisch advies heeft bijgedragen aan het nemen van veilige beslissingen
• Dankzij deskundige coördinatie werd onveilige toegang voorkomen
• Door in een vroeg stadium met makelaars en belanghebbenden te communiceren, werd verwarring en mogelijke geschillen voorkomen

Casestudy 2: Overstroming in een motel en toename van schimmelvorming

In een andere zaak betreffende waterschade aan een motel werd de schade-expert pas drie dagen na het voorval aangesteld. Tegen de tijd dat de locatie werd geïnspecteerd, had zich in het hele pand al een aanzienlijke schimmelbesmetting ontwikkeld.

Escalatie als gevolg van een vertraagde reactie

Door de vertraagde reactie was het mogelijk dat:

• Uitgebreide schimmelgroei
• Ernstige verontreiniging
• Nog meer sluitingen van ruimtes
• Verhoogd risico op bedrijfsonderbreking

Wat aanvankelijk een beheersbaar herstelproces leek, mondde uit in een aanzienlijk grotere schadeclaim voor materiële schade en bedrijfsonderbreking.

Onmiddellijke inzet van deskundigen

Na zijn aanstelling heeft de schade-expert onmiddellijk het volgende gecoördineerd:

• Een mondhygiënist die de besmetting beoordeelt en advies geeft over het herstel
• Gespecialiseerde restauratiebedrijven
• Ontvochtigings- en droogprogramma's
• Luchtcirculatie en beheersing van verontreiniging

Een groot deel van de nevenschade was echter al aangericht.

Belangrijkste resultaten

Deze bewering bracht de financiële gevolgen van uitstel van de samenwerking aan het licht:

• De materiële schade en de kosten als gevolg van bedrijfsonderbreking zijn aanzienlijk gestegen
• De stilstand is onnodig verlengd
• De complexiteit van de restauratie nam toe
• Als er in een vroeg stadium was ingegrepen, had de stilstandtijd waarschijnlijk met ongeveer 50% kunnen worden verminderd

De strategische waarde van vroegtijdige betrokkenheid van schade-experts

De rol van de schade-expert wordt vaak ten onrechte gezien als louter reactief of administratief. In werkelijkheid is vroegtijdige betrokkenheid van de schade-expert een proactieve vorm van risicobeheer. In de eerste 48 uur wordt bepaald of een schadeclaim onder controle blijft of juist escaleert.

Wanneer schade-experts in een vroeg stadium worden ingeschakeld, helpen zij:

1. De schadekosten verlagen
2. Belangrijke deskundigen samenbrengen
3. Bewijs veiligstellen
4. De communicatie met belanghebbenden verbeteren
5. Het herstel en de wederopbouw versnellen
6. Het risico op bedrijfsonderbrekingen tot een minimum beperken
7. De resultaten op het gebied van gezondheid en veiligheid waarborgen

Laatste gedachten

Schadeclaims worden niet van de ene op de andere dag complex. De situatie escaleert vaak in de cruciale uren direct na een incident, nog voordat de oorzaak duidelijk is, de locatie is beveiligd en er maatregelen zijn genomen om de schade te beperken. Het bewijs is duidelijk: vroegtijdig ingrijpen leidt tot betere resultaten.

Schade-experts vertragen de afhandeling van schadeclaims niet. Zij zorgen voor de structuur, expertise en coördinatie die nodig zijn om te voorkomen dat kleine problemen uitgroeien tot grote schadegevallen. Bij complexe schadeclaims geldt: hoe sneller de oorzaak wordt vastgesteld en maatregelen voor schadebeperking en veiligstelling worden genomen, hoe beter het resultaat voor verzekeraars, makelaars en verzekerden. Ons team van ervaren schade-experts beschikt over de kennis en expertise om schadeclaims van begin tot eind te behandelen. Neem voor meer informatie over hoe wij u kunnen helpen contact op met [email protected]