Een recente uitspraak van het Hooggerechtshof zal verstrekkende gevolgen hebben voor werkgevers als het gaat om religieuze aanpassingen. De uitspraak stelde een nieuwe norm vast waaraan werkgevers moeten voldoen als ze beweren dat een gevraagde religieuze accommodatie de organisatie onnodig zou belasten als deze zou worden toegekend.
Weg met de oude
Volgens Titel VII van de Civil Rights Act van 1964 moet een werkgever een redelijke aanpassing bieden voor de oprechte religieuze praktijken van een werknemer, tenzij die aanpassing "een te grote belasting" voor de werkgever zou vormen. In 1977, in TransWorld Airlines v. Hardisonverduidelijkte het Hooggerechtshof "onbillijke gevolgen" in deze context en oordeelde dat werkgevers konden voorkomen dat ze een accommodatie moesten aanbieden als dit "meer dan een de minimis kost" - volgens het woordenboek gedefinieerd als iets onbeduidends of van weinig belang - of last met zich mee zou brengen.
Zo begon de invoering van de "de minimis-kosten" test als last, over de waarderende betekenis waarvan lang is gediscussieerd en gespeculeerd. In de praktijk bleek het voor werkgevers gemakkelijk om de de minimis-kosten als last te omzeilen; elke minimale last die als onbillijke last werd aangevoerd, volstond over het algemeen. Tussen 1977 en een recente uitspraak werden verzoeken van werknemers om religieuze aanpassingen zelden ingewilligd vanwege de lage last.
Maar in de zaak van 2023 Groff v. DeJoyverwierp het Hooggerechtshof in een unanieme beslissing de de minimis-norm. In plaats daarvan, aldus het hof, moeten werkgevers die een dergelijk verzoek om religieuze accommodatie weigeren volgens Titel VII aantonen dat de accommodatie zou leiden tot "aanzienlijk hogere kosten in verband met de bedrijfsvoering". Onder deze strengere norm zal het voor werkgevers aanzienlijk moeilijker worden om verzoeken om religieuze accommodatie te weigeren.
In met de nieuwe
Volgens de Amerikaanse Equal Employment Opportunity Commission(EEOC) dienden in 2021 2.111 personen een aanklacht in wegens religieuze discriminatie. In 2022 steeg dat aantal naar 13.814. Een groot deel van deze stijging van 600% kan waarschijnlijk worden toegeschreven aan werknemers die de COVID-19-vaccinplicht van hun werkgever aanvechten. Hoe dan ook, de toename, in aanvulling op deze transformerende Groff uitspraak, leidt tot de vraag: hoe zal dit nieuwe landschap eruit zien? Hoe zal het de werkgevers beïnvloeden?
Werkgevers en professionals op het gebied van afwezigheidsmanagement moeten rekening houden met de realiteit dat er vaker om religieuze aanpassingen wordt gevraagd. En in tegenstelling tot vroeger kan het nu heel moeilijk zijn om die verzoeken te weigeren.
Hoe kan een werkgever bijvoorbeeld bevestigen dat een religieuze accommodatie voortkomt uit een oprechte overtuiging? Werkgevers die hier tegenin gaan, staan voor een zware taak - hoe bewijs je zoiets?
Een andere mogelijkheid: een werkgever kan beweren dat de accommodatie een te zware financiële last ("substantiële kosten") op de organisatie legt. Deze aanpak moet echter met de nodige voorzichtigheid worden gehanteerd, omdat een werkgever dan moet aantonen dat er sprake is van aanzienlijke kosten voor zijn bedrijf - en dit zal sterk verschillen van organisatie tot organisatie, afhankelijk van de grootte, structuur en operationele werking van elk bedrijf. Een werknemer toelaten om het werk te verzuimen voor een religieuze observatie kan bijvoorbeeld een aanzienlijke uitgave zijn voor een werkgever met 17 werknemers. Een miljardenbedrijf met duizenden werknemers kan echter moeite hebben om aan te tonen dat een soortgelijk verzoek voor hen aanzienlijk zou zijn.
Eén ding zal voor beide organisaties waarschijnlijk niet anders zijn: geen van beide zal zijn financiële boeken aan inspectie willen onderwerpen. Maar door te stellen dat het verzoek kostenbesparend is, zal dat wel gebeuren als de rechtszaak doorgaat.
Titel VII is geen ADA
Hoewel "buitensporige last" een term is die zowel wordt gebruikt voor werknemers met een handicap (onder de Wet voor gehandicapten (ADA)) als voor werknemers met een religieuze overtuiging(Titel VII ), zijn de wetten verschillend en bieden ze verschillende drempels waaraan werkgevers moeten voldoen wanneer ze beweren dat het verzoek van een werknemer niet kan worden ingewilligd. Zoals eerder besproken, moeten religieuze aanpassingen onder Titel VII leiden tot aanzienlijk hogere kosten in relatie tot de bedrijfsvoering om onnodig belastend te zijn.
Vergelijk dit met ongepaste belasting in de context van aanpassingen voor gehandicapten. De ADA vereist dat werkgevers niet alleen financiële moeilijkheden aantonen, maar ook dat het verzoek "substantieel of verstorend is, of de aard of de werking van het bedrijf fundamenteel zou veranderen".
Hoewel het dus nog jaren zal duren voordat we weten hoe rechtbanken de betekenis van substantieel verhoogde kosten in de context van Titel VII zullen interpreteren, lijkt de formulering erop te wijzen dat het nog steeds een minder afschrikwekkende uitdaging zal zijn dan in de context van de ADA. Daarom moeten werkgevers oppassen dat ze de religieuze overtuigingen van een werknemer niet discrimineren door religieuze aanpassingen te benaderen door een ADA-bril. Er moet een aparte norm zijn voor elk type.
Tips voor werkgevers
Met het oog op 2024 moeten werkgevers hun bestaande beleidsregels voor aanpassingen herzien en/of overwegen deze aan te passen om te voldoen aan de nieuwe norm. Na ontvangst van een verzoek om religieuze accommodatie is het raadzaam om tijdens het hele proces juridisch advies in te winnen. Opleiding en training kunnen ervoor zorgen dat HR-professionals en eerstelijnsmanagers en supervisors zich bewust zijn van de verhoogde belasting en hoe ze op de juiste manier op werknemers kunnen reageren.
En zoals bij alle verzoeken om accommodatie is documentatie van interacties rond verzoeken om religieuze accommodatie van het grootste belang. En uiteindelijk moeten werkgevers, vanwege de gevoelige aard van dergelijke verzoeken, elk geval individueel behandelen en elk geval met nieuwsgierigheid benaderen in plaats van te oordelen.
Tags: Absentie, Absentiemanagement, Aanpassing, ADA, Casualty, Handicaps, Handicap, Handicap en verlof, Werknemer, werkgever, werkgevers, Verlof, verlof, juridisch, Beleid, Beleid, personeelsbestand, personeelsverzuim