Gode råd til tilpasninger for medarbejdere

Håndteringen af medarbejderes særlige behov er vokset ud over en ad hoc-baseret administration via e-mail. I takt med at kravene i henhold til Americans with Disabilities Act (ADA), arbejdsskadesforsikringen (WC) og de skiftende forventninger til arbejdspladsen smelter sammen, står organisationerne over for en større grad af kompleksitet, risiko og uforudsigelighed end nogensinde før.

For at kunne håndtere denne udvikling har arbejdsgivere brug for mere end blot reaktive processer; de har brug for gennemprøvede bedste praksis og klar, datadrevet indsigt. Vores rapport "State of the Line 2025" om tilpasninger for medarbejdere, der er baseret på et af branchens mest omfattende datasæt om skadesanmeldelser, giver et benchmarket overblik over nye tendenser, mønstre i udvikling og operationelle risici. Kombineret med en struktureret, centraliseret tilgang til styring af tilpasninger hjælper disse indsigter organisationer med at gå fra inkonsekvente, ad hoc-beslutninger til en mere forsvarlig, skalerbar model, der forbedrer compliance, medarbejderoplevelsen og de samlede resultater.

I henhold til ADA og andre regler samt retspraksis er arbejdsgivere forpligtet til, gennem en dialogbaseret proces og uden at pådrage sig urimelig byrde, at sørge forrimelige tilpasningerfor medarbejdere – uanset om de er ved at vende tilbage til arbejdet efter en arbejdsskade, har brug for støtte på grund afkognitive begrænsninger, anmoder om en tilpasning i overensstemmelse med deresreligiøse overbevisning eller har andre behov. Uanset om tilpasningen vedrører en arbejdsskadesag, et handicap eller andre faktorer, har arbejdsgivere brug for solid vejledning til at navigere i dette forvirrende landskab. 

Vi har for nylig sat os sammen for at drøfte nogle af de aktuelle udfordringer inden for tilpasninger på arbejdspladsen, set både fra arbejdsgiverens og tjenesteudbyderens perspektiv, og vi er glade for at kunne dele nogle af de vigtigste punkter fra vores samtale.

Det problem, jeg ser arbejdsgivere kæmpe mest med, er psykisk sundhed. Psykisk sundhed er den hyppigste årsag til sygefravær efter graviditet. Arbejdsgivere er nødt til at tage fat på dette.
– David Setzkorn, SVP Compliance & Workforce Absence Practice Leader

Hvad er de største udfordringer for arbejdsgivere i dag, når det gælder tilpasninger for medarbejderne? 

Mange amerikanske organisationer kæmper for at holde trit med anmodninger om jobtilpasninger og for at sikre overholdelse af alle relevante krav. De betydelige udfordringer, som nutidens arbejdsgivere står over for, omfatter:

1. At være proaktiv og konsekvent:I de senere år har nogle virksomheder søgt at skabe ensartethed og proaktivt mindske den administrative byrde ved tilpasning af arbejdspladser ved at gøre højdejusterbare skriveborde, ergonomiske stole, store computerskærme og andet ofte efterspurgt udstyr til standardudstyr for alle medarbejdere. Overgangen fra arbejde på kontoret til fjern- og hybridordninger har imidlertid gjort denne tilgang mere kompliceret. Hvad sker der, hvis standardudstyret ikke passer ind i et hjemmearbejdsrum? Hvem er ansvarlig for opsætning og vedligeholdelse? Hvordan hentes udstyret tilbage, hvis en fjernansat medarbejder forlader virksomheden? Bør hybridmedarbejdere modtage to sæt udstyr? Denne type spørgsmål udgør reelle logistiske problemer og gør det ganske vanskeligt at holde omkostningerne nede.
2. Budgetter til tilpasninger på arbejdspladsen:Uanset om der er tale om frihed fra arbejdet eller anskaffelse af nyt udstyr, er der omkostninger forbundet med tilpasninger på arbejdspladsen. (Nogle af disse udgifter er lovpligtige, mens andre er det rigtige at gøre for at fremme produktivitet, sikkerhed og inklusion.) Mange organisationer har svært ved at afgøre, hvordan de skal budgettere med disse udgifter. Skal tilpasninger for medarbejderne betragtes som driftsudgifter, eller hører de hjemme i HR- eller risikostyringsbudgettet?
3. Fagforeninger:Det kan være meget kompliceret at gennemføre tilpasninger i et fagforeningsmiljø. For eksempel kan ændringer i vagtplaner og arbejdspauser påvirke medarbejderens anciennitet – og dermed alt det, som vedkommende kan byde på i henhold til en overenskomst. Desuden kan en ændring af en fagforeningsmedlems vagtplan eller arbejdsopgaver som led i en tilpasning have uønskede konsekvenser for en anden medarbejders vagtplan eller arbejdsopgaver. Dette viser sig at være særligt vanskeligt at håndtere i henhold til loven om ligebehandling af gravide arbejdstagere (Pregnant Workers Fairness Act). 

Hvad er de bedste strategier for tilpasning af arbejdsforholdene til medarbejderne? 

Da vi er klar over, at hver enkelt organisations program er unikt, følger her et par anbefalede tilgange til håndtering af særlige behov:

1. Centralisering af budgetter og godkendelsesprocesser for tilpasninger til medarbejderne: Mens nogle vælger at lade omkostningerne blive i de enkelte afdelinger (hvilket kan afholde ledere fra at godkende tilpasninger), foreslår vi, at budgettet for tilpasninger centraliseres, hvor det er muligt. At lade alle anmodninger om tilpasninger gå gennem ét team og én finansieringskilde kan være med til at nedbryde interne siloer mellem HR og risikostyring og fremme en mere kreativ problemløsning. Det kan også medføre, at anmodningerne bliver vurderet med et kritisk blik. Hvis nogen f.eks. anmoder om nyt udstyr, er det mere sandsynligt, at et dedikeret, centraliseret team vurderer, at en ergonomisk vurdering og lidt undervisning i korrekt brug af eksisterende udstyr kan være tilstrækkeligt.
2. At skabe en positiv medarbejderoplevelse: En anden fordel ved den centraliserede tilgang er, at den giver arbejdsgiverne mulighed for at holde fokus på effektivt at imødekomme medarbejdernes behov, frem for årsagen til skaden eller behovet. Derudover ser vi en tendens til, at arbejdsgivere indfører fast track-muligheder for tilpasninger under en bestemt tærskel (f.eks. 500 $), så medarbejderne kan få deres behov opfyldt mere effektivt og med mindre besvær; at begrænse behovet for en omfattende undersøgelse og en fuld interaktiv proces kan også reducere de samlede omkostninger for arbejdsgiveren. Nogle har udtrykt bekymring for, at fast track kan øge mængden, men baseret på anekdotiske beviser har vi ikke fundet, at det er tilfældet.
3. Implementering af evidensbaserede processer: For at holde budgettet og efterspørgslen under kontrol fraråder vi at udarbejde en liste over boligmuligheder, som medarbejderne kan vælge imellem. I stedet er det bedst at basere sig på faglige anbefalinger og den ovenfor beskrevne vurderingsproces for at afgøre, hvad der er passende og rimeligt.
4. Omhyggelig håndtering af følsomme samtaler: De, der arbejder inden for dette område, ved, at det kan være en vanskelig og følelsesmæssigt krævende opgave at håndtere tilpasninger. Det kan indebære udfordrende samtaler med kolleger om meget personlige forhold, der vedrører deres levebrød, identitet og daglige funktionsevne. Selvom vores overordnede mål er at støtte medarbejdernes behov på arbejdspladsen med empati, må vi nogle gange afvise anmodninger – og det kan føre til heftige reaktioner. Da maj erMental Health Awareness Month(måned foropmærksomhed om mental sundhed), er det særligt aktuelt at fremhæve vigtigheden af selvomsorg og opbygning af modstandsdygtighed i forbindelse med håndtering af sådanne ubehagelige interaktioner. Et samarbejde med en ekstern ekspertleverandør (som Sedgwick) kan tilbyde de ansvarlige for tilpasninger internt den meget nødvendige støtte og yderligere ressourcer.

En særlig tak til Anne Hudson fra vores værdsatte kunde Southwest Airlines for hendes bidrag til denne artikel.

Læs mere — Se nærmere på Sedgwicks løsninger til tilpasning af arbejdspladsen , der hjælper arbejdsgivere med at imødekomme medarbejdernes behov og overholde ADA, PWFA og andre lovmæssige og regulatoriske krav

Tilmeld dig for at få adgang til enestående indsigt i overnatningsmuligheder

Få adgang til den fulde oplevelse – herunder gratis adgang til vores rapport »State of the Line 2025« og det seneste DMEC-webinar – og få endnu flere indsigter.