Meilleures pratiques pour les accommodements des employés

Les accommodements des employés ont dépassé l’administration ad hoc, axée sur les courriels. Alors que les exigences de l’Americans with Disabilities Act (ADA), de l’indemnisation des travailleurs (WC) et des attentes évolutives en milieu de travail convergent, les organisations font face à un degré de complexité, de risque et de variabilité plus élevé que jamais auparavant.

Pour naviguer dans ce changement, les employeurs ont besoin de plus que des processus réactifs; Ils ont besoin de meilleures pratiques éprouvées et d’analyses claires et fondées sur les données. Notre rapport sur l’état de la ligne 2025 sur les accommodements des employés, basé sur l’un des ensembles de données de réclamations les plus étendus de l’industrie, offre une vue comparative des tendances émergentes, des tendances évolutives et des risques opérationnels. Combinées à une approche structurée et centralisée de la gestion des accommodements, ces informations aident les organisations à passer de décisions incohérentes et ponctuelles à un modèle plus défendable et évolutif qui améliore la conformité, l’expérience des employés et les résultats globaux.

En vertu de l’ADA et d’autres règlements et jurisprudence, les employeurs sont tenus, via un processus interactif et sans contrainte excessive, d’apporter des accommodements raisonnables aux employés — qui peuvent revenir au travail après une blessure au travail, chercher du soutien pour des limitations cognitives, demander un ajustement selon leurs croyances religieuses, ou avoir divers autres besoins. Que l’aménagement soit lié à une réclamation de travail, à une invalidité ou à un autre facteur, les employeurs ont besoin de conseils solides pour naviguer dans ce contexte confus. 

Nous avons récemment réuni nos idées pour explorer certains des enjeux actuels concernant les accommodements pour la main-d’œuvre, tant du point de vue de l’employeur que du fournisseur de services, et nous sommes heureux de partager quelques points saillants de notre conversation.

Le problème avec lequel je vois le plus de difficultés chez les employeurs, c’est la santé mentale. La santé mentale est le type de réclamation numéro un derrière la grossesse. Les employeurs doivent s’en occuper.
– David Setzkorn, chef de pratique SVP en conformité et absences de la main-d’œuvre

Quels sont les principaux défis liés aux accommodements pour les employés auxquels font face les employeurs aujourd’hui? 

De nombreuses organisations américaines peinent à répondre aux demandes d’accommodements d’emploi et à assurer le respect de toutes les exigences pertinentes. Les défis majeurs auxquels font face les employeurs d’aujourd’hui incluent :

1. Être proactif et constant : Ces dernières années, certaines entreprises ont cherché à assurer la cohérence et à réduire de manière proactive le fardeau administratif des accommodements en rendant les bureaux à hauteur ajustable, les chaises ergonomiques, les grands moniteurs d’ordinateur et d’autres équipements fréquemment demandés des normes pour tous les employés. Cependant, le passage du travail sur site aux arrangements à distance et hybrides a compliqué cette approche. Que se passe-t-il si l’équipement standard ne rentre pas dans un espace de travail à domicile? Qui est responsable de l’installation et de l’entretien? Comment l’équipement est-il récupéré si un employé à distance part? Les travailleurs hybrides devraient-ils recevoir deux ensembles d’équipement? Ce genre de questions pose de réels problèmes logistiques et rend la gestion des coûts très difficile.
2. Budgets d’aménagement d’emploi : Qu’il s’agisse d’un temps d’absence du travail ou de l’achat de nouveaux équipements, il y a un coût associé aux accommodements professionnels. (Certaines de ces dépenses sont obligatoires par la loi, tandis que d’autres sont la bonne chose à faire pour soutenir la productivité, la sécurité et l’inclusion.) Beaucoup d’organisations ont du mal à gérer ces dépenses. Les accommodements des employés devraient-ils être considérés comme une dépense opérationnelle, ou devraient-ils faire partie du budget RH ou de gestion des risques?
3. Syndicat organisé : Il peut être très difficile de mettre en place des accommodements dans un environnement syndiqué. Par exemple, les changements d’horaire et les pauses de travail peuvent affecter le rang d’ancienneté de l’employé — et donc tout ce pour lequel il soumissionnerait en vertu d’une convention collective. De plus, modifier l’horaire ou les tâches d’un employé syndiqué dans le cadre d’un accommodement peut avoir un impact inapproprié sur ceux d’un autre employé. Cela s’avère particulièrement difficile à gérer en vertu de la Loi sur l’équité des travailleuses enceintes. 

Quelles sont les meilleures stratégies d’accommodement pour les employés? 

Reconnaissant que chaque programme d’organisation est unique, voici quelques approches recommandées pour la gestion des accommodements :

1. Centralisation des budgets d’accommodement des employés et des processus d’approbation : Bien que certains préfèrent conserver les coûts d’exploitation (ce qui pourrait décourager les gestionnaires d’accorder des accommodements), nous suggérons de centraliser le budget des accommodements lorsque c’est possible. Le fait que toutes les demandes d’aménagement passent par une seule équipe et une seule source de financement peut aider à briser les silos internes entre les RH et la gestion des risques et faciliter une résolution de problèmes plus créative. Cela peut aussi faire en sorte que les demandes soient examinées avec un œil critique. Par exemple, si quelqu’un demande du nouvel équipement, une équipe dévouée et centralisée est plus susceptible de considérer qu’une évaluation ergonomique et une certaine formation sur la bonne utilisation de l’équipement existant peuvent suffire.
2. Offrir une expérience positive aux employés : Un autre avantage de l’approche centralisée est qu’elle permet aux employeurs de garder l’accent sur l’accommodement efficace des employés, plutôt que sur la cause de la blessure ou du besoin. De plus, on observe une tendance chez les employeurs à mettre en place des options accélérées pour les accommodements en dessous d’un certain seuil (comme 500 $) afin que les employés puissent répondre à leurs besoins plus efficacement et avec moins de tracas; limiter le besoin d’une enquête approfondie et d’un processus interactif complet peut aussi réduire les coûts globaux pour l’employeur. Certains ont exprimé des craintes que le fast tracking pourrait augmenter le volume, mais d’après des témoignages anecdotiques, nous n’avons pas constaté que ce soit le cas.
3. Mettre en œuvre des processus fondés sur des preuves : Pour aider à contrôler les budgets et la demande, nous déconseillons de fournir une liste d’options d’hébergement parmi lesquelles les employés peuvent choisir. Il est plutôt préférable de s’appuyer sur les recommandations professionnelles et le processus d’évaluation, comme mentionné plus haut, pour déterminer ce qui est approprié et raisonnable.
4. Gérer les conversations sensibles avec soin : Ceux qui travaillent dans ce domaine savent que gérer les accommodements peut être un travail difficile et épuisant émotionnellement. Cela peut nécessiter des conversations difficiles avec d’autres employés sur des questions profondément personnelles liées à leur subsistance, leur identité et leur fonctionnement quotidien. Bien que notre objectif principal soit de soutenir avec empathie les besoins des employés au travail, il nous arrive parfois de refuser des demandes — ce qui peut entraîner des réponses enflammées. Puisque mai est le Mois de la sensibilisation à la santé mentale, il est particulièrement opportun de souligner l’importance du soin de soi et du renforcement de la résilience face à ce genre d’interactions désagréables. Collaborer avec un fournisseur expert externalisé (comme Sedgwick) peut offrir aux responsables des hébergements à l’interne un soutien indispensable et des ressources supplémentaires.

Remerciements particuliers à Anne Hudson de la part de notre précieux client Southwest Airlines pour sa contribution à cet article.

En savoir plus — Découvrez les solutions d’aménagement au travail de Sedgwick qui aident les employeurs à soutenir les besoins des employés et à se conformer à l’ADA, à la PWFA ainsi qu’à d’autres exigences légales et réglementaires

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