Beste praksis for tilrettelegging av ansatte

Ansattes tilpasninger har vokst ut av ad hoc, e-postdrevet administrasjon. Etter hvert som kravene i henhold til Americans with Disabilities Act (ADA), arbeidstakerskadeerstatning (WC) og utviklende forventninger til arbeidsplassen møtes, står organisasjoner overfor en høyere grad av kompleksitet, risiko og variasjon enn noen gang før.

For å navigere dette skiftet trenger arbeidsgivere mer enn reaktive prosesser; de trenger dokumenterte beste praksiser og tydelig, databasert innsikt. Vår State of the Line-rapport fra 2025 om tilrettelegging for ansatte, basert på et av bransjens mest omfattende datasett for krav, gir et referansebilde av nye trender, utviklende mønstre og operasjonell risiko. Kombinert med en strukturert, sentralisert tilnærming til håndtering av tilrettelegging, hjelper denne innsikten organisasjoner med å gå fra inkonsekvente, ad hoc-beslutninger til en mer forsvarlig, skalerbar modell som forbedrer samsvar, ansattopplevelse og generelle resultater.

I henhold til ADA og andre forskrifter og rettspraksis er arbeidsgivere pålagt å, ved hjelp av en interaktiv prosess og uten å påta seg unødig belastning, gjøre rimelige tilrettelegginger for ansatte – som kan være i ferd med å gå tilbake til jobb etter en arbeidsskade, søke støtte for kognitive begrensninger , be om en tilpasning i samsvar med sin religiøse tro , eller har ulike andre behov. Uansett om tilretteleggingen gjelder et arbeidsskadekrav, uførhet eller andre faktorer, trenger arbeidsgivere god veiledning for å navigere i dette forvirrende landskapet. 

Vi har nylig slått hodene sammen for å utforske noen av de aktuelle problemstillingene knyttet til tilrettelegging av arbeidsstyrken fra både arbeidsgiver- og tjenesteleverandørperspektivet, og vi er glade for å dele noen høydepunkter fra samtalen vår.

Problemet jeg ser arbeidsgivere sliter mest med er psykisk helse. Psykisk helse er den viktigste kravtypen etter graviditet. Arbeidsgivere må ta tak i dette.
– David Setzkorn, leder for samsvar og fraværspraksis for arbeidsstyrken

Hva er de største utfordringene med tilrettelegging for ansatte arbeidsgivere står overfor i dag? 

Mange amerikanske organisasjoner sliter med å holde tritt med forespørsler om jobbtilpasninger og sikre samsvar med alle relevante krav. De viktigste utfordringene dagens arbeidsgivere står overfor inkluderer:

1. Å være proaktiv og konsekvent: I de senere årene har noen selskaper forsøkt å konsistense og proaktivt redusere den administrative byrden knyttet til tilrettelegging ved å gjøre høydejusterbare skrivebord, ergonomiske stoler, store dataskjermer og annet ofte etterspurt utstyr til standard for alle ansatte. Overgangen fra arbeid på arbeidsplassen til fjernarbeid og hybride ordninger har imidlertid komplisert denne tilnærmingen. Hva skjer hvis standardutstyret ikke får plass på en hjemmekontorplass? Hvem er ansvarlig for oppsett og vedlikehold? Hvordan hentes utstyret tilbake hvis en ekstern ansatt slutter? Bør hybridarbeidere motta to sett med utstyr? Denne typen spørsmål presenterer reelle logistiske problemer og gjør kostnadskontroll ganske vanskelig.
2. Budsjetter for tilpasninger til arbeidsplassen: Enten det er tid borte fra jobb eller kjøp av nytt utstyr, er det en kostnad forbundet med tilpasninger til arbeidsplassen. (Noen av disse utgiftene er lovpålagte, mens andre er det riktige å gjøre for å støtte produktivitet, sikkerhet og inkludering.) Mange organisasjoner sliter med hvordan de skal budsjettere for disse utgiftene. Bør tilpasninger til ansatte betraktes som en driftskostnad, eller hører de hjemme i HR- eller risikostyringsbudsjettet?
3. Organisert arbeidskraft: Det kan være svært vanskelig å implementere tilrettelegginger i et fagforeningsmiljø. For eksempel kan endringer i arbeidsplanen og pauser i arbeidet påvirke den ansattes ansiennitetsrangering – og dermed alt de ville by på under en tariffavtale. I tillegg kan endring av en fagforeningsansatts arbeidsplan eller oppgaver som en del av en tilrettelegging ha en upassende innvirkning på en annen ansatts. Dette viser seg å være spesielt vanskelig å navigere i henhold til loven om gravide arbeideres rettferdighet. 

Hva er de beste strategiene for tilrettelegging for ansatte? 

Siden hver organisasjons program er unikt, er det noen anbefalte tilnærminger til administrasjon av tilrettelegging:

1. Sentralisering av budsjetter og godkjenningsprosesser for tilrettelegging for ansatte: Mens noen velger å holde kostnadene i driften (noe som kan avskrekke ledere fra å innvilge tilrettelegging), foreslår vi å sentralisere budsjettet for tilrettelegging der det er mulig. Å ha alle tilretteleggingsforespørsler flyter gjennom ett team og én finansieringskilde kan bidra til å bryte ned interne siloer mellom HR og risikostyring og legge til rette for mer kreativ problemløsning. Det kan også føre til at forespørsler blir sett på med et kritisk blikk. Hvis noen for eksempel ber om nytt utstyr, er det mer sannsynlig at et dedikert, sentralisert team vurderer at en ergonomisk evaluering og litt opplæring i hvordan man bruker eksisterende utstyr riktig kan være tilstrekkelig.
2. Å tilby en positiv ansattopplevelse: En annen fordel med den sentraliserte tilnærmingen er at den lar arbeidsgivere holde fokus på å effektivt imøtekomme ansatte, snarere enn årsaken til skaden/behovet. I tillegg ser vi en trend der arbeidsgivere implementerer hurtigbehandlingsalternativer for tilrettelegging under en viss terskel (for eksempel $500), slik at ansatte kan få sine behov møtt mer effektivt og med mindre stress. Å begrense behovet for en omfattende undersøkelse og en fullstendig interaktiv prosess kan også redusere de totale kostnadene for arbeidsgiveren. Noen har uttrykt bekymring for at hurtigbehandling kan øke volumet, men basert på anekdotisk bevis har vi ikke funnet at det er tilfelle.
3. Implementering av evidensbaserte prosesser: For å holde budsjetter og etterspørsel i sjakk, fraråder vi å gi en liste over tilretteleggingsalternativer som ansatte kan velge mellom. I stedet er det best å stole på faglige anbefalinger og evalueringsprosessen, som omtalt ovenfor, for å avgjøre hva som er passende og rimelig.
4. Håndter sensitive samtaler med forsiktighet: De som jobber innen dette feltet vet at det å håndtere tilrettelegging kan være en vanskelig og følelsesmessig utmattende jobb. Det kan kreve utfordrende samtaler med kolleger om dypt personlige saker knyttet til deres levebrød, identitet og daglige funksjon. Selv om vårt overordnede mål er å empatisk støtte ansattes behov på arbeidsplassen, må vi noen ganger avvise forespørsler – og det kan føre til heftige reaksjoner. Siden mai er måneden for bevissthet om mental helse , er det spesielt betimelig å påpeke viktigheten av egenomsorg og å bygge motstandskraft i behandlingen av slike ubehagelige interaksjoner. Å samarbeide med en ekstern ekspertleverandør (som Sedgwick) kan tilby de som er ansvarlige for tilrettelegging internt sårt tiltrengt støtte og ekstra ressurser.

En spesiell takk til Anne Hudson fra vår verdsatte klient Southwest Airlines for bidraget til denne artikkelen.

Lær mer – Utforsk Sedgwicks løsninger for jobbtilpassing som hjelper arbeidsgivere med å støtte ansattes behov og overholde ADA, PWFA og andre juridiske og regulatoriske krav.

Registrer deg for tilgang til uovertruffen innsikt i overnattingssteder

Få hele opplevelsen – inkludert gratis tilgang til vår State of the Line-rapport for 2025 og en oppfølgings-e-post med tilgang til et nylig DMEC-webinar – for enda mer innsikt.