Umgang mit regulatorischen und politischen Veränderungen in einem komplexen WFA-Umfeld

Wenn es Ihnen schwerer denn je fällt, die Einhaltung der Vorschriften für Urlaubs- und Erwerbsunfähigkeitsregelungen sicherzustellen, dann täuscht Sie Ihr Eindruck nicht. Im vergangenen Jahr hat unser Bericht zu Trends bei Fehlzeiten am Arbeitsplatz erhebliche Veränderungen aufgezeigt – von Gerichtsentscheidungen und Rücknahmen auf Bundesebene bis hin zu raschen Entwicklungen auf Landesebene und dem wachsenden Einfluss der KI. Angesichts der bevorstehenden Zwischenwahlen 2026 fragen Sie sich vielleicht:Was sollten wir jetzt tun, und was könnte sich als Nächstes ändern?

Dieses praxisorientierte Update knüpft an den Trendbericht an und bietet klare Maßnahmen zur Vorbereitung, damit Sie die gesetzlichen Vorschriften einhalten, Ihre Mitarbeiter schützen und einen reibungslosen Ablauf Ihrer Programme gewährleisten können. 

1) Die politische Landschaft: Wichtige Entwicklungen auf Bundes- und Landesebene, die es zu beobachten gilt

Ausblick auf Bundesebene: Vorerst „zurückhaltender Kurs“, danach hängt alles von den Zwischenwahlen ab

In den letzten Jahren gab es bemerkenswerte Einschränkungen auf Bundesebene und Gerichtsurteile, die die Befugnisse der Behörden eingeschränkt haben. In der Praxis bedeutet dies weniger weitreichende neue Vorgaben auf Bundesebene und eine stärkere Ausrichtung auf bestehende Vorschriften. Die Durchsetzung wird fortgesetzt, jedoch mit weniger Ressourcen in bestimmten Bereichen und einem stärkeren Fokus auf Klarheit statt auf Ausweitung. Die Zwischenwahlen könnten diesen Kurs je nach Ausgang entweder ändern oder verstärken.

Was das für Sie bedeutet:Konzentrieren Sie sich auf die derzeitgeltendenVorschriften und halten Sie einen Plan für geringfügige Anpassungen nach dem Wahltag bereit. 

To-do-Liste vor der Wahl (einfach, wirkungsvoll):

• Gleichstellung:Die Maßnahmen zur psychischen Gesundheit benefits sollen gemäß dem verbindlichen MHPAEA-Standard von 2013 umgesetzt werden; Arbeiten, die sich ausschließlich auf strengere, noch nicht in Kraft getretene Rahmenbedingungen beziehen, sind auszusetzen.
• HIPAA-Formulare und -Hinweise:Entfernen Sie die Vorab-Erklärungen zur Fortpflanzungsmedizin und führen Sie alle verbleibenden Aktualisierungen der Hinweise durch, die Anfang 2026 fällig sind.
• FMLA-Rechenaufgabe:Überprüfen Sie die Überstundenregelungen (obligatorisch vs. freiwillig) bei Ihren Urlaubsberechnungen und in den Schulungen für Führungskräfte. Ziehen Sie eine bezahlte Selbstprüfung in Betracht, wenn diese Ihnen dabei hilft, alte Daten oder Prozessprobleme ohne Rechtsstreitigkeiten zu beheben.

Zu erwartende Szenarien nach der Wahl:

• Sollte sich die Kontrolle verlagern:Achten Sie auf erneute Diskussionen über die Definitionen des PWFA, den Ansatz zur Durchsetzung der Gleichstellung und mögliche bundesweite Rahmenbedingungen für KI.
• Sollte die Pattsituation anhalten:Rechnen Sie damit, dass die Bundesländer und Gerichte weiterhin maßgeblich das Tempo vorgeben werden; planen Sie Ihre Geschäftstätigkeit so, dass Sie in Ihrem gesamten Geschäftsgebiet die strengsten rechtlichen Vorgaben einhalten.

Ausblick auf die Situation in den einzelnen Bundesstaaten: Mehr PFML, mehr Nuancen und mehr Druck auf Arbeitgeber, die in mehreren Bundesstaaten tätig sind

In den Bundesstaaten ist die Entwicklung am weitesten fortgeschritten. Im Jahr 2026 werdenDelaware, Maine und Minnesotadie PFML einführen benefits, undColorado wirdder erste Bundesstaatsein, der einenspeziellenElternurlaub für Neugeborene auf der Intensivstation (NICU) vorsieht. Andere Bundesstaaten –Illinois, Michigan, New Mexico, Pennsylvania und Virginia –sollten im Zuge der Gesetzgebungsentwicklung genau beobachtet werden. Für Arbeitgeber mit hybriden und Remote-Arbeitsmodellen macht die Vielfalt an Anspruchsvoraussetzungen, Verrechnungen, Kumulierungsmöglichkeiten und berechtigten Gründen eine einheitliche Richtlinie unrealistisch.

Ein kurzes Beispiel:In Colorado kann sich der Urlaub im Zusammenhang mit der Neugeborenen-Intensivstation (NICU) auf eine Weise mit dem Urlaub wegen vorübergehender Arbeitsunfähigkeit (STD) und dem Elternurlaub überschneiden, die Ihr aktueller Versicherungsplan möglicherweise nicht vorsieht – was sich unter Umständen auf den Einkommensersatz, Verrechnungen und den zeitlichen Ablauf auswirken kann. Eine kleine Änderung im Wortlaut Ihrer Versicherungsbedingungen (SPD) kann große spätere Probleme verhindern. 

Tipps zur Vorbereitung auf die staatlichen Prüfungen:

• Erstellen Sie einPFML-„Kontrollblatt“,in dem die Anspruchsvoraussetzungen, Wartezeiten, Anrechnungen und Kumulierungsregeln der einzelnen Bundesländer aufgeführt sind – fügen Sie Beispiele hinzu, an denen sich Ihre Fachkräfte orientieren können.
• Vorentwürfe fürKommunikations- und Konfigurationsskriptefür die Bundesstaaten, bei denen die Wahrscheinlichkeit eines Wechsels am größten ist (IL/MI/NM/PA/VA), damit Sie Änderungen innerhalb von Wochen statt Monaten live umsetzen können.
• Ergänzen Sie Ihre Fortbildung in Colorado um einSzenario aus der Neugeborenen-Intensivstation: geburtsbedingte sexuell übertragbare Krankheit → Unterbrechung zur Einweisung auf die Neugeborenen-Intensivstation → Fortsetzung/Bindungsaufbau, mit klaren Anweisungen zur Reihenfolge der Vergütung und zur Dokumentation.

2) Ein großes Querschnittsthema: KI

KI verändert die Funktionsweise von Abwesenheitsprogrammen grundlegend, wirft aber auch neue regulatorische Fragen auf. Mehrere Bundesstaaten (insbesondere Kalifornien) legen derzeit Rahmenbedingungen für automatisierte Tools in den Bereichen Beschäftigung und benefits fest. Auf Bundesebene gibt es noch keinen einheitlichen Standard, und nach den Wahlen sind Änderungen möglich. Derzeit ist es am sichersten, die strengsten Anforderungen der einzelnen Bundesstaaten in allen Systemen zu übernehmen und Menschen weiterhin in den Entscheidungsprozess einzubeziehen. 

Was wir beobachten (einfach ausgedrückt):

• Vorreiter unter den Bundesstaaten:Da kein umfassendes Bundesgesetz in Kraft ist, prägen die zivilrechtlichen Rahmenbedingungen der einzelnen Bundesstaaten die Erwartungen der Arbeitgeber hinsichtlich der Nutzung von KI bei der „ benefits “ und bei Beschäftigungsentscheidungen.
• „Human-in-the-Loop“ ist ein absolutes Muss:In allen Rechtsordnungen gelten vollautomatische Genehmigungen bzw. Ablehnungen als Warnsignal. Setzen Sie KI zur Unterstützung ein, nicht zur Entscheidungsfindung. 

Praktische Anwendungen, die Ihnen heute helfen (und die Einhaltung der Vorschriften gewährleisten)

• Triage und Mustererkennung:Mithilfe von KI werden Anomalien (z. B. ungewöhnliche, sporadisch auftretende Muster oder Ausreißer auf Ebene der Leistungserbringer) gekennzeichnet, damit menschliche Prüfer die Überprüfungen nach Priorität ordnen können.
• Virtuelle Assistenten für „Routineaufgaben“:Lassen Sie Bots häufig gestellte Fragen (FAQs) und Statusabfragen bearbeiten, damit sich die Fachkräfte mehr Zeit für komplexe Fälle nehmen können.
• Prognosen und Personalplanung:Setzen Sie Modelle ein, die das Anrufaufkommen und die Komplexität der Fälle vorhersagen, um die Personalstärke Ihres Teams optimal anzupassen und die Erfahrung der Antragsteller zu verbessern. 

Merken Sie sich den Termin vor:Aufder DMEC im April werden wir uns eingehender mit verantwortungsbewusster, menschenzentrierter KI befassen – unter anderem damit, wie man mithilfe der Anomalieerkennung den sporadischen Missbrauch von Urlaubstagen eindämmen kann, ohne dabei den mitfühlenden Service und das menschliche Urteilsvermögen aus den Augen zu verlieren. 

3) Praktische Hinweise für Führungskräfte im Bereich Urlaub und Arbeitsunfähigkeit (Checkliste zum Nachschlagen)

Planung und Koordination

• Überprüfen Siedie Verrechnungs-und Kumulierungsregelnfür STD/PFML, insbesondere wenn eine Behandlung auf der Neugeborenen-Intensivstation, sicherer Urlaub oder neue Anspruchsgründe eine Rolle spielen.
• Erstellen Siemodulare Richtlinienmit landesspezifischen Ergänzungen; hören Sie auf, eine einzige nationale Richtlinie für alle Rechtsordnungen einheitlich vorschreiben zu wollen. 

Erfahrungen & Weltreise

• Ersetzen Sie die Erwartung einer „100-prozentigen Genesung“ durchflexibleWegezur Rückkehr an den Arbeitsplatz(verkürzte Arbeitszeiten, Übergangsaufgaben), die im Einklang mit dem ADA und den aktuellen Entwicklungen in der Rechtsprechung stehen.
• Ausbau der Unterstützung und Beratung im Bereich der psychischen Gesundheit; die Zahl der Leistungsanträge steigt in allen Altersgruppen weiter an und kann sich mit PFML und STD überschneiden. 

Sicherheitsvorkehrungen für KI

• Halten Siedie Betroffenenüber jede ablehnende Entscheidung oder Entscheidung zur Anspruchsberechtigungauf dem Laufenden.
• Führen Sie einModellregister(Zweck, Datenquellen, Testergebnisse, Maßnahmen zur Verzerrungskontrolle) und verlangen Sie von den Anbietern, dass sie Artefakte zur Erklärbarkeit bereitstellen.
• Stellen Sie Ihr System sorestriktiv wie möglichein, um später kostspielige Nachbesserungen zu vermeiden. 

Abschließende Gedanken

Dies ist eine schwierige Zeit. Sie müssen die Anforderungen der Praxis unter einen Hut bringen – Mitarbeiter unterstützen, Kosten verwalten, Servicelevel einhalten –, während sich die Vorschriften ständig weiterentwickeln. Die gute Nachricht: Sie müssen die Zukunft nicht vorhersagen, um darauf vorbereitet zu sein. Indem Sie die aktuellen bundesweiten Vorgaben festlegen, sich auf wahrscheinliche Änderungen auf Landesebene vorbereiten und KI einsetzen, um einfühlsame menschliche Arbeit zu ergänzen (und nicht zu ersetzen), können Sie Risiken reduzieren und Ihren Mitarbeitern ein besseres Erlebnis bieten. Wir sind hier, um Ihnen genau dabei zu helfen. 

Aufruf zum Handeln: Tauchen Sie tiefer in die Trends ein, die das Jahr 2026 prägen werden

Sehen Sie sich unseren umfassenden Bericht zu Trends bei Personalausfällen , um den vollständigen Kontext hinter diesen Aktualisierungen zu erfahren – regulatorische Veränderungen, neue staatliche Programme, Muster bei der Einführung von KI und Marktkräfte, die das kommende Jahr prägen werden. Er ist eine praktische Ergänzung zu dieser Aktualisierung und ein hilfreicher Planungsleitfaden für Ihr Team.