WC e ADA: desafios e melhores práticas em acomodações para funcionários

Em meio a expectativas e requisitos legais em constante mudança, os empregadores enfrentam uma grande complexidade para acomodar os funcionários no trabalho. De acordo com a Lei dos Americanos com Deficiência (ADA) e outros regulamentos e jurisprudência, os empregadores são obrigados, usando um processo interativo e sem assumir dificuldades indevidas, a fazeradaptações razoáveispara os funcionários — que podem estar voltando ao trabalho após um acidente de trabalho, buscando apoio paralimitações cognitivas, solicitando um ajuste de acordo com suascrenças religiosas ou tendo várias outras necessidades. Independentemente de a acomodação estar relacionada a um pedido de indenização por acidente de trabalho (WC), deficiência ou outro fator, os empregadores precisam de orientação sólida para navegar neste cenário confuso. 

Recentemente, nos reunimos para explorar algumas das questões atuais relacionadas à acomodação da força de trabalho, tanto da perspectiva do empregador quanto do prestador de serviços, e temos o prazer de compartilhar alguns destaques de nossa conversa.

O que torna tão desafiador acomodar os funcionários?

Muitas organizações americanas estão tendo dificuldades para atender às solicitações de adaptações no local de trabalho e garantir a conformidade com todos os requisitos relevantes. Os desafios significativos enfrentados pelos empregadores atuais incluem:

• Ser proativo e consistente:Nos últimos anos, algumas empresas têm buscado consistência e reduzido proativamente a carga administrativa das acomodações, tornando mesas ajustáveis em altura, cadeiras ergonômicas, monitores de computador grandes e outros equipamentos frequentemente solicitados padrão para todos os funcionários. No entanto, a mudança do trabalho presencial para arranjos remotos e híbridos complicou essa abordagem. O que acontece se o equipamento padrão não se adequar ao espaço de trabalho em casa? Quem é responsável pela configuração e manutenção? Como o equipamento é recuperado se um funcionário remoto se demite? Os trabalhadores híbridos devem receber dois conjuntos de equipamentos? Esse tipo de pergunta apresenta problemas logísticos reais e torna a contenção de custos bastante difícil.
  

Os empregadores precisam de processos definidos para determinar quais pedidos de adaptação devem ser concedidos, bem como a melhor forma de fazer essas adaptações para o benefício do funcionário e dentro de diretrizes de gastos razoáveis.

• Orçamento:Seja tempo longe do trabalho ou a compra de novos equipamentos, há um custo associado às adaptações no local de trabalho. (Algumas dessas despesas são exigidas por lei, enquanto outras são necessárias para apoiar a produtividade, a segurança e a inclusão.) Muitas organizações têm dificuldade em definir o orçamento para essas despesas. As adaptações para os funcionários devem ser consideradas uma despesa operacional ou pertencem ao orçamento de RH ou de gestão de riscos?

• Trabalho organizado:pode ser muito complicado implementar adaptações em um ambiente sindical. Por exemplo, mudanças na programação e pausas no trabalho podem afetar a classificação de antiguidade do funcionário — e, portanto, qualquer coisa pela qual ele se candidataria sob um acordo coletivo de trabalho. Além disso, alterar o horário ou as tarefas de um funcionário sindicalizado como parte de uma acomodação pode afetar de forma inadequada os de outro funcionário. Isso está se mostrando especialmente difícil de lidar sob a nova Lei de Equidade para Trabalhadoras Grávidas (PWFA). (Para saber mais sobre a PWFA, consulte nossa matéria sobre tendências e desenvolvimentos legislativos que afetam a força de trabalho dos EUA na última edição da nossa revista digital, edge.)

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Estratégias eficazes

Reconhecendo que o programa de cada organização é único, aqui estão algumas abordagens para a gestão de acomodações que recomendamos:

• Centralizar processos: Embora alguns optem por manter os custos nas operações (o que pode desencorajar os gerentes a conceder acomodações), sugerimos centralizar o orçamento para acomodações sempre que possível. Ter todas as solicitações de acomodação passando por uma única equipe e fonte de financiamento pode ajudar a quebrar os silos internos entre RH e gestão de riscos e facilitar uma resolução de problemas mais criativa. Isso também pode resultar em solicitações sendo analisadas com um olhar crítico. Por exemplo, se alguém solicitar um novo equipamento, é mais provável que uma equipe dedicada e centralizada considere que uma avaliação ergonômica e alguma orientação sobre como usar corretamente o equipamento existente sejam suficientes.
• Proporcione uma experiência positiva aos funcionários: outra vantagem da abordagem centralizada é que ela permite que os empregadores mantenham o foco em acomodar os funcionários de maneira eficaz, em vez de se concentrarem na causa da lesão/necessidade. Além disso, estamos observando uma tendência dos empregadores implementarem opções de tramitação rápida para acomodações abaixo de um determinado limite (como US$ 500) para que os funcionários possam ter suas necessidades atendidas de forma mais eficiente e com menos complicações; limitar a necessidade de uma investigação extensa e de um processo interativo completo também pode reduzir os custos gerais para o empregador. Alguns expressaram preocupação de que a tramitação rápida possa aumentar o volume, mas com base em evidências empíricas, não constatamos que esse seja o caso.
• Implemente processos baseados em evidências: para ajudar a manter os orçamentos e a demanda sob controle, desaconselhamos fornecer uma lista de opções de acomodação para os funcionários escolherem. Em vez disso, é melhor confiar nas recomendações profissionais e no processo de avaliação, conforme discutido acima, para determinar o que é apropriado e razoável.
• Cuide de si mesmo para poder cuidar dos outros: quem trabalha nessa área sabe que gerenciar acomodações pode ser uma tarefa difícil e emocionalmente desgastante. Pode ser necessário ter conversas desafiadoras com colegas de trabalho sobre assuntos profundamente pessoais relacionados ao seu sustento, identidade e funcionamento diário. Embora nosso objetivo geral seja apoiar com empatia as necessidades dos funcionários no local de trabalho, às vezes precisamos recusar pedidos — e isso pode resultar em respostas acaloradas. Como maio é o Mês da Conscientização sobre Saúde Mental, é especialmente oportuno destacar a importância do autocuidado e do desenvolvimento de resiliência para lidar com essas interações desagradáveis. A parceria com um fornecedor especializado terceirizado (como a Sedgwick) pode oferecer aos responsáveis pelas acomodações internas o apoio e os recursos adicionais tão necessários.

Agradecimentos especiais a Anne Hudson, da nossa estimada cliente Southwest Airlines, por sua contribuição ao blog da Sedgwick.

Saiba mais — explore as soluções de adaptação no trabalho que ajudam os empregadores a atender às necessidades dos funcionários e a cumprir a ADA, a PWFA e outros requisitos legais e regulamentares, e analise nosso último relatório sobre acomodações

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