WC e ADA: desafios e melhores práticas no alojamento dos trabalhadores

No meio de expectativas e requisitos legais em constante mudança, as entidades patronais enfrentam uma grande complexidade na adaptação dos trabalhadores no local de trabalho. Ao abrigo da Lei dos Americanos Portadores de Deficiência (ADA) e de outros regulamentos e jurisprudência, as entidades patronais são obrigadas, através de um processo interativo e sem assumir dificuldades indevidas, a fazer adaptações razoáveis aos trabalhadores - que podem estar a regressar ao trabalho após uma lesão no local de trabalho, a procurar apoio para limitações cognitivas, a solicitar um ajustamento de acordo com as suas crenças religiosas ou a ter várias outras necessidades. Independentemente do facto de a adaptação estar relacionada com um pedido de indemnização dos trabalhadores (WC), deficiência ou outro fator, as entidades patronais necessitam de uma orientação sólida para navegar neste cenário confuso. 

Recentemente, juntámos as nossas cabeças para explorar algumas das questões actuais em matéria de alojamento de mão de obra, tanto do ponto de vista do empregador como do prestador de serviços, e temos o prazer de partilhar alguns destaques da nossa conversa.

O que torna a adaptação dos empregados tão difícil?

Muitas organizações americanas estão a lutar para acompanhar os pedidos de adaptações de emprego e para garantir a conformidade com todos os requisitos relevantes. Os desafios significativos que os empregadores actuais enfrentam incluem:

• Ser proativo e consistente:Nos últimos anos, algumas empresas têm procurado ser consistentes e reduzir proativamente a carga administrativa das adaptações, tornando mesas ajustáveis em altura, cadeiras ergonómicas, monitores de computador grandes e outros equipamentos frequentemente solicitados padrão para todos os funcionários. No entanto, a mudança do trabalho presencial para arranjos remotos e híbridos complicou essa abordagem. O que acontece se o equipamento padrão não se adequar ao espaço de trabalho em casa? Quem é responsável pela configuração e manutenção? Como o equipamento é recuperado se um funcionário remoto se demite? Os trabalhadores híbridos devem receber dois conjuntos de equipamentos? Esse tipo de pergunta apresenta problemas logísticos reais e torna a contenção de custos bastante difícil.
  

As entidades patronais necessitam de processos definidos para determinar quais os pedidos de alojamento a conceder, bem como a melhor forma de efetuar esses alojamentos para benefício do trabalhador e dentro de diretrizes de despesas razoáveis.

• Orçamento:Seja tempo longe do trabalho ou a compra de novos equipamentos, há um custo associado às adaptações no local de trabalho. (Algumas dessas despesas são exigidas por lei, enquanto outras são necessárias para apoiar a produtividade, a segurança e a inclusão.) Muitas organizações têm dificuldade em definir o orçamento para essas despesas. As adaptações para os funcionários devem ser consideradas uma despesa operacional ou pertencem ao orçamento de RH ou gestão de riscos?

• Trabalho organizado:Pode ser muito complicado implementar adaptações num ambiente sindical. Por exemplo, mudanças de horário e pausas no trabalho podem afetar a classificação de antiguidade do funcionário — e, portanto, qualquer coisa pela qual ele se candidataria ao abrigo de um acordo coletivo de trabalho. Além disso, alterar o horário ou as tarefas de um funcionário sindicalizado como parte de uma acomodação pode afetar de forma inadequada os de outro funcionário. Isso está a se mostrar especialmente difícil de lidar sob a nova Lei de Equidade para Trabalhadoras Grávidas (PWFA). (Para mais informações sobre a PWFA, consulte nossa matéria sobre tendências e desenvolvimentos legislativos que afetam a força de trabalho dos EUA na última edição da nossa revista digital, edge.)

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Estratégias eficazes

Reconhecendo que o programa de cada organização é único, aqui estão algumas abordagens à gestão de alojamentos que recomendamos:

• Centralizar processos: Embora alguns optem por manter os custos nas operações (o que pode desencorajar os gestores a conceder acomodações), sugerimos centralizar o orçamento para acomodações sempre que possível. Ter todos os pedidos de acomodação a passar por uma única equipa e fonte de financiamento pode ajudar a quebrar silos internos entre RH e gestão de riscos e facilitar uma resolução de problemas mais criativa. Também pode resultar em pedidos a serem vistos com um olhar crítico. Por exemplo, se alguém solicitar um novo equipamento, é mais provável que uma equipa dedicada e centralizada considere que uma avaliação ergonómica e alguma formação sobre como utilizar corretamente o equipamento existente podem ser suficientes.
• Proporcione uma experiência positiva aos funcionários: outra vantagem da abordagem centralizada é que ela permite que os empregadores mantenham o foco em acomodar os funcionários de forma eficaz, em vez de se concentrarem na causa da lesão/necessidade. Além disso, estamos a observar uma tendência dos empregadores implementarem opções de tramitação rápida para acomodações abaixo de um determinado limite (como US$ 500) para que os funcionários possam ter suas necessidades atendidas de forma mais eficiente e com menos complicações; limitar a necessidade de uma investigação extensa e de um processo interativo completo também pode reduzir os custos gerais para o empregador. Alguns expressaram preocupação de que a tramitação rápida possa aumentar o volume, mas com base em evidências empíricas, não constatamos que esse seja o caso.
• Implemente processos baseados em evidências: para ajudar a manter os orçamentos e a procura sob controlo, desaconselhamos fornecer uma lista de opções de alojamento à escolha dos funcionários. Em vez disso, é melhor confiar nas recomendações profissionais e no processo de avaliação, conforme discutido acima, para determinar o que é apropriado e razoável.
• Cuide de si mesmo para poder cuidar dos outros: quem trabalha nessa área sabe que gerenciar acomodações pode ser uma tarefa difícil e emocionalmente desgastante. Pode ser necessário ter conversas desafiadoras com colegas de trabalho sobre assuntos profundamente pessoais relacionados ao seu sustento, identidade e funcionamento diário. Embora o nosso objetivo geral seja apoiar com empatia as necessidades dos funcionários no local de trabalho, às vezes precisamos recusar pedidos — e isso pode resultar em respostas acaloradas. Sendo maio o Mês da Consciencialização sobre Saúde Mental, é especialmente oportuno destacar a importância do autocuidado e do desenvolvimento de resiliência no processamento de interações desagradáveis. A parceria com um fornecedor especializado terceirizado (como a Sedgwick) pode oferecer aos responsáveis pelas acomodações internas o apoio e os recursos adicionais tão necessários.

Agradecimentos especiais a Anne Hudson, do nosso valioso cliente Southwest Airlines, por ter contribuído para o blogue da Sedgwick.

Saber mais - explorar as soluções de alojamento no emprego que ajudam as entidades patronais a apoiar as necessidades dos funcionários e a cumprir a ADA, a PWFA e outros requisitos legais e regulamentares, e reveja o nosso mais recente relatório sobre o estado da linha de acomodações

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