Depuis 30 ans, la Loi sur les congés familiaux et médicaux (FMLA) - une loi fédérale qui accorde aux employés éligibles un congé avec protection de l’emploi pour des raisons familiales et médicales admissibles - a été fondamentale pour protéger les droits des travailleurs américains et garantir qu’aucun travailleur ne devrait être forcé de choisir entre l’emploi dont ils ont besoin et la famille qu’ils aiment. Fmla a été utilisé plus de 100 millions de fois pour aider les travailleurs à équilibrer les demandes de travail avec les besoins liés à la santé et à la famille. Ce faisant, la loi a protégé 18 000 travailleurs qui ont été injustement congédiés et a mené au recouvrement de 63 millions de dollars en salaires rétroacités pour les travailleurs touchés.
La conformité FMLA est importante, car les audits sont devenus plus fréquents. En 2022, stimulé par la demande accrue sur le système de chaîne d’approvisionnement mondial et la pression qui en résulte sur les industries de l’entrepôt et de la logistique, le département du Travail des États-Unis (DOL) a annoncé une initiative visant à utiliser l’éducation et une application vigoureuse de la loi pour augmenter la conformité et réduire les violations fmla. Certains employeurs supposent qu’en raison de leur taille, de leur emplacement ou de leur segment de marché, ils sont à l’abri d’une vérification. La complaisance, cependant, peut se terminer par une responsabilité et un risque financier, d’autant plus que les audits DOL continuent d’augmenter en fréquence. Les employeurs peuvent prendre plusieurs mesures pour s’assurer qu’ils sont prêts au cas où un audit FMLA devait survenir.
Passez en revue et faites attention
Tout d’abord, passez en revue et respectez les exigences d’affichage. Les employeurs couverts doivent afficher bien en vue des informations FMLA spécifiques - un résumé de ses principales dispositions (ce qu’est le congé FMLA, les droits des employés, les règles entourant l’éligibilité et les exigences de l’employeur) et comment les employés peuvent déposer une plainte - à chaque emplacement, même si aucun employé n’est actuellement admissible au congé FMLA. Pour les populations de travailleurs à distance, les employés doivent être en mesure d’accéder facilement à ces informations sur le site intranet de l’entreprise.
Il est essentiel que les employeurs procèdent également à un examen approfondi des politiques FMLA de leur entreprise, afin d’évaluer si les politiques sont toujours conformes aux récentes décisions des tribunaux basées sur FMLA. Par exemple, qu’est-ce que la politique de congé intermittent d’un employeur et quelle est la politique d’exclusion pour cela ? L’employé doit-il se coordonner avec un administrateur tiers ? Les employés sont-ils tenus de fournir un formulaire de retour au travail de leur médecin ? Comment les avantages sociaux sont-ils gérés lorsqu’un employé est en FMLA et la politique stipule-t-elle si les employés en congé peuvent gagner un revenu ailleurs ?
Tous les formulaires et la correspondance liés à la FMLA doivent également être examinés et maintenir la conformité. La correspondance est un aspect essentiel de la FMLA, car c’est le mécanisme que l’employeur utilise pour documenter le processus et expliquer souvent les décisions pertinentes. Il est important de fournir les formulaires appropriés aux employés et de s’assurer que les formulaires sont remplis et retournés à temps. Tous les formulaires personnalisés non émis par le DOL doivent être soigneusement examinés par les avocats ; les employeurs peuvent faire face à des conséquences s’ils posent des questions qu’ils ne sont pas censés poser.
Former, former, former — et tester
Bien que la plupart des travailleurs n’aviseront probablement pas le DOL s’ils sont refusés pour un congé, les employés qui ne comprennent pas les règles peuvent avoir l’impression d’avoir été traités injustement. L’éducation entourant la politique FMLA de l’organisation et le processus derrière les décisions de congé est impérative non seulement pour les employés, mais aussi pour les gestionnaires et la direction de l’entreprise. Les vérifications découlent souvent d’une mauvaise communication au niveau de la direction. Les formations formelles sont idéales et plus efficaces qu’une simple note de service annuelle.
Une politique ou un processus n’est bénéfique que s’il est suivi. Les employeurs devraient effectuer leur propre vérification complète de leurs politiques, de leur correspondance et de leurs formulaires FMLA - et s’assurer que la tenue de dossiers est parfaitement intacte - pour se préparer de manière proactive à un éventuel audit DOL. Une vérification de test pourrait inclure la vérification de toutes les réclamations FMLA au cours des 12 à 24 derniers mois pour s’assurer que les politiques sont alignées, que les formulaires et la correspondance sont conformes et que les processus sont clairement énoncés et soutenus. Il est préférable de découvrir toutes les lacunes avant que le DOL n’en ait l’occasion.
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Ce contenu a été publié à l’origine par la Disability Management Employer Coalition (DMEC) dans le cadre de la rubrique Absence Matters.
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